DO BETTER,
GET ORGANIZED

meer structuur,
meer tijd,
meer resultaat

Organiseer je werkplek

(een fijne plek om te werken)
>

Terugkeer na burn-out

(voor een frisse start)
>

Organiseer je documenten

(training op werkplek)
>

Tijd is waardevol

Onze dagen worden steeds voller en we hebben aldoor meer informatie te verwerken. Heb jij altijd overzicht van wat er allemaal binnen komt? Weet jij de stukken nog terug te vinden als er een onverwachte vraag wordt gesteld? Of heb je soms het gevoel nooit meer aan je echte werk toe te komen? Tijd is een waardevol goed waar we effectief mee om willen gaan in de werkomgeving.

Download mijn e-boek
‘Do better, get organized’

Blog

De beste timemanagement tips

Kleine stappen, veel restultaat. Ik heb een vijftal tips waar je meteen mee aan de slag kunt voor je op een rij gezet.

Tip 1: Haal verzamelen en beslissen uit elkaar.
Je hoeft niet altijd over alles meteen een beslissing te maken, op het moment dat het je leven binnenkomt. Zet een bakje op je bureau, doe daar je binnenkomende post/documenten/papieren in en maak hem ééns per dag leeg. En spreek een paar vaste momenten af met jezelf om je e-mail te verwerken, in plaats van dat de hele dag door te doen. Dan heb je de rest van de tijd over voor belangrijkere dingen.

Tip 2: Spendeer niet eindeloos tijd aan taken, maar maak ze af.
Dingen gedaan krijgen geeft een heerlijk gevoel. Koop een kookwekker en zet hem op je bureau. Spreek met jezelf een tijd af voor elke taak die je gaat doen. Bijvoorbeeld: ga twintig minuten e-mail verwerken en ga dan iets anders doen. Zo voorkom je dat je de hele dag in dat ene rapport blijft hangen, of alleen maar e-mails aan het versturen bent.

Tip 3: Leer jezelf routine aan.
Over tandenpoetsen denk je ook niet meer na en dat scheelt energie! Zorg dat je je werk zo gemakkelijk mogelijk kunt doen, zodat je energie over houdt voor het echte denkwerk. Leg spullen altijd op een vaste plek, maak sjablonen aan voor documenten die je vaak gebruikt en leer jezelf met sneltoetsen werken.

Tip 4: Zet alléén datum- en tijdgebonden zaken in je agenda.
Het scheelt een hoop tijd en stress als je met één blik in je agenda weet waar je die dag aan toe bent en je niet eerst alle harde afspraken van je taken en voornemens moet scheiden. Taken kun je beter niet in je agenda zetten, maar op een aparte takenlijst. Ook dát is time-management.

Tip 5: Organiseren hoort ook bij je werk.
Een goed idee is om een Wekelijks Onderhoud in te plannen. Neem elke week een uur de tijd om je agenda door te kijken (zijn er nog losse eindjes?) en je takenlijst op te schonen. Denk eens na over wat je de komende week wilt gaan doen en hoe je dat dan wilt aanpakken. Beseffen waar je precies mee bezig bent, geeft een hoop rust en overzicht.

>
Digitaal verzamelen

I am thankful the most important key in history was invented. It’s not the key to your house, your car, your boat, your safety deposit box, your bike lock or your private community. It’s the key to order, sanity, and peace of mind. The key is ‘Delete.’ ~ Elayne Boosler

Zit je comuter ook boordevol informatie? Misschien is het nu tijd om op te schonen, zodat alles weer toegankelijk wordt.
Dit kan voelen als een overweldigende klus, maar ik houd het eenvoudig voor je en breek de klus op in hapklare brokken, zodat je zal eindigen met een opgeschoond en overzichtelijk systeem.

Als eerste …

Stop met alles te bewaren!
Bij elk document dat je wil opslaan, vraag jezelf af:
– Moet ik dit document werkelijk bewaren?
– Als ik het zelf niet heb, kan ik het elders verkrijgen?
– Zal ik er ooit nog eens naar kijken?

En de meest belangrijke vraag …
Wat is het ergste wat er kan gebeuren als ik dit document niet bewaar?

