DO BETTER,
GET ORGANIZED

meer structuur,
meer tijd,
meer resultaat

Organiseer je werkplek

(een fijne plek om te werken)
>

Terugkeer na burn-out

(voor een frisse start)
>

Organiseer je documenten

(training op werkplek)
>

Tijd is waardevol

Onze dagen worden steeds voller en we hebben aldoor meer informatie te verwerken. Heb jij altijd overzicht van wat er allemaal binnen komt? Weet jij de stukken nog terug te vinden als er een onverwachte vraag wordt gesteld? Of heb je soms het gevoel nooit meer aan je echte werk toe te komen? Tijd is een waardevol goed waar we effectief mee om willen gaan in de werkomgeving.

Download mijn e-boek
‘Do better, get organized’

    Blog

    Time Blocking

    “Ik heb time blocking geprobeerd en het heeft nooit voor mij gewerkt.”

    Dit was onlangs een uitspraak van een cliënt die ik hielp met timemanagement. Toen we ons er verder in verdiepten, ontdekten we dat het niet zo was dat time blocking een ineffectieve methode was, maar dat het voor hem niet op de meest ideale manier werd toegepast. Dit is geen ongebruikelijke klacht. Zelfs David Allen, productiviteitsgoeroe en auteur van Getting Things Done, pleitte zelfs tegen time blocking. Hij gaf de voorkeur aan een eenvoudige agenda met alleen de noodzakelijke afspraken en deadlines. Maar uiteindelijk besefte hij dat time blocking voor veel mensen goed kan werken en begon hij het zelfs toe te passen.

    Laten we wat dieper ingaan op wat time blocking is, wie hiervan kan profiteren (*hint* – iedereen!), en hoe het voor jou het beste zou kunnen werken. Ik deel ook tips, hulpmiddelen en bronnen om time blocking te ondersteunen.

    Time blocking kan nuttig zijn voor mensen die:

    ▪ Meerdere functies en taken van werk en leven hebben.

    ▪ Een redelijk open schema hebben dat verspild kan worden als er geen tijd wordt gepland om aan specifieke taken en projecten te werken.

    ▪ Het einde van een dag of week een gevoel van stress en achterstanden ervaren, terwijl je jezelf afvraagt waar de tijd gebleven is.

    ▪ Meerdere functies en taken van werk en leven hebben.

    ▪ Worstelen om tijd te vinden voor focus of tijd om na te denken over het geheel.

    ▪ Constante onderbrekingen ervaren.

    ▪ Veel tijd besteden aan het ‘reageren’ op de urgenties van de dag.

    Als we eerlijk zijn, zijn we dit dan niet allemaal op een gegeven moment allemaal? Ik geloof dat een vorm van time blocking voor bijna iedereen kan werken. De sleutel is het vinden van je ideal methode, of combinatie van methoden, die het beste voor je werkt.

    Time-blocking methodes

    Hoewel er veel verschillende manieren zijn om time blocking toe te passen, kunnen we het vereenvoudigen door naar drie belangrijke methodes te kijken.

    1. De Serieuze Blocker verdeelt zijn of haar dag in specifieke tijdsblokken, elk gewijd aan het volbrengen van een specifieke taak of groep taken. Begint elke dag of week met een concreet schema waarin staat waar en wanneer aan gaan te werken. Een serieuze blocker zal eraan werken om gerelateerde taken, zoals e-mailverwerking, het maken van sociale media of telefoongesprekken, in één blok te bundelen. (“task batching”)

    Dit soort time blocking vereist meer werk vooraf en mogelijke samenwerking van anderen om vergaderingen opnieuw te plannen die beter bij je ideale schema passen.

    2. De Flexibele Blocker past time blocking op een bredere manier toe, met meer algemene blokken die flexibel zijn, afhankelijk van wat er gedurende de dag gebeurt. Dit werkt goed als uw dagen minder voorspelbaar zijn en een meer reactieve aanpak vereisen. Zelfs een eenvoudige versie van time blocking kan je helpen meer controle te krijgen over onvoorspelbare planningen. Je kunt nog steeds tijd vrijmaken voor je reactieve werk, en bewuster omgaan met de tijd gedurende de dag die enige planning en controle mogelijk maakt.

    3. De Thema Blocker kiest thema’s voor werk dat zij in bepaalde tijdsblokken gaan doen. Dit is de meest open versie van tijdblokkering. “Dagthema” is het populairste voorbeeld waarbij je voor elke dag van de week een thema kiest. Eventuele vrije tijd wordt besteed aan het thema van die dag. Dagthema’s minimaliseren de keuzes die je moet maken over waar je de hele dag aan wilt werken. Je kijkt naar jouw thema en kiest taken op basis van dat thema.

