You can’t do everything. There simply aren’t enough hours in a day. Instead ask yourself: “What am I willing to give up in order to gain more hours for the things that really matter?”
~ Harold Taylor
Bepaalt de drukte je dag en voel je jezelf hierdoor onder druk? Groeit je lijst met verantwoordelijkheden, taken en acties elke dag? En vraag je jezelf af of er ooit een einde komt aan alle to-do’s?
Om zo de dag in te gaan, belast met de overload van to-to taken, die je waarschijnlijk nooit af gaat handelen, en die je al demotiveren als je er aan denkt.
Het is tijd om eerlijk te worden over je to-do lijst, je beschikbare tijd en energie.Tijd om voor eens en altijd te beslissen wat je niet gaat doen.
Precies ja …. NIET gaat doen!
Vind uit welke taken je, realistisch gezien, nooit gaat afhandelen. Of waar je nooit genoeg tijd voor zult vinden. Haal deze voor eens en altijd van je to-do lijst.
Ben onverbiddelijk, meedogenloos, keihard, onbarmhartig, barbaars en gewetenloos.
Je kunt niet alles doen. Als je al zoveel te doen hebt, is het de kunst om minder belangrijke zaken te elimineren, zodat je ruimte krijgt om de werkelijk belangrijke taken af te handelen.
Dit is een slimmere manier om een to-do lijst te maken. Start met het snijden in je to-do lijst vandaag. Je voelt jezelf lichter en je krijgt beter overzicht van de belangrijke zaken. Plus dat het je misschien zelfs zoveel motiveert, dat je alsnog een paar minder belangrijke to-do’s kunt afhandelen.
Maak je to-do lijst korter en krijg meer gedaan.
Do better, get organized.
Als het op tijd aankomt, zijn we meesters in het bedenken van fabeltjes die we onszelf elke dag voorhouden.
Soms zeggen we zoiets als:
Ik heb geen tijd … ik doe het later … ik kan twee dingen tegelijk …
Dit lijkt onschuldig, maar deze fabeltjes kunnen wel degelijk impact hebben op je leven.
Wanneer het steeds niet lukt om je taken af te handelen en je doelen te bereiken ondanks je goede bedoelingen, kijk dan eens naar wat je jezelf voorhoudt.
Er zijn allerlei fabeltjes die we onszelf dagelijks vertellen. Hieronder vind je de zes grootste timemanagement fabels, die wel eens de oorzaak kunnen zijn.
Ik heb geen tijd!
In werkelijkheid heb je genoeg tijd. Je hebt dezelfde hoeveelheid tijd als iemand anders. Als het voelt dat je geen tijd hebt, kan het zijn dat je oververantwoordelijk bent. Dat je meer taken hebt aangenomen dan dat je beschikbare tijd hebt. Misschien is het tijd om wat taken los te laten. Je bent een human being, geen human doing.
Onder druk werk ik het beste
Het kan waar zijn dat je taken sneller afhandelt door grote druk. Maar vraag jezelf het volgende af: Handel je de taak af door er aandacht aan te besteden of ben je bezig met een race tegen de klok? Lever je hierdoor middelmatig werk of levert het misschien onnodig stress voor jezelf? Probeer dit in plaats: Breek de taak op in kleinere stukken, schuif de deadline naar voren en verdubbel de tijd die je jezelf gewoonlijk zou geven. Verwerk de kleine taken één voor één. Op deze manier komt niet alles op het laatste moment. En je gaat stressvrij taken afhandelen!! … Yay!
Alles op mijn takenlijst moet af
Bijna iedereen worstelt met een niet realistische hoeveelheid werk. Veel e-mail, informatie, taken, rollen vervullen en verantwoordelijkheden. Het tempo van communiceren is enorm verhoogd en alles bijhouden is erg vermoeiend. Er komt meer binnen dan eruit gaat. Dit betekent dat je het meest belangrijke eruit moet pakken, je gaat nooit alles weg werken. Kies je prioriteiten zorgvuldig en laat de overtuiging los dat je alles gedaan wil hebben.
Ik hoef dat niet te noteren – Ik onthoud het wel!
Je geheugen kan niet altijd zoveel info verwerken op hetzelfde tijdstip. En als je druk bent met afspraken onthouden en gedachtes, zoals “niet vergeten straks melk en brood te halen” dan is het lastig om over nog meer dingen na te denken. Je gedachte proces zal verlagen en het wordt lastiger om nieuwe ideeën te bedenken en keuzes te maken. Door het noteren maak je je hoofd weer vrij om te focussen in plaats van het constant proberen dingen te herinneren, dus noteer.
