Ook al is er licht aan het einde van de pandemietunnel, toch heerst er nog steeds chronische stress. Degenen onder ons die het geluk hebben een baan te hebben, werken harder dan ooit; uit een analyse van 3,1 miljoen e-mails van mensen bleek dat lockdown de duur van de gemiddelde werkdag met bijna een uur verlengde.
Door de wijdverbreide onzekerheid kunnen we ons moeilijk concentreren. Door gebrek aan focus duurt alles langer, en dus werken we meer, maar bereiken we minder. Gelukkig zijn er effectievere strategieën om met angst en uitputting om te gaan dan onszelf ervan te overtuigen dat we weten wat er gaat komen.
Ironisch genoeg is een van die strategieën plannen. Ook al blijken onze plannen onwerkbaar te zijn, het planningsproces is onmisbaar. Planning schept context en geeft structuur aan onze dagelijkse activiteiten. Het geeft ons een solide basis om ons aan te passen aan een nieuwe en ongeplande toekomst.
Dit is hoe je meer structuur, meer tijd en meer resultaat behaalt:
Stap 1: Laat jouw prioriteiten leiden
Als de toekomst onzeker is, moeten onze prioriteiten altijd voor ons duidelijk zijn. Anders richten we ons op taken die misschien prioriteiten zijn voor anderen maar niet voor ons, of die misschien gemakkelijk te doen zijn, maar niet zo belangrijk. Zonder duidelijke prioriteiten worden we vaak overweldigd door alles wat er te doen is. Om dat te voorkomen, moeten we beslissen over onze topprioriteiten en vervolgens 95% van onze tijd besteden aan alleen die activiteiten, waarbij we zoveel mogelijk ‘nee’ zeggen tegen al het andere.
Stap 2: Creëer structuur voor jezelf
Een belangrijke sleutel tot zowel productiviteit als stabiliteit in deze waanzinnige tijd is om structuur voor jezelf te creëren. Als je vanuit huis werkt maar het kantoor mist (of zelfs het woon-werkverkeer), mis je misschien de structuur die de werkplek vroeger bood: een duidelijk begin en einde van de werkdag, ingebouwde pauzes, tijd om te socializen. Als de dagelijkse routine waar je tijdens de pandemie in terecht bent gekomen niet voor je werkt, maak er dan een die dat wel doet.
Stap 3: Gebruik timeboxing
Ik houd wel online agenda’s en takenlijsten bij, maar ik plan het liefst elke dag elke ochtend op papier. Dat lijkt misschien overbodig, maar het helpt me duidelijk te zien wat mijn prioriteiten voor die dag zijn, en het geeft me de structuur die ik nodig heb om mezelf gefocust te houden.
Als je een bepaalde dag plant, begin je met het toevoegen van vergaderingen en afspraken aan je planning. Zo kun je zien hoeveel tijd je hebt voor projecten en taken. Blokkeer vervolgens tijd voor jouw taken met de hoogste prioriteit. Dit is een tijdmanagementtechniek die timeboxing wordt genoemd.
Geef vervolgens tijd in je agenda aan voor kleinere soorten taken. Wat ik “actie-items” noem, zijn taken die elk ongeveer 20 minuten duren; als ik een open uur heb, weet ik dat ik er drie van mijn lijst kan schrappen. “Snelle taken” duren ongeveer vijf minuten; als ik een half uur heb, kan ik er ongeveer vijf doen. Het op deze manier groeperen van vergelijkbare taken wordt “task-batching” genoemd, en het zorgt voor extra efficiëntie.
Nu, relax
Ben je ooit wakker geworden door zorgen over een onafgemaakt project, een e-mail die je bent vergeten te verzenden of een vergadering die je niet had kunnen plannen? Slepende to-do-items putten onze energie uit en onderbreken onze focus (en soms onze slaap). Het blijkt dat we onze hersenen gewoon moeten vertellen wanneer we zullen doen wat we moeten doen, zodat ze ons niet blijven lastig vallen.
