DO BETTER,
GET ORGANIZED

meer structuur,
meer tijd,
meer resultaat

Organiseer je werkplek

(een fijne plek om te werken)
>

Terugkeer na burn-out

(voor een frisse start)
>

Organiseer je documenten

(training op werkplek)
>

Tijd is waardevol

Onze dagen worden steeds voller en we hebben aldoor meer informatie te verwerken. Heb jij altijd overzicht van wat er allemaal binnen komt? Weet jij de stukken nog terug te vinden als er een onverwachte vraag wordt gesteld? Of heb je soms het gevoel nooit meer aan je echte werk toe te komen? Tijd is een waardevol goed waar we effectief mee om willen gaan in de werkomgeving.

Download mijn e-boek
‘Do better, get organized’

    Blog

    Thuiswerkplek versus kantoorwerk

    Bij het thuiswerken is er geen groepsdruk van het traditionele kantoor om de schijn op te houden! Als niemand kijkt, is je bureau dan nog steeds zo netjes als op kantoor? Hoe je werkplek eruit ziet, zal bepalend zijn voor je resultaten.

    Zijn al je kantoorbenodigdheden netjes geordend en je bureaublad overzichtelijk? Of heb je overal stapels papieren en plakbriefjes? Heb je onlangs je toetsenbord en andere oppervlakken schoongemaakt? Of heb je een stapel vuile vaat en wikkels van toen je in de lunchpauze en andere koffiemomenten moest doorwerken? Als je merkt dat je bureau een puinhoop is, dan zal dat negatieve invloed hebben op je resultaten en je vertrouwen?

    Als Solopreneur hangt alles van jou af, ook hoe je je zelfbeeld vormgeeft. Zou je niet dol zijn op je dagelijkse self-talk om iets te zeggen als: “Ik stel hoge eisen aan de kwaliteit van mijn werk”, en dat geloof weerspiegeld zich in het uiterlijk van je bureau?

    Wanneer je alles opruimt en orde op zaken stelt, kan het handig zijn om een ​​duidelijke lijst met stappen te hebben om je op weg te helpen:

    Alle ballast verwijderen en spullen desinfecteren
    Begin met alles van je bureau en uit je laden/kasten te halen, zodat je kunt beslissen wat er (fysiek) bewaard moet worden, wat kan worden gedigitaliseerd, wat heeft actie nodig en wat kan worden weggegooid of weggegeven. Het heeft geen zin om dingen te organiseren die je echt niet meer nodig hebt. Grijp deze kans om alle oppervlakken leeg te maken en te desinfecteren, inclusief beeldscherm, muis, toetsenbord en telefoon. Het gemiddelde bureau heeft ongeveer 400 keer de hoeveelheid bacteriën die je wc-bril heeft! Bah. Het is ook een goed idee om te overwegen om maaltijden/snacks elders te bewaren, zodat je niet te maken krijgt met een stapel borden en kruimels op je werkplek.

    Zie je bureau als het middelpunt van je werk Alle dingen die je dagelijks nodig hebt, moeten binnen handbereik zijn. Als je een item niet zo vaak nodig hebt, zou het niet op je bureau moeten staan. De volgende cirkel moeten items zijn die je niet meer dan één keer per week nodig hebt en die je naast je bureau kunt bewaren, zoals in een nabijgelegen archiefkast. De laatste, buitenste ring zijn items die je nodig hebt of wilt houden, maar die je niet snel zult gebruiken. Deze moeten worden opgeborgen in een kast. Het volgen van deze methode zorgt ervoor dat je niet wordt afgeleid door papieren/projecten die je op dit moment niet nodig hebt. Alles moet een duidelijke plek hebben waar het weer op kan bergen aan het einde van de voltooide taak of werkdag.

    Verwerk papier/post dagelijks
    Dagelijks inkomende post lezen, verwerken, archiveren/digitaliseren of weggooien en investeren in een goede papiervernietiger en prullenbak. Stel jezelf tot doel om papier maar één keer in je handen te nemen.