Ik krijg meer gedaan als ik gewoon doorga en geen pauze neem.
Denk je er wel eens over om de pauze over te slaan en zo meer tijd aan het project te kunnen besteden? Of zeg je nee tegen een koffiepauze na een lange meeting? Hmmmm … non-stop werken is niet de meest efficiënte manier om taken af te handelen. Hoe langer je werkt aan iets, hoe meer vermoeid je raakt en waarschijnlijk meer fouten maakt. Neem een pauze – ook als je denkt je deze niet te kunnen veroorloven. Je komt verfrist terug en klaar om de klus te klaren.
Ik kan alles in één dag stoppen!
De grootste fabel die we onszelf vertellen is dat we drie keer zoveel gedaan krijgen in een dag – zelfs als ons dat elke dag weer niet lukt. Stel jezelf voor hoe demotiverend dit werkt. Kies elke dag één taak. Nee, niet twee of meer. Gewoon één taak met de hoogste prioriteit, de meest belangrijke. Als je dat lukt om deze af te handelen, krijg je direct een goed gevoel over jezelf. En als je tijd overhoudt, kun al aan de slag met de tweede meest belangrijke taak…
Dit waren ze dan. De zes grootste timemanagement fabels die we onszelf vertellen. Je zult misschien verbaasd zijn omdat je jezelf wellicht vandáág nog een van deze fabeltjes hebt verteld……
Ik weet dat je slimmer wil werken, maar fabeltjes helpen niet. Stop met deze fabeltjes en krijg meer gedaan.
Do better, get organized.
We’re plugged in 24 hours a day now. We’re all part of one big machine, whether we are conscious of that or not. And if we can’t unplug from that machine, eventually we’re going to become mindless.
~ Alan Lightman
De laptop op je bureau, de tablet naast je bed, de telefoon nooit ver buiten bereik ….. dit zijn de kenmerken en essentiële middelen van een zakenman/vrouw. Het is duidelijk dat dit ons helpt om alles onder controle te houden. Hoe zouden we dat doen zonder deze middelen?
Ze houden ons in contact – altijd – maken ze ons beschikbaar. A-L-T-I-J-D. Dit constant onderbroken worden remt ons wel om dingen te doen. Want … wow! Het zijn toch stiekem veel onderbrekingen op zo’n lange dag. Heb je enig idee hoeveel deze onderbrekingen je kost in tijd en productiviteit? Nou? Laat me je helpen…
Enorm …. mega … mega …. veel …
Ik kan me voorstellen dat technologie niet snel zal verdwijnen, en ik denk dat ik wel kan zeggen dat er volop nieuwe fancy gadgets op ons af zal blijven komen. – Hoe kunnen we dan ooit ons werk gedaan krijgen?
Het antwoord is simpel.
Unplug. Van alle technologie!
Wwaaaatt?
Nee, niet stoppen met lezen – je bent goed bezig.
Unplug voor een korte periode. Gewoon voor één uurtje per dag, minimaal.
Geen e-mail, geen sms, geen internet, geen onderbrekingen, stel je de mogelijkheden voor.
Wat je werkelijk gaat doen, is je werk afhandelen, en je blust misschien wat brandjes die er zijn. Je weet wel, de dingen die, als je er een beetje tijd aan had besteed, niet zo zwaar op je schouders zouden wegen of iets wat je als preventie voor een nieuw brandje kunt doen.
Ik zeg alleen…
Plan bewust deze unplug tijd. Kies een tijdstip op de dag wanneer je mentaal het meest alert bent. Plan dit in je agenda als een belangrijke afspraak – en houd je eraan.
Ik weet dat je slim genoeg bent om ook alle bliepjes, belletjes en andere tonen en meldingen uit te zetten, ze laten je zo handig laten dat iemand je nodig heeft, toch? Het daagt je uit om snel even te kijken … je weet wel … mocht het heel belangrijk zijn.
Doe het niet! Zet al deze alerts uit.
Doe wat je kunt doen om er zeker van te zijn dat deze onderbrekingen geëlimineerd zijn voordat je aan je werk begint. Eerlijk is eerlijk, het is maar voor een korte periode. Niets ernstigs zal gebeuren als je niet direct reageert. Dat beloof ik je.
Ik weet dat je een druk bezet iemand bent en belangrijke dingen te doen hebt die je aandacht nodig hebben en dat je af en toe het gevoel hebt alsof je niet de tijd hebt om een uurtje voor jezelf te reserveren.
Doe het gewoon! Je toekomst zal je bedanken.
Je zal me niet horen zeggen dat technologie slecht is.