Onderzoekers dachten vroeger dat dit piekeren over to-do’s onze onbewuste geest was die dingen voor elkaar probeerde te krijgen door ons eraan te herinneren aan wat we nog moesten doen. De overtuiging was dat de herinneringen – of afleidende gedachten en zorgen – zouden blijven bestaan totdat de taak was voltooid.
Maar onderzoek suggereert dat het simpelweg maken van een plan om met een onafgemaakte taak om te gaan een enorm verschil maakt in ons vermogen om ons te concentreren. Het gaat er niet zozeer om te weten wat er moet gebeuren, maar om te beslissen wanneer je het moet doen. Als we niet weten wanneer en hoe we de dingen op onze takenlijst zullen afmaken, dwalen onze gedachten meestal af van onze huidige taak naar onze ongedaan gemaakte taken; dit wordt het ‘Zeigarnik-effect’ genoemd. Het blijkt dat ons onderbewustzijn ons niet per se zeurt om die ongedaan gemaakte taak nu uit te voeren, maar eerder om een plan te maken voor wanneer we de taak gaan afhandelen.
Hiervoor kun je een taak in je agenda plannen of op je actielijst plaatsen. Dit is alles, zo lijkt het, dat onze hersenen de taak kunnen loslaten.
Als we geen structuur, prioriteiten en een plan hebben, nemen afleidingen het onvermijdelijk over. Andere mensen (en e-mail) dicteren onze takenlijsten. Dus in plaats van een eindeloze to-do lijst bij te houden met dingen die je echt (echt!) hoopt te bereiken op een bepaalde dag of week, kan dit eenvoudige systeem je helpen om elke dag te beginnen met een concreet plan voor waar je aan gaat werken en wanneer.Klik hier voor het downloaden van een handige gratis planner.
Je hoeft dan niet constant keuzes te maken over waar je jezelf op wilt concentreren: volg gewoon je schema.
Je e-mail gemakkelijk en snel verwerken, gaat het beste als je de mogelijkheden van Outlook optimaal benut. Outlook heeft veel handige functies, maar je moet ze maar net even kennen. Hierbij een paar voor je op een rijtje.
Maak je takenlijst zichtbaar onder je agenda
Het toppunt van overzicht: je agenda en je takenlijst in een oogopslag kunnen zien. Dat kan door onder je weekagenda je takenlijst zichtbaar te maken. Ga in Outlook naar je agenda en zet die op week. Selecteer in menu ‘Beeld’ > ‘Takenlijst vandaag’ en zet die op Normaal. Nu zie je onderin je agenda je takenlijst. Zorg ervoor dat je takenlijst op orde is en je aan je taken een passende einddatum hebt gekoppeld, dan zie je heel duidelijk wat je vandaag, morgen of de dagen erna moet doen.
Afspraken automatisch kleuren
Stel je maakt een nieuwe afspraak in je agenda aan, dan zou het makkelijk zijn als deze afspraak automatisch de gewenste kleur krijgt. Zo krijg je in je agenda meer overzicht. Outlook kan afspraken die een bepaald woord bevatten vanzelf een kleur geven. Woorden als ‘vergadering’, ‘privé’ of ‘klant’ zijn heel geschikt. Dat stel je in in menu Beeld > Weergave instellingen > Voorwaardelijke opmaak > Toevoegen en geef een naam en kleur in. Klik op Voorwaarde en geef een specifiek woord in. Je kunt meerdere woorden invoegen, scheid ze dan met een puntkomma.
CC-berichten in een andere kleur ontvangen
Een variatie op de vorige tip is dat je nieuwe e-mails die je ontvangt in een andere kleur kunt weergeven in je inbox. Als je in je inbox staat, ga je naar Beeld > Weergave instellingen > Voorwaardelijke > Toevoegen, geef een naam in en kies bij Lettertype voor een andere kleur. Klik op Voorwaarde. Vink het vakje ‘Ik ben’ aan en kies voor Ik ben een van meerdere personen op de CC regel.