    Elke dag voordat je je werkplek verlaat, maak je je klaar voor de volgende dag. Leg items die je hebt gebruikt terug op hun plek, raadpleeg je agenda om ervoor te zorgen dat klaarligt wat je nodig hebt voor het werk de volgende dag.

    Volg de bovenstaande stappen en met een duidelijke reeks doelen en een effectieve tijdmanagementstrategie, garandeer ik je dat je je energieker en gemotiveerder zult voelen. Als je klaar bent voor de volgende stap in het ondernemen van actie in de richting van je doelen, overweeg dan om me te bellen, zodat we ervoor kunnen zorgen dat je nog effectiever ter werk gaat.

    >
    Je werk beter organiseren

    Heb je veel te doen? Heb je het gevoel dat je niet efficiënt genoeg werkt? Als dit het geval is, dan heb je ongetwijfeld heel wat stress. Het kan helpen om dan het werk (en leven) wat beter te organiseren. Met een goede planning kun je wat meer tijd besteden aan andere taken. Onderstaand vind je tips om efficiënter te gaan werken en de stress te verlichten.

    Plan alles wat je wil doen.
    Het is belangrijk dat je zowel je professionele als privé activiteiten plant. Maak voordat je de werkplek ’s avonds verlaat, je actielijst voor de volgende dag. Op die manier blijven al die actiepunten niet in je hoofd hangen en bovendien begin je de volgende dag op kantoor productief.

    Bepaal prioriteiten.
    Voer taken niet zomaar uit in de volgorde waarin je ze ontvangen hebt. Begin eerst met het belangrijkste werk, op die manier zul je niet plotseling geconfronteerd worden met een niet afgemaakt dossier of project. Loop de takenlijst door en rangschik jouw to-do-list op belangrijkheid en dringendheid van elk taak.

    Stel haalbare doelstellingen voorop.
    Zorg voor een realistische planning. Plan voldoende tijd, met een kleine marge, zodat je niet in tijdnood komt. Als er tussendoor nog taken zijn die snel afgehandeld moeten worden dan komt het andere werk niet in gevaar. Bovendien zul je niet alleen jezelf, maar ook je collega’s, verbazen als je een project voor de afgesproken deadline aanlevert.

    Stem je werk af op je eigen ritme
    Ieder mens heeft een eigen werkritme. Sommigen mensen kunnen zich bijvoorbeeld beter ’s ochtends concentreren, terwijl anderen eerder ’s avonds op hun gemak voelen. Stem de planning van moeilijke taken dan ook op je eigen ritme af. Reserveer minder productieve momenten voor de uitvoering van gemakkelijkere taken.

    Sorteer en gooi weg.
    We worden bedolven onder fysieke en digitale informatie en hebben altijd een volle mailbox. Je kunt heel wat tijd besparen door regelmatig zaken te sorteren. Vaak zijn mensen lang bezig met het zoeken naar documenten en/of e-mailberichten. Verwijder documenten die je niet langer nodig hebt dus meteen. Andere documenten kun je praktisch opslaan.

    Ruim je bureau op.
    Een opgeruimd bureau kan je heel wat tijd besparen. Probeer elke dag tijd te nemen om je bureau even op te ruimen.

    Delegeer en durf nee zeggen.
    Delegeer overige taken waar je geen tijd voor hebt. Om dit goed te laten verlopen is het van belang dat er een goede communicatie is tussen collega’s. Vraag daarom hulp van collega’s, misschien mis je een voor de hand liggende oplossing. Wees aan de andere kant ook niet bang om opdrachten te weigeren die niet thuishoren in je takenpakket.

    Gebruik tools.
    Mocht je er niet in slagen om je werktijd efficiënt te beheren, dan kun je nog altijd gebruik maken van een aantal handige tools. Naast bijvoorbeeld Outlook agenda, zijn er nog veel meer softwarepakketten die je kunt gebruiken om taken in te plannen.