Als je kunt leven met het antwoord, dan laat het gaan.
Verander je mindset van houden naar delete. Ga ervanuit dat alles wat naar je toekomt, gedeleted kan worden. Sla uitzonderlijk je documenten op. Super makkelijk, omdat je slechts met een simpele klik op de delete toets een document verwijderd.

Klik … weg … zo makkelijk …

Als je nu toch bezig bent, waarom niet meteen een paar mappen doorlopen en delete alle documenten waarvan je jezelf niet kunt bedenken wanneer je ze nodig hebt. Hoe minder je bewaart, hoe minder je hoeft te zoeken.
Een uur documenten deleten, zal je werkelijk een heerlijk gevoel geven. Geef het een kans, ik daag je uit.

Verwijder al het overbodige zodat je werkelijk belangrijke informatie weer kunt vinden.

>
Optimaliseer je thuiswerkplek

We zijn meer thuis aan het werk dan ooit. Het creëren van de juiste omgeving en het verstandig besteden van je tijd op je thuiswerkplek geeft rust. Neem de tijd om deze te optimaliseren met onderstaande tips.

Maak er een fijne ruimte van. Dingen om te overwegen:
– Juiste verlichting: Profiteer van natuurlijke verlichting als je kunt. Als je echter liever ‘s avonds laat werkt, heb je goede verlichting nodig om vermoeidheid van de ogen te verminderen.
– Comfortabele stoel: Investeer in een comfortabele, ergonomische stoel. Je voelt je beter en je rug zal je op de lange termijn dankbaar zijn.
– Bureau op maat: Wat ben je van plan aan je bureau te doen? Als je werk voornamelijk op een computer wordt gedaan en weinig papier bevat, zal een klein bureau je goed doen. Als je echter graag werkt met papieren rapporten en referentiemateriaal in de buurt, kun je kiezen voor een groter bureau of een L-vormig bureau. Of overweeg een verstelbaar bureau, waaraan je ook kunt staan.

Houd rommel tot een minimum beperkt
Het kan een uitdaging zijn om geen stapels op je bureau te hebben. Er is altijd meer werk dan je kunt bijhouden en post en papierwerk maken daar deel van uit. Om de impact te verminderen:
– Postvak IN: Zorg ervoor dat je één verzamelplek hebt voor inkomend papierwerk. Plan een wekelijkse afspraak in je agenda om door je inbox te gaan en alles te verwerken.
– De pick-up van 2 minuten: Voordat stopt met werken, besteed je twee minuten aan het weggooien van voor de hand liggend afval. Doe benodigdheden zoals pennen en paperclips terug in hun la of container en noteer wat je de volgende dag wil doen. Je hoofd leegmaken is net zo belangrijk als het opruimen van je fysieke ruimte.
– Plan tijd om te archiveren: Niemand houdt van papier archiveren, maar het zal zichzelf ook niet archiveren. Maak een bestandssysteem dat gemakkelijk te gebruiken is, goed toegankelijk is en scan zoveel mogelijk. Plan vervolgens regelmatig tijd om alles na te lopen, te onderhouden.

Beschik over de juiste tools
Soms is het hebben van de juiste faciliteiten het halve werk. Als je thuiswerkplek verouderde technologie bevat, kan dat problemen geven die je constant moet oplossen en zo veel tijd verspillen.
– De basis: Zorg voor een snelle computer en internet verbinding. Kan een flinke investering zijn, het zal je echter veel frustraties en tijd besparen.
– Printer en scanner: Als je minder papier op je werkplek wilt hebben, helpt een scanner, wellicht volstaat een app op je telefoon om documenten te digitaliseren.
– Office supplies: Bedenk welke kantoorartikelen je nodig hebt. Wat helpt met het terugvinden van documenten? Bijvoorbeeld nietmachine, label maker, paperclips, pennen. Je kunt mappen, containers, planken, laden en andere gebieden labelen zodat je gemakkelijk kunt opbergen en vinden.