Standaardteksten gebruiken
Typ je vaak dezelfde stukken tekst? Sla ze dan op en gebruik ze gemakkelijk een volgende keer. Open een nieuwe e-mail en typ een stuk tekst. Selecteer de tekst en ga naar Invoegen > Snelonderdelen > Selectie opslaan in galerij Snelonderdelen. Kies in een nieuwe e-mail uit de standaardteksten in je galerij.
Zet alle notificaties uit
Wellicht de meest waardevolle tip: zet alle notificaties uit die je ziet of hoort als je een nieuw e-mailbericht ontvangt. Zo werk je een stuk rustiger. Ga via Bestand naar het menu opties (altijd interessant om eens door dit menu te wandelen). Kijk onder E-mail bij Ontvangst van bericht en vink alle opties uit.
Snelle stappen
Heb je al geëxperimenteerd met Snelle stappen? Veel mensen zijn er dol op. Het is een middel om een soort sneltoetsen te maken voor het afhandelen van jouw e-mail. Zo maak je een sneltoets voor het verplaatsen van je mail naar een map. Of om van een e-mail een taak of agenda item te maken. Probeer het eens, het wijst zichzelf.
Gebruik regels
Van regels maken in Outlook heb je vast al eens gehoord. Hoe zat het ook alweer? Stel je wilt nieuwsbrieven of reclamemails die je ontvangt automatisch verplaatsen naar een map, dan stel je een regel in. Ga op de e-mail staan, klik op de rechtermuisknop en selecteer Regels en vervolgens Regel maken. Vink het vakje Van…. aan en kies onderaan de juiste map. Easy!
Snel opruimen met de map Archief
De snelste manier om je inbox op te ruimen? Maak één map, bijvoorbeeld Archief, en sleep alle mails uit je inbox waar je niets meer mee hoeft te doen naar die map. Meestal kun je alle mails ouder dan twee weken verslepen. Dat ruimt lekker op! Misschien heb je liever meer mappen? Dat mag natuurlijk, maar dit scheelt je veel tijd en zoekwerk, want je weet nu precies in welke map je e-mails zitten.
Je kunt er complete boeken over lezen. Uitstelgedrag is een groot probleem voor veel mensen en staat vaak geluk in de weg. Daarom hier de gouden tip tegen uitstelgedrag!
Je doet niets totdat je weet wat je moet doen
Het vervelende van uitstelgedrag is dat je de neiging hebt om alles uit te stellen. Ben jij een uitsteller? Dan heb je nu misschien wel de neiging om dit artikel ‘later wel een keer’ te lezen. Daarom gaan we er iets dieper op in.
Wat is uitstelgedrag?
Uitstelgedrag staat niet gelijk aan ‘niets doen’. Uitstelgedrag staat gelijk aan ‘niets doen, en jezelf er verschrikkelijk over voelen’. En ondanks alle interessante en ingewikkelde theoriën die over uitstelgedrag bestaan is het eigenlijk vrij eenvoudig: Uitstelgedrag is meestal gevolg van een gebrek aan overzicht.
Even een lesje uit ‘Getting Things Done’
Veel mensen kennen ‘Getting Things Done’. Hierin staat de ‘next action’ of volgende taak centraal. Wanneer je te maken hebt met een project (een gewenste uitkomst die meerdere taken vereist) is het van belang dat je ‘next actions’ definieert. Dit zijn geen taken als ‘rapport schrijven’, maar eerder dingen als ‘Computer opstarten’, ‘Word opstarten’, ‘Eerste versie outline maken’.
Schrijf op dat je je lichaam moet bewegen
De kracht van de ‘next action’ zit hem in het hapklare. Je hoeft er niet meer over na te denken. Als uitsteller ben je vaak overdonderd door alles wat er nog moet gebeuren. Maar, wat als je alleen een takenlijstje hoeft af te werken dat zo eenvoudig is dat het geen denkwerk vereist? De kunst is dus je taken zover opbreken als nodig is. Hoe verder je taak is opgebroken, des te minder snel je het uitstelt.