    Je werk beter organiseren is niet zo moeilijk en je wint er veel tijd mee! Een goede planning zorgt voor heel wat minder stress en je kunt meer tijd doorbrengen met familie en vrienden. Werktijd beter beheren is dus essentieel om een beter evenwicht te krijgen tussen werk en privé.

    >
    Afkicken van brandjes blussen

    Voel je je gestrest omdat je de hele dag bezig bent met ‘brandjes blussen’? Je hebt ’s ochtends je tas nog niet neergezet of de eerste collega klopt al aan de deur met een vraag. Voordat je je mailbox kunt openen heb je al drie mensen te woord gestaan. De telefoon rinkelt, e-mails met uitroeptekens vullen je scherm en je manager vertelt dat er een spoedoverleg is ingepland, OVER VIJF MINUTEN!!! Hoe komt een mens nog toe aan zijn eigen werk?

    Iets meer ademruimte
    Als je niet meer afgericht staat om op elk brandje subiet in de houding te schieten, wordt je werk weer leefbaar. Stel je bijvoorbeeld voor dat je elke dag tussen 10 en 12 uur goed en geconcentreerd door kunt werken. En dat je ergens in de middag altijd nog wel een kwartiertje hebt om het slagveld te overzien en prioriteiten bij te stellen. Dan weet je tenminste zeker dat je elke dag ook iets gedaan krijgt wat op je eigen takenlijst stond. En dat je niet alleen continu die dingen doet, die bij iemand anders op z’n lijstje staan.

    Geen tijd om na te denken over de oorzaken
    Mensen die vastzitten in alleen maar ‘brandjes blussen’, komen snel in een vicieuze cirkel terecht. Je kunt zo opgeslokt worden door crisisacties dat je er niet meer aan toekomt om na te denken over wat de onderliggende oorzaken van de ‘brandjes’ zijn. Is de planning wel reëel? Functioneert die medewerker wel? Is de kwaliteit van de aangeleverde producten wel goed genoeg? Heb je misschien teveel werk voor één persoon? Als je niet aan een lange termijn oplossing werkt, zullen er elke dag weer nieuwe ‘brandjes’ zijn totdat je tegen je pensioen trots de sleutel van je kantoor overhandigt aan de volgende brandweerman of brandweervrouw. Als je dat pensioen dan wel haalt, natuurlijk.

    Meer controle over je tijd
    Hoe krijg je weer meer grip op je tijd?
    Het is bijvoorbeeld kwart over vier ’s middags en je bent net zeven minuten aan het werk aan het meerjarenplan. Eén van je medewerkers staat aan je bureau met de vraag of je nog even wilt kijken naar de offerte die vandaag nog de deur uit moet. Wat doe je?

    Wat je nu meteen kunt doen
    1. Schrijf op waar je mee bezig was. Bedenk bijvoorbeeld de eerste actie die je moet doen als je weer verder kunt. Dan pak je zo meteen de draad weer makkelijker op. Het is een soort boekenlegger voor je werk.
    2. Zeg niet meteen ja of nee. Dat is de grote valkuil als je geneigd bent ‘brandjes te blussen’. Meteen in actie komen. Stop daarmee. Schrijf de vraag op en zeg dat je er zo meteen op terug komt. En doe dat dan ook.
    3. Neem twee, drie, of vijf minuten de tijd om te bedenken of je hier nu iets mee wilt:
    ▪ Moet dit à la minute gebeuren of kan dit wachten? Al laat je het maar een half uur liggen. Dat kan al helpen om echt verder te komen met je meerjarenplan.
    ▪ Pak je takenlijst erbij. Hoe urgent is dit in vergelijking met de andere taken op je lijst? Weegt het echt zwaarder dan alle andere dingen waar je deze week toch ook al niet aan toekomt?
    ▪ Kan je manager of collega het op een andere manier oplossen?
    ▪ Is er iemand anders die dit voor je kan doen?
    Beslis dan pas wat je gaat antwoorden.
    4. Ga twee keer per dag een uur ergens anders werken of blijf een dag thuis om te werken. Als je niet bereikbaar bent kan dat je collega’s dwingen om de urgente zaken op een andere manier op te lossen.