Nee
Natuurlijk niet
Uhhmmmmm… niet echt
Het is gewoon zo nu en dan heerlijk om even te unpluggen en belangrijke dingen af te handelen.
Hoeveel denk je gedaan te krijgen, unplugged?
Unplug. Krijg je werk gedaan. En nu, hup weer aan de slag.
Do better, get organized.
Of je het leuk vindt of niet, je kunt niet alles doen wat je wilt doen, nodig is te doen, graag wilt doen, moet doen.
Je hebt niet enkel te dealen met je groeiende takenlijst, er zijn eindeloos veel connecties, interrupties, afleidingen en andere tijd vragende zaken zoals e-mails, sms, tweets, telefoontjes, collega’s, vrienden, familie, geluiden en trillingen van telefoons en tablets.
Dat alles vraagt je gelimiteerde tijd, energie en aandacht. Je staat oog in oog met te veel keuzes, mogelijkheden en verwachtingen. Er is gewoon teveel te doen.
Ik geloof dat je wel weet dat je niet alles gedaan krijgt, maar diep in je is die fantasie – een mythe – zo realistisch dat die je meer schade aanricht dan je jezelf kan inbeelden.
Het is de ‘Ik kan alles’ mythe. Het geloof dat je alles kunt doen wat je in gedachte kan. En je houdt je elke dag vast aan dit geloof. Wat deze mythe gedeeltelijk tot stand houdt is het ‘Ik haal de achterstand binnenkort in’ verhaal dat je jezelf vertelt. Je fantaseert zoiets als …
Als ik maar één weekend ongestoord zou kunnen werken
of …
Als ik slechts één week zonder onderbrekingen mijn dingen kan doen
of …
Als het even wat rustiger wordt.
En weet je? Je zou best gelijk kunnen hebben hierin … alleen …
Dat lost het probleem niet op, omdat de zondvloed van taken zal doorgaan en voor je het weet je weer in dezelfde achterstanden zit.
Ik hoorde pas van statistieken die uitwezen dat we voor elke drie taken op de todo-list, slecht één wordt afgehandeld.
Denk daar even over na …
Je neemt deel aan een race die je waarschijnlijk nooit gaat winnen.
Zie jezelf als een jongleur, je bent ervaren, maar houdt teveel ballen in de lucht. Dus kun je beslissen welke je eruit haalt voor later … of wellicht nooit.
Wetende dat je niet alles kunt doen, kan het je helpen om het krachtige drie-letterwoord ‘NEE’ wat vaker te gebruiken. Niet enkel tegen anderen, maar ook tegen jezelf.
Laat de fantasie los dat je alles kunt doen. Krijg meer gedaan.
Do better, get organized.
We hebben allemaal weleens het gevoel dat de dag niet lang genoeg is. Soms lukt het even niet om je te concentreren en duurt het afmaken van die opdracht net wat langer dan je gehoopt had. Dit heeft alles met productiviteit te maken – en gelukkig is dat iets wat je kunt leren! Vandaar dat ik vandaag mijn tips voor een productievere werkdag met je deel.
Een productieve werkdag begint eigenlijk al de avond ervoor! Een goede nachtrust is namelijk onmisbaar voor je productiviteit. Door elke avond (dus ook in het weekend) rond dezelfde tijd naar bed te gaan, went je lichaam aan dit ritme en sta je ’s ochtends makkelijker op. Vermijd ook in het uur voordat je gaat slapen naar verlichte schermen zoals je laptop, tablet, en telefoon te kijken: deze werken de productie van melatonine tegen en maken het daardoor lastiger om in slaap te vallen. Lees in plaats daarvan een boek of doe rustige yoga-oefeningen.
Als je ’s ochtends vroeg nog op zoek moet naar dat ene shirt en je autosleutels niet kan vinden, begin je de dag al gestrest, en dat zal je productiviteit niet ten goede komen. Leg alles wat je nodig hebt ’s avonds klaar, zoals je gepakte tas en kleding, en leg je portemonnee en sleutels elke avond op dezelfde plek zodat je er ’s ochtends nooit naar hoeft te zoeken. Je kunt ook meteen na het kleding wassen je outfits voor de hele week plannen en bij elkaar hangen in je kledingkast. Zo hoef je er de hele week niet meer naar om te kijken!