En dan nu de Gouden Tip tegen uitstelgedrag
De Gouden Tips luidt dus als volgt: “Zodra je merkt dat je uitstelt moet je je taak verder opbreken in kleinere, meer eenvoudige taken.”
Direct aan de slag!
Dus wat zet je nu op papier? Niet ‘taken verder opbreken’. Zo trap je weer in je eigen val. Probeer zoiets als: ‘next action voor garage opruimen bepalen’, ‘next action op scriptie bedenken’ enzovoort. Maak het concreet, eenvoudig en tastbaar. Je kunt het ook doen terwijl je de garage aan het opruimen bent, in je hoofd. Het werkt supersnel en helpt je in 95% van de uitstelgevallen op weg.
Kleine stappen, veel restultaat. Ik heb een vijftal tips waar je meteen mee aan de slag kunt voor je op een rij gezet.
Tip 1: Haal verzamelen en beslissen uit elkaar.
Je hoeft niet altijd over alles meteen een beslissing te maken, op het moment dat het je leven binnenkomt. Zet een bakje op je bureau, doe daar je binnenkomende post/documenten/papieren in en maak hem ééns per dag leeg. En spreek een paar vaste momenten af met jezelf om je e-mail te verwerken, in plaats van dat de hele dag door te doen. Dan heb je de rest van de tijd over voor belangrijkere dingen.
Tip 2: Spendeer niet eindeloos tijd aan taken, maar maak ze af.
Dingen gedaan krijgen geeft een heerlijk gevoel. Koop een kookwekker en zet hem op je bureau. Spreek met jezelf een tijd af voor elke taak die je gaat doen. Bijvoorbeeld: ga twintig minuten e-mail verwerken en ga dan iets anders doen. Zo voorkom je dat je de hele dag in dat ene rapport blijft hangen, of alleen maar e-mails aan het versturen bent.
Tip 3: Leer jezelf routine aan.
Over tandenpoetsen denk je ook niet meer na en dat scheelt energie! Zorg dat je je werk zo gemakkelijk mogelijk kunt doen, zodat je energie over houdt voor het echte denkwerk. Leg spullen altijd op een vaste plek, maak sjablonen aan voor documenten die je vaak gebruikt en leer jezelf met sneltoetsen werken.
Tip 4: Zet alléén datum- en tijdgebonden zaken in je agenda.
Het scheelt een hoop tijd en stress als je met één blik in je agenda weet waar je die dag aan toe bent en je niet eerst alle harde afspraken van je taken en voornemens moet scheiden. Taken kun je beter niet in je agenda zetten, maar op een aparte takenlijst. Ook dát is time-management.
Tip 5: Organiseren hoort ook bij je werk.
Een goed idee is om een Wekelijks Onderhoud in te plannen. Neem elke week een uur de tijd om je agenda door te kijken (zijn er nog losse eindjes?) en je takenlijst op te schonen. Denk eens na over wat je de komende week wilt gaan doen en hoe je dat dan wilt aanpakken. Beseffen waar je precies mee bezig bent, geeft een hoop rust en overzicht.
I am thankful the most important key in history was invented. It’s not the key to your house, your car, your boat, your safety deposit box, your bike lock or your private community. It’s the key to order, sanity, and peace of mind. The key is ‘Delete.’ ~ Elayne Boosler
Zit je comuter ook boordevol informatie? Misschien is het nu tijd om op te schonen, zodat alles weer toegankelijk wordt.
Dit kan voelen als een overweldigende klus, maar ik houd het eenvoudig voor je en breek de klus op in hapklare brokken, zodat je zal eindigen met een opgeschoond en overzichtelijk systeem.
Als eerste …
Stop met alles te bewaren!
Bij elk document dat je wil opslaan, vraag jezelf af:
– Moet ik dit document werkelijk bewaren?
– Als ik het zelf niet heb, kan ik het elders verkrijgen?
– Zal ik er ooit nog eens naar kijken?
En de meest belangrijke vraag …
Wat is het ergste wat er kan gebeuren als ik dit document niet bewaar?
Als je kunt leven met het antwoord, dan laat het gaan.