    Hoe je ‘brandjes’ structureel kunt bestrijden
    ▪ Houd een simpel logboek bij van alle ‘brandjes’ die op een dag voorbij komen. Dat geeft je inzicht in welke dingen acuut aandacht nodig hebben. Zorg dat je zo’n logboek makkelijk bij kunt houden, dan is de kans groter dat je het volhoudt. Pak bijvoorbeeld een schrijfblok en een pen en schrijf steeds in één of twee steekwoorden de ‘brandjes’ op die voorbij komen.
    ▪ Categoriseer je logboek. Neem aan het eind van de dag vijf minuten de tijd om je logboek te bekijken. Cluster de ‘brandjes’ die met elkaar te maken hebben. Op die manier ontdek je misschien een patroon. Als alle problemen bij één afdeling vandaan komen, weet waar je moet zijn om aan een structurele oplossing te werken.
    ▪ Bedenk als je naar huis rijdt hoe je voortaan ‘brandjes’ kunt voorkomen. Om de onderliggende oorzaak van de brandjes te ontdekken heb je tijd nodig om te analyseren wat er gebeurt. Tijdens een drukke werkdag kom je daar misschien niet aan toe. De tijd dat je naar huis rijdt zou misschien wel een goed moment kunnen zijn om dat te doen.
    ▪ Deze tips zullen het probleem natuurlijk niet helemaal voor je oplossen. Maar misschien helpen ze je wel om een klein beetje meer controle over je werk te krijgen. En dat zou maar net genoeg kunnen zijn om iets te bedenken waarmee je wèl structureel de ‘brandjes’ je werk uit krijgt.

    Wil je afkicken van ‘brandjes blussen’? Pak dan nu pen en papier en schrijf in steekwoorden de brandjes op die er vandaag al langs zijn gekomen.

    >
    Oorzaken van Burn-out

    Burn-out op het werk neemt toe, blijkt uit verschillende onderzoeken. Mensen voelen zich emotioneel uitgeput, onthecht van hun werk en collega’s, minder productief en effectief. Hierdoor hebben ze meer kans op gezondheidsproblemen. Werkgevers moeten ophouden werknemers de schuld te geven van het feit dat ze niet veerkrachtig genoeg zijn, en in plaats daarvan het beleid en de cultuur op de werkplek die burn-out veroorzaakt veranderen.

    Als je het burn-outprobleem wilt aanpakken, is de eerste stap dit erkennen: burn-out gaat over je organisatie, niet je mensen. Yoga, vakantie, wellness- en meditatie-apps kunnen mensen helpen zich beter en gezonder te voelen. Maar als het gaat om het voorkomen van burn-out, is het gevaarlijk om te suggereren dat deze hulpmiddelen de remedie zijn.

    Het lukt beter burn-out aan te pakken als we de tekenen van burn-out herkennen, de oorzaken ervan begrijpen en stappen ondernemen om het bij de kern aan te pakken. Alleen zo maken we werk echt gezond, productief en plezierig, zoals het bedoeld was.

    Wat organisaties niet moeten doen?
    Door te begrijpen wat de oorzaak van burn-out is, kunnen organisaties beleid beter afstemmen op de behoeften van de medewerkers. Maar al te vaak proberen werkgevers eenvoudige oplossingen aan te bieden zonder iets wezenlijks te veranderen.

    Extra’s voor werknemers (gratis maaltijden en training) kan bijvoorbeeld averechts werken, omdat mensen te lang op het werk blijven en daardoor het samenzijn met vrienden en familie mislopen. Het aanbieden van vakantie betekent niets als mensen het gevoel hebben dat ze het werk niet aankunnen of, erger nog, terugkeren naar een enorme achterstand aan werk nadat ze weg zijn geweest. Gedwongen teambuilding of uitjes die bedoeld zijn om sociale banden op het werk op te bouwen, kunnen ook een extra druk worden als ze de privé tijd van de werknemer wegnemen.