Je hebt het vast al eens gehoord: het ontbijt is de belangrijkste maaltijd van de dag. Of dit nu waar is of niet, een gezonde start helpt je geconcentreerd door te werken zonder te verlangen naar snacks of koffie. Een goed ontbijt bevat meervoudige koolhydraten die voor langdurige energie zorgen, zoals volkorenbrood of havermoutpap. Andere belangrijke voedingstoffen zijn onverzadigde vetten zoals je vindt in avocado, zalm, en noten; en proteïne zoals in eieren, tofu, en magere vleeswaren. Als je geen tijd hebt om je lunch te maken en liever geen broodje in de kantine koopt, kook dan wat extra de avond ervoor, en neem het restje mee voor een gezonde lunch!
Je kent waarschijnlijk de uitspraak ‘een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd’, en dit geldt ook voor je bureau! Gooi weg wat je niet nodig hebt om je werk te doen en geef alles wat overblijft een vaste plek. Dit zorgt ervoor dat je alles snel kan vinden en dat je bureau makkelijk schoon te houden is. Maar wanhoop niet als het je niet lukt je bureau lang zo netjes te houden: veel mensen geloven dat rommelig zijn een teken van creativiteit is.
Hoe verleidelijk het ook is om de dag te beginnen met het checken van je email, dit komt de productiviteit niet ten goede als je vervolgens uren besteedt aan het reageren op simpele vragen en niet toe komt aan je eigen ‘to do’-lijstje. Het is beter om je vroege energie te besteden aan de taken die je gepland hebt voor de ochtend. E-mails, daarentegen, die moeilijke, urgente vragen of taken bevatten kun je wel het beste behandelen terwijl je nog fris bent. Er zijn meerdere apps en emailfuncties die je inbox organiseren zodat je in één oogopslag de meest belangrijke mailtjes ziet. Plan sessies van 20-30 minuten om ze te lezen, en ga vervolgens weer aan de slag met je eigen taken.
Als je meerdere online kalenders gebruikt en misschien nog een papieren agenda, dan is het lastig om het overzicht te houden op alle afspraken en verplichtingen van je werk, privéleven, en familie. Online kalenders kun je synchroniseren zodat een doktersafspraak die je toevoegt in alle kalenders tegelijk verschijnt, en kleurcodering helpt om meteen te zien of dat etentje voor werk of vrienden is. Je kunt ook een papieren jaaroverzicht aanschaffen waarop de hele familie hun verplichtingen kunnen schrijven, en je vakanties en vrije dagen kunt aangeven.
In Zweden is de werkdag verlaagd naar zes uur. Zo ver zijn we hier nog niet, maar er is wat voor te zeggen om je werktijden te beperken. Er zijn vele theorieën dat we maar zes uur per dag echt productief zijn en dat de rest van de tijd opgaat aan koffiepauzes, email checken, en uitlopende vergaderingen. Mensen met een goede balans tussen werk- en privéleven zijn gelukkiger en daardoor productiever. Bovendien hebben veel taken de neiging zo lang te duren als de tijd die je ervoor hebt. Heb je ook weleens gemerkt hoeveel productiever je bent vlak voor een deadline? Bepaal dus dat het einde van je werkdag ook echt het einde is en typ niet in bed nog even dat verslag af. Want als je moe bent, ben je nog minder productief!
We weten allemaal dat lichaamsbeweging gezond is, maar wist je dat het je ook productiever maakt? Een simpele wandeling in je lunchpauze is al genoeg om de bloedsomloop naar je hersenen te verbeteren, wat je alerter en energieker maakt. En heb je een een-op-een-vergadering gepland? In plaats van in een vergaderruimte te gaan zitten, kan je er ook voor kiezen om een blokje om te lopen. Dit is een efficiënte manier om meer lichaamsbeweging in je dag te passen, en zorgt ervoor dat vergaderingen minder uitlopen.
Als je kijkt naar je eindeloze to-do’s, projecten en inbox, heb je dan het gevoel dat je energie wegvloeit? Vraag je je af hoe je de tijd vindt om het allemaal gedaan te krijgen? Weet je niet waar te beginnen? Het maakt niet uit hoeveel je al hebt gedaan, je bent er zeker van dat je nooit helemaal bij zult zijn.
Bijna iedereen herkent dit….
Hoewel ik je niet kan helpen de hoeveelheid taken op je lijst te verminderen (nou ja, dat is een andere blog), kan ik je wel tips geven om je te helpen bij het verminderen van dat overweldigend gevoel dat je krijgt wanneer je kijkt naar een taak of een project, en dat je het gevoel hebt dat je vooruitgang boekt.
Vraag jezelf … Wat is de volgende actie op deze? Hoe eet je een appel? Hap voor hap, toch?