Verander je mindset van houden naar delete. Ga ervanuit dat alles wat naar je toekomt, gedeleted kan worden. Sla uitzonderlijk je documenten op. Super makkelijk, omdat je slechts met een simpele klik op de delete toets een document verwijderd.
Klik … weg … zo makkelijk …
Als je nu toch bezig bent, waarom niet meteen een paar mappen doorlopen en delete alle documenten waarvan je jezelf niet kunt bedenken wanneer je ze nodig hebt. Hoe minder je bewaart, hoe minder je hoeft te zoeken.
Een uur documenten deleten, zal je werkelijk een heerlijk gevoel geven. Geef het een kans, ik daag je uit.
Verwijder al het overbodige zodat je werkelijk belangrijke informatie weer kunt vinden.
We zijn meer thuis aan het werk dan ooit. Het creëren van de juiste omgeving en het verstandig besteden van je tijd op je thuiswerkplek geeft rust. Neem de tijd om deze te optimaliseren met onderstaande tips.
Maak er een fijne ruimte van. Dingen om te overwegen:
– Juiste verlichting: Profiteer van natuurlijke verlichting als je kunt. Als je echter liever ’s avonds laat werkt, heb je goede verlichting nodig om vermoeidheid van de ogen te verminderen.
– Comfortabele stoel: Investeer in een comfortabele, ergonomische stoel. Je voelt je beter en je rug zal je op de lange termijn dankbaar zijn.
– Bureau op maat: Wat ben je van plan aan je bureau te doen? Als je werk voornamelijk op een computer wordt gedaan en weinig papier bevat, zal een klein bureau je goed doen. Als je echter graag werkt met papieren rapporten en referentiemateriaal in de buurt, kun je kiezen voor een groter bureau of een L-vormig bureau. Of overweeg een verstelbaar bureau, waaraan je ook kunt staan.
Houd rommel tot een minimum beperkt
Het kan een uitdaging zijn om geen stapels op je bureau te hebben. Er is altijd meer werk dan je kunt bijhouden en post en papierwerk maken daar deel van uit. Om de impact te verminderen:
– Postvak IN: Zorg ervoor dat je één verzamelplek hebt voor inkomend papierwerk. Plan een wekelijkse afspraak in je agenda om door je inbox te gaan en alles te verwerken.
– De pick-up van 2 minuten: Voordat stopt met werken, besteed je twee minuten aan het weggooien van voor de hand liggend afval. Doe benodigdheden zoals pennen en paperclips terug in hun la of container en noteer wat je de volgende dag wil doen. Je hoofd leegmaken is net zo belangrijk als het opruimen van je fysieke ruimte.
– Plan tijd om te archiveren: Niemand houdt van papier archiveren, maar het zal zichzelf ook niet archiveren. Maak een bestandssysteem dat gemakkelijk te gebruiken is, goed toegankelijk is en scan zoveel mogelijk. Plan vervolgens regelmatig tijd om alles na te lopen, te onderhouden.
Beschik over de juiste tools
Soms is het hebben van de juiste faciliteiten het halve werk. Als je thuiswerkplek verouderde technologie bevat, kan dat problemen geven die je constant moet oplossen en zo veel tijd verspillen.
– De basis: Zorg voor een snelle computer en internet verbinding. Kan een flinke investering zijn, het zal je echter veel frustraties en tijd besparen.
– Printer en scanner: Als je minder papier op je werkplek wilt hebben, helpt een scanner, wellicht volstaat een app op je telefoon om documenten te digitaliseren.
– Office supplies: Bedenk welke kantoorartikelen je nodig hebt. Wat helpt met het terugvinden van documenten? Bijvoorbeeld nietmachine, label maker, paperclips, pennen. Je kunt mappen, containers, planken, laden en andere gebieden labelen zodat je gemakkelijk kunt opbergen en vinden.
Creëer structuur en routine
Er zijn zoveel afleidingen wanneer je thuis werkt, het is minder eenvoudig om de focus vast te houden. Stel routines op die voor jou en je situatie werken.