    Oorzaken van burn-out – en hoe ze op te lossen?
    Burn-out is een complex geheel van gewoontes en beleid op de werkplek, sommige al generaties lang ingebouwd, die ons teisteren.

    Er is een goede basis nodig om medewerkers te laten gedijen op het werk. Naar waarde betalen (en op tijd), ervoor zorgen dat ze fysiek en mentaal veilig zijn en het verstrekken van de tools en middelen die nodig zijn het werk te doen. Het betekent ook dat iedereen er zeker van moet zijn dat discriminerende praktijken geen deel uitmaken van de bedrijfscultuur.

    Daarnaast zijn er zes hoofdredenen waarom mensen op het werk vaak een burn-out hebben:

    1. Werkdruk.
    Overwerk is een belangrijke oorzaak van burn-out. Te veel uren werken is de oorzaak voor de dood van miljoenen mensen per jaar, waarschijnlijk omdat overwerk mensen leidt tot gewichtsverlies, lichaamspijn, uitputting, hoge niveaus van cortisol, slaapverlies en meer.

    2. Controle en kritiek.
    Studies tonen aan dat autonomie op het werk belangrijk is voor het welzijn. Toch vallen veel werkgevers terug op het volgen van elke stap van hun werknemers, het controleren van productieve uren en kritiek. In plaats daarvan is het belangrijk om werknemers een gevoel van autonomie te geven door afstand te nemen en meer als coach op te treden.

    3. Gebrek aan beloning of erkenning.
    Naar waarde betalen is een belangrijke manier om te belonen voor werk. Maar dat geldt ook voor het uitspreken naar mensen dat hun inspanningen ertoe doen. Als we elkaar niet erkennen, zowel als collega’s als leiders, verliezen we ons gevoel van waarde voor de grotere missie van de organisatie en onszelf.

    4. Slechte relaties 
    Het hebben van een gevoel van verbondenheid is noodzakelijk voor je welzijn. Dit geldt zowel op het werk als in het leven. Werknemers die fijne contacten op het werk hebben, scoren hogere niveaus van gezondheid, ook al ervaren ze dezelfde werkstress. Het tegenovergestelde is helaas ook waar: slechte relaties op het werk kunnen leiden tot burn-out.

    5. Gebrek aan eerlijkheid.
    Oneerlijke behandeling omvat vooringenomenheid, vriendjespolitiek, afstraffing door een collega of supervisor en oneerlijke compensatie en/of bedrijfsbeleid. Wanneer mensen onrechtvaardig worden behandeld, hebben ze kans op een burn-out en om ziek te worden.

    6. Waarden komen niet overeen.
    Iemand aannemen wiens waarden en doelen niet in overeenstemming zijn met de waarden en doelen van de cultuur van de organisatie, kan leiden tot een lagere tevredenheid en een negatieve invloed hebben op de gezondheid. De kans is groot dat iemand die niet deelt in de missie van de organisatie minder tevreden en productief zal zijn. Organisaties die waarden duidelijk communiceren en ernaar streven hun missie te vervullen, hebben meer kans op tevreden medewerkers.

    De rol van individuen bij burn-out
    Hoewel organisaties veel kunnen doen om burn-out te voorkomen door vriendelijk, attent beleid op de werkplek te implementeren en de cultuur te verbeteren, spelen individuen zelf ook een rol. Het is belangrijk om te begrijpen wat de burn-out veroorzaakt en te proberen deze te verlichten om jezelf gelukkig te houden op het werk.

    Hoewel werknemers uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor hun eigen geluk, is het de verantwoordelijkheid van de werkgever voorwaarden te scheppen die geluk ondersteunen en niet tegenwerken.

     

    Bron: Berkeley University en boek The Burnout Epidemic The Rise of Chronic Stress and How We Can Fix It

    >

    Bekijk hier onze laatste nieuwsbrief

    Vul hieronder je naam en e-mailadres in en wij sturen je de eerstvolgende nieuwsbrief toe.


      GetOrganized

      Walterus Pijnenborghhof 29
      5401 XT Uden
      T: 06-22661184
      E: info@getorganized.nl