Creëer structuur en routine
Er zijn zoveel afleidingen wanneer je thuis werkt, het is minder eenvoudig om de focus vast te houden. Stel routines op die voor jou en je situatie werken.
– Bepaal je werktijden en houd je eraan.
– Verwerk e-mails op geplande tijden in plaats van ze je dag te laten verstoren.
– Houd rekening met pauzes in je dag, zodat je kunt opfrissen en opladen.
– Heb een systeem voor het volgen van taken en projecten.
– Ken je prioriteiten zodat je minder overweldigd raakt en tijd en energie kunt steken in wat belangrijk is.

Volg deze 4 eenvoudige stappen en je zult merken dat je thuiswerkplek een productieve en stressvrije omgeving kan zijn!

>
Chaos voorkomen

Ik probeer niet bazerig te zijn of zo, maar soms hebben we regels nodig om even bij te komen. Anders gaat de choas regeren en loopt alles uit de hand, toch?

Niemand houdt van regels – ik als laatste. Als je mijn tips steeds leest, weet dan dat ik ook niet altijd zo gestructureerd ben. Wel is er een basis die mij helpt een beetje orde in mijn dag te houden. Het zijn simpele kleine dingen die mij helpen chaos te voorkomen.

Ze nemen geen tijd in beslag. In feite besparen ze mij tijd, zoals ook stress en frustraties die samengaan met chaos. Ook voor jou zullen ze tijd besparen. Hier is de regel van 5 om chaos te voorkomen:

Drum roll please … ♪

Leg iets niet neer – berg het op.
Deze eerste regel levert je meteen veel resultaat op. Het kost je slechts enkele seconden om dingen terug te plaatsen waar ze horen. Als je een document tevoorschijn hebt gehaald en je hebt je werkzaamheden afgerond: Berg het op. Als je niet alles meteen opbergt, zorg er dan voor dat je dat doet voordat je je werkdag afrond.

Doe de kleine dingen meteen.
Als een taak minder dan twee minuten kost om af te handelen: DOE HET METEEN. Verdoe geen tijd door steeds weer opnieuw deze taak tegen te komen en weer uit te stellen. Werk meteen die kleine dingen weg. Hoe langer ze liggen, hoe groter ze lijken te worden.

Plan voor morgen.
Voordat je je werkplek verlaat, zorg dat je even kijkt welke taken prioriteit hebben morgen. Schrijf ze op en zorg dat ze morgen meteen in beeld zijn. Zo weet je wat er gedaan moet worden, voordat andere nieuwe zaken je dag gaan regeren.

Verwijder, schoon op, recycle.
Er komt zoveel op je af elke dag. E-mail komt binnen, je postbakje is weer gevuld, papieren worden op je bureau gedumpt en je print nog regelmatig iets. De truc om alles te blijven overzien is door steeds weer te verwijderen. Maak er een gewoonte van om elke dag e-mails te deleten, versnipper of recycle papieren die je niet meer nodig hebt. Wees medogenloos! 80% van alles wat je bewaart zul je NOOIT meer naar kijken. Je bewaart veel meer dan je nodig hebt.

Rond tenminste één klus af elke dag.
Misschien heb je niet altijd de tijd hiervoor, maar veel dagen wel. Doe wat je kunt om je te ontdoen van taken die voor lange tijd blijven liggen. Pak er één tussenuit en werk het af. Of beter, maak een beslissing om het voor eens en altijd te dumpen. Je zult verbaasd zijn, hoe veel beter je jezelf voelt door gewoon een klus die steeds bleef liggen af te ronden. Ik daag je uit … probeer het.

Ta Dah!! Dat is ie … De regel van vijf! Deze regels zijn nog niet zo vervelend, wel?

Als je eenmaal de voordelen van deze regel van vijf ondervindt, ga je leren ervan te houden. Oké, houden van is misschien teveel gezegd, maar ik wed dat je ze zult waarderen.

Ga ervoor elke dag, en voor je het weet is de chaos op je werkplek verleden tijd.

>

Bekijk hier onze laatste nieuwsbrief

Vul hieronder je naam en e-mailadres in en wij sturen je de eerstvolgende nieuwsbrief toe.


GetOrganized

Walterus Pijnenborghhof 29
5401 XT Uden
T: 06-22661184
E: info@getorganized.nl