– Bepaal je werktijden en houd je eraan.
– Verwerk e-mails op geplande tijden in plaats van ze je dag te laten verstoren.
– Houd rekening met pauzes in je dag, zodat je kunt opfrissen en opladen.
– Heb een systeem voor het volgen van taken en projecten.
– Ken je prioriteiten zodat je minder overweldigd raakt en tijd en energie kunt steken in wat belangrijk is.
Volg deze 4 eenvoudige stappen en je zult merken dat je thuiswerkplek een productieve en stressvrije omgeving kan zijn!
Ik probeer niet bazerig te zijn of zo, maar soms hebben we regels nodig om even bij te komen. Anders gaat de choas regeren en loopt alles uit de hand, toch?
Niemand houdt van regels – ik als laatste. Als je mijn tips steeds leest, weet dan dat ik ook niet altijd zo gestructureerd ben. Wel is er een basis die mij helpt een beetje orde in mijn dag te houden. Het zijn simpele kleine dingen die mij helpen chaos te voorkomen.
Ze nemen geen tijd in beslag. In feite besparen ze mij tijd, zoals ook stress en frustraties die samengaan met chaos. Ook voor jou zullen ze tijd besparen. Hier is de regel van 5 om chaos te voorkomen:
Drum roll please … ♪
Leg iets niet neer – berg het op.
Deze eerste regel levert je meteen veel resultaat op. Het kost je slechts enkele seconden om dingen terug te plaatsen waar ze horen. Als je een document tevoorschijn hebt gehaald en je hebt je werkzaamheden afgerond: Berg het op. Als je niet alles meteen opbergt, zorg er dan voor dat je dat doet voordat je je werkdag afrond.
Doe de kleine dingen meteen.
Als een taak minder dan twee minuten kost om af te handelen: DOE HET METEEN. Verdoe geen tijd door steeds weer opnieuw deze taak tegen te komen en weer uit te stellen. Werk meteen die kleine dingen weg. Hoe langer ze liggen, hoe groter ze lijken te worden.
Plan voor morgen.
Voordat je je werkplek verlaat, zorg dat je even kijkt welke taken prioriteit hebben morgen. Schrijf ze op en zorg dat ze morgen meteen in beeld zijn. Zo weet je wat er gedaan moet worden, voordat andere nieuwe zaken je dag gaan regeren.
Verwijder, schoon op, recycle.
Er komt zoveel op je af elke dag. E-mail komt binnen, je postbakje is weer gevuld, papieren worden op je bureau gedumpt en je print nog regelmatig iets. De truc om alles te blijven overzien is door steeds weer te verwijderen. Maak er een gewoonte van om elke dag e-mails te deleten, versnipper of recycle papieren die je niet meer nodig hebt. Wees medogenloos! 80% van alles wat je bewaart zul je NOOIT meer naar kijken. Je bewaart veel meer dan je nodig hebt.
Rond tenminste één klus af elke dag.
Misschien heb je niet altijd de tijd hiervoor, maar veel dagen wel. Doe wat je kunt om je te ontdoen van taken die voor lange tijd blijven liggen. Pak er één tussenuit en werk het af. Of beter, maak een beslissing om het voor eens en altijd te dumpen. Je zult verbaasd zijn, hoe veel beter je jezelf voelt door gewoon een klus die steeds bleef liggen af te ronden. Ik daag je uit … probeer het.
Ta Dah!! Dat is ie … De regel van vijf! Deze regels zijn nog niet zo vervelend, wel?
Als je eenmaal de voordelen van deze regel van vijf ondervindt, ga je leren ervan te houden. Oké, houden van is misschien teveel gezegd, maar ik wed dat je ze zult waarderen.
Ga ervoor elke dag, en voor je het weet is de chaos op je werkplek verleden tijd.
Het overzien van al het papier en informatie wat op je bureau beland, kan omslachtig en overweldigend aanvoelen.
Onthoud daarbij, er zijn eigenlijk maar 3 dingen (A.R.T.) die je kunt beslissen over elk papier …
Act: Handel ernaar – je moet er iets mee doen. Doe het nu of plaats het in je taakbeheersysteem. Vergeet niet om het te plannen!