Dus, ongeacht hoe groot de taak of het project is, het kan worden onderverdeeld in kleine en uitvoerbaar taken. Kom erachter wat de volgende kleine actie is en doe het dan! Dan bereken de volgende kleine actie en doet het. En zo voort en zo verder. Je houdt hierbij het einddoel in het oog, maar je focust je op de volgende kleine actie die je naar je einddoel zal bewegen.
Dit is hoe het werkt …
Stap 1: Kies iets belangrijks dat je gedaan wilt hebben.
Stap 2: Maak een mini-lijst van hapklare acties.
Stap 3: Ga de hapklare acties doen – één voor één.
Stap 4: Vink acties af die klaar zijn en vier elke taak die af is.
Stap 5: Krijg zo meer taken en projecten gedaan !!
Nu zal je zien dat je projecten en taken langzaam stap voor stap gedaan krijgt in plaats van verloren te staren naar de eindeloze to-do’s en projecten.
Het voordeel hiervan is dat je de volgende keer precies weet wat er is gedaan en wat er één voor één moet gebeuren. Geen verloren tijd – je kunt gewoon oppakken waar je het laatst gebleven was en gaat vrolijk verder.
Zo simpel is het. Vraag wat is het volgende? En krijg taken gedaan.
Do better, get organized.
Een opgeruimd huis, is een opgeruimd hoofd. Reden te meer dus om zeker dat bureau eens aan te pakken. In een rommelige omgeving is het immers een stuk moeilijker om productief te zijn. Zorg er voor dat je bureau er netjes bij ligt, met alleen noodzakelijke benodigdheden binnen handbereik. Pak daarna ook je computer aan, want niet alleen fysieke ruimtes kunnen voor chaos zorgen. In dit artikel deel ik mijn favoriete opruimtips voor een georganiseerd kantoor.
Dossiers
Alles op je computer bewaren, is verleden tijd. Wat als hij crasht of je onverwacht je pc vergeet en op een andere moet werken? En wat met al die familiefoto’s op je desktop? Zorg ervoor dat je dossiers terug te vinden zijn op een online platform. Zo is bijvoorbeeld Dropbox ideaal om structureel onderverdelingen te maken en mappen te delen met anderen. Via je smartphone kan je je foto’s automatisch laten uploaden op Flickr, en laten rangschikken op datum. Hier kan je enkele mogelijkheden vergelijken, de meeste platformen hebben een gratis basisversie. Geen reden dus om daarna nog zaken op je computer te bewaren. Verwijder alle bestanden die ook op de harde schijf en/of online staan. Je computer zal sneller werken en het bureaublad oogt veel netter, met enkel nog een map met veel gebruikte zaken en eventuele printerconnecties.
Agenda
Veel mensen houden nog graag een papieren agenda bij. Dat kan uiteraard, maar zorg dan voor een groot en overzichtelijk exemplaar. Persoonlijk raad ik aan om voor een digitale agenda te kiezen. Dat is duidelijker en je kan er zo vaak als je wilt afspraken in aanpassen. Markeer taken met verschillende kleuren: rood is voor werk gerelateerde zaken, blauw voor familie en geel voor persoonlijke vrije tijd. Je kan je agenda delen met andere familieleden of collega’s, zodat je steeds een overzicht hebt van wie wanneer vrij heeft en wanneer je die vergadering of dat familietentje kan plannen.
E-mails
Ik gaf hier eerder al 8 opruimtips om je e-mails te baas te houden. Het belangrijkste is om slechts op vaste tijdstippen je emails te checken. Veel mensen kunnen zich ’s ochtends het beste concenteren, dus begin eerst met een blok van twee uren werken en check dan pas voor de eerste keer je e-mails. Check nog eens na de middag en helemaal op het einde van je werkdag. Op die vaste tijdstippen werk je e-mails direct weg: eenvoudige mailtjes beantwoord je direct en de rest markeer je met ‘belangrijk’ of sla je op in een ‘to do’-map.
Taken
Zet een bakje op je bureau met inkomend papierwerk en maak het één keer per dag leeg. Doe hetzelfde online. Spendeer ook niet eindeloos aan je taken, maar maak ze af. Duurt iets minder lang dan vijf minuten, doe het dan meteen. De rest plan je meteen in, je geeft het een dag en een tijdsperiode. Dat kan in je digitale agenda, waar je meteen een link naar de desbetreffende email kan leggen. Hou tussen je taken telkens een tiental minuten open, zodat je wat uitlooptijd hebt of even kan ontspannen.
Met een opgeruimd bureau én een georganiseerde computer, kan het werk alleen maar vooruit gaan. En met geen afleidingen meer, kan jij je enkel concentreren op je werk. Do better, get organized!