Refence it: Maak het vindbaar – bewaar het en berg het praktisch op, zodat het voor iedereen terug te vinden is.
Trash it: Verwijder / vernietig het – je hebt het niet nodig, dus verwijder het gewoon. Veel dingen kunnen in deze categorie vallen. Wist je dat 80% van hetgeen we opbergen fysiek en digitaal nooit meer ingezien wordt?
Je kunt dit systeem ook toepassen op je e-mails. Maak een beslissing over wat voor soort actie het is en handel er naar.
Gebruik de A.R.T. methodiek om je papieren en e-mails te beheren … do better, get organized.
Ook steeds vaker het gevoel dat je niet meer de baas bent over je toch al spaarzame vrije uurtjes? Zeg dat etentje dan gewoon af!
In 1948 verklaarden de verenigde naties vrije tijd tot een fundamenteel recht van de mens. Anno nu hijgt de tijd in onze nek en houdt hij ons ongewild in zijn greep. Ondanks nieuwe technologieën en apparaten die ons leven vergemakkelijken – apps op je smart Phone, stofzuiger, (af)wasmachine, volautomatische grasmaaier – winnen we maar geen tijd om daarin eens te gaan lanterfanten. Zin om eens lekker thuis aan te klooien met het verstand op nul? De conditione humaine, het mens-zijn, wordt niet gekenmerkt door een tekort, zoals Franse filosofen in de jaren zestig meenden, maar door een teveel, een teveel aan mogelijkheden. In dat licht schiet de werkelijkheid tekort. We zullen structureel teleurgesteld en gefrustreerd blijven over de plannen die we niet realiseren, afspraken die we niet nakomen, verwachtingen en ambitie die we niet waarmaken, woorden die we niet in daden vertalen, dromen die bedrog blijken te zijn. Om al onze ambities te kunnen realiseren hebben we vier levens nodig. Nederland heeft collectief het gevoel tijd tekort te hebben en dat gevoel wordt steeds sterker. Het duurt lang eer we ons realiseren dat we onder veel stress leven, want er zijn weinig directe prikkels om het gestreste gedrag te veranderen. Er gaat de nodige tijd voorbij voordat we er echt ziek van worden en we leven nu eenmaal in een cultuur waarin het gewoon of zelfs belangrijk wordt gevonden dat je het druk hebt. Tel alles bij elkaar op en het lijkt bijna onmogelijk om het leven een beetje leuk te houden. In plaats van mee te gaan in de maalstroom, moeten we dus keuzes maken.
Daarom heb ik wat tips voor je verzameld om meer grip op je vrije tijd te krijgen.
“Are monsters real Mommy?
Me: Yes, they are. They’re in my office and they “reply all” on email.”
~ @PinkCamo TO
Hanteer deze tip bij het verzenden van een e-mail naar een groep om te voorkomen dat mensen de optie “Allen beantwoorden” gebruiken.
Bovenaan je bericht schrijf je “Antwoord alstublieft alleen aan mij!” Gebruik een groot lettertype zodat het gemakkelijk te zien is. Het is een kleine handeling, maar kan het aantal berichten dat wordt gegenereerd wanneer iemand op de knop “Allen beantwoorden” drukt, aanzienlijk verminderen.
Stop “Allen beantwoorden” in haar basis … krijg meer gedaan!
Een beetje hulp nodig om je e-mail onder controle te krijgen? Ik kan helpen. Bel me of stuur me een e-mail.
In plaats van ’s ochtends wat rond te rommelen in een poging om brandjes te blussen en uit te zoeken wat je gaat doen, maak je een takenlijst aan het einde van je werkdag de dag ervoor.
Waarom een avond ervoor:
Je hebt meer duidelijkheid. Aan het einde van de dag weet je wat er niet is gebeurd en waar je staat. Er is nog wat afstand tussen jou en de dag van morgen en zo kun je strategisch berekenen hoe je je dag wilt laten verlopen.
Je zal meer genieten van je vrije tijd. Dit is een geweldige manier om van werk naar privé tijd over te gaan. Het dwingt je om het werk achter je te laten omdat je weet dat je grip op je agenda en taken hebt.
Je zult beter slapen. Als alles opgeschreven is en er geen open eindjes in je hoofd zijn – slaap je beter.
Een vreemd, maar groot bijkomend voordeel is dat je hersenen, ’s nachts, zullen werken aan elk probleem dat je maar hebt. Vraag me niet waarom dit het geval is, maar uit mijn ervaring werkt het vaak zo. Als ik een uitdaging heb, weet ik vaak de oplossing de volgende dag wanneer ik wakker word.
Je begint je dag met een doel. Je weet precies wat je gaat doen en je hoeft niet na te denken over de volgende actie. Je kunt gewoon aan de slag en vanaf het begin van je werkdag ben je productief.
Het elimineert het “beslissingsdilemma”
Zoals …
Waar moet ik vandaag aan werken?
of …
Waar moet ik vervolgens aan werken?
of erger …
Waar heb ik zin in om vandaag aan te werken?
Maak elke dag wat tijd vrij aan het einde van je werkdag, zodat je een plan kunt maken voor de volgende dag.
Plan morgen, vandaag. Do better, get organized.
Hik jij er ook steeds tegenaan om dat ding (je weet wel waarover ik het heb) eindelijk te starten en te voltooien.
Misschien heb je spullen / materialen / info / ideeën opgeslagen – wat het ook is – en wacht je tot …
… de juiste tijd,
… het juiste systeem,
… de juiste hulpmiddelen,
… de juiste omstandigheden,
… de juiste manier om het te doen.
Maar je weet gewoon niet waar te beginnen en hoe verder te gaan.
Ik heb een oplossing die je motiveert om dat project op gang te krijgen zonder alle bovengenoemde voorwaarden en, ik zou ook nog zeggen, zonder beren op de weg.
Begin gewoon en blijf in het nu.
Yup…. het is zo simpel.
Bedenk….. Zou het niet logischer zijn om te beginnen vanaf waar je nu bent en zo stap voor stap in voorwaartse richting te blijven bewegen? Gewoon aan de slag met het eerstvolgende. Het is beheersbaar en het is zeer motiverend om wat actie te zien.
Het is perfect, juist in zijn imperfecte aanpak.
Het probleem met denken wat je nodig hebt om te beginnen en hoe verder te gaan, is juist hetgeen wat je vaak remt, teveel plannen, te weinig gedaan krijgen. Ja, technisch gezien, plan je je werk vooruit, maar als de nieuwe dingen binnenkomen – en dat gebeurt altijd – wordt het gewoon toegevoegd aan de groeiende stapel, aan je todo-lijst.
Het is alsof je twee stappen vooruit en een stap achteruit doet. Uiteindelijk kom je er wel, maar het zal lang duren en je zult nooit het gevoel hebben dat je er ooit bovenop komt.
Je hebt altijd het gevoel van …
… overweldigd zijn,
… dat je vast loopt,
… verslagen voelt.
Hoe motiverend is dat?
Maak je geen zorgen om het systeem perfect te krijgen voordat je aan de taak begint. Begin gewoon simpel en begin vooral het gewoon te doen. Vertrouw erop dat het samen zal komen terwijl je ermee werkt door het gaandeweg aan te passen en weer aan te passen.
Beetje bij beetje en beetje kun je het oude spul in het systeem integreren. Maar de sleutel hier is, om er altijd voor te zorgen dat je in het nu blijft en vooruitgaat.
Een niet-zo-perfect plan dat wordt uitgevoerd, resulteert in iets gedaan krijgen, en het is beter dan een perfect plan dat nog steeds onuitvoerbaar is in de perfectioneringsfase.
Gebruik deze methode voor zowat alles wat je tegenhoudt bij het starten. Het is eenvoudig en het werkt !!
Begin waar je nu bent … om meer gedaan te krijgen.