    Je kan ook tijdthema’s gebruiken om je dag op te delen door gedurende de dag thema’s toe te wijzen aan tijdsblokken. Het hebben van een schema met dagelijkse thema’s kan het bijvoorbeeld gemakkelijker maken om te bepalen welke taken in werktijdblokken moeten worden geplaatst bij gebruik van de ‘serieuze’ of ‘flexibele’ blocking methoden.

    Tips voor effectieve timeblocks

    Hieronder staan de belangrijkste zaken waarmee je rekening kan houden bij het opzetten en onderhouden van je eigen time blocking routine.

    ▪ Bouw je tijdsblokken op in de reguliere wekelijkse planning. Kijk naar je agenda, deadlines en taken en pas deze allemaal in elkaar om een week te creëren waarin rekening wordt gehouden met je doelen, prioriteiten en verplichtingen.

    ▪ Controleer je planning dagelijks en stel eventueel waar nodig bij.

    ▪ Routines en gewoonten kunnen in je tijdsblokken worden opgenomen.

    ▪ Laat een tijdsblok vrij voor een de taken die langer duren dan verwacht of voor onverwachte afspraken of to-do’s die in de loop van de week opkomen.

    ▪ Als je week eenmaal is gepland, maak dan bewuste keuzes wanneer je van dat plan afdwaalt.

    ▪ Laat ruimte vrij tussen of binnen blokken bij wisseling werkzaamheden, reizen en natuurlijk belangrijk…. pauzes.

    ▪ Bundel je urgente maar minder belangrijke werk en besteed er een vooraf bepaalde hoeveelheid tijd aan. Dit zorgt voor langere, ononderbroken tijd voor geconcentreerd werken.

    ▪ Houd rekening met jouw dagelijkse ritmes in je schema. Wanneer ben je het meest energiek, productief of gefocust?

    ▪ Evalueer de tijdsblokschema regelmatig en breng de nodige wijzigingen aan.

    ▪ Wanneer je tijdsblokken inplant voor geconcentreerd werken, zoek dan een rustige locatie zonder onderbrekingen en/of blokkeer meldingen op je computer en telefoon.

    ▪ Bedenk of je in het weekend (of andere niet-werkdagen) tijd wilt blokkeren. Misschien wil je deze tijden openlaten voor vrijheid en flexibiliteit in jouw vrije tijd.

    Het allerbelangrijkste: onthoud dat de time blocking een leidraad is om je te helpen bij het creëren van je meest productieve week. Als je jezelf er perfect aan probeert te houden, vooral in het begin, zul je overweldigd raken als er zich dingen voordoen die de noodzakelijke wijzigingen in je schema veroorzaken. Evalueer, reset met opzettelijke beslissingen en ga verder. Je zou tijdblokkering kunnen zien als een spel of een puzzel. Hoe kan ik dit allemaal op de meest optimale manier inpassen? Maar zoals bij elk spel zul je fouten maken, gaandeweg leren en beter worden door te oefenen.

    >
    Top-5 Organiseer je werkplek

    1  Begin bij je eigen bureau

    2  Rubriceer niet te vroeg

    3  Maak een ‘steun en toeverlaat’-laatje

    4  Leer de kunst van het weggooien

    5  Blijf gedisciplineerd

    Organiseren is het beste middel tegen stress. Met een opgeruimde werkplek en computer krijg je meer grip op je werk. Het eerste wat ik doe is samen het bureau opschonen. Voor veel mensen is dat een heuse ontdekkingsreis.

    Tijdens het opruimen ontstaan veel verschillende stapeltje. Die moeten die dag allemaal een plek krijgen. Het is daarbij af te raden vooraf rubrieken te maken. Veel beter is het de stapels te laten bepalen welke thema’s ontstaan. In een volgende fase zoeken we naar een geschikte plaats om de spullen en informatie op te bergen. Daarbij hanteren we de vuistregel: hoe vaker je het nodig hebt, hoe dichter het bij je komt te staan.

    Heb je een fysieke werkplek, reserveer een bureaulade voor zaken die je elke dag nodig hebt. Dat wordt je steun en toeverlaat -laatje. Heb je geen fysieke werkplek dan kan dat een bakje zijn, dat je na het werken weer opbergt.

    Bij het schoon schip maken is het belangrijk dat je de de kunst van het weggooien eigen maakt. Bij veel mensen genereert dat een oer-angst: “Wie weet heb ik het nog eens nodig”, zie je ze denken. Als je ze zelf laat opruimen, verschuiven ze de stapels gewoon van links naar rechts. Ik leer om van elk voorwerp de functie te motiveren. Het grappige is dat dan het hek echte van de dam is. Vaak verdwijnt de helft naar de papierversnipperaar. Met de digitale informatie en alle andere spullen in de ruimte zie je hetzelfde.

    Wil je na de sessie niet in oude fouten vervallen dan is discipline vereist. Op een leeg bureau wordt niet zo snel een ongeleid dossier neergesmeten en goed filteren wat digitaal binnen komt, houd je computer op orde. Zo word je niet weer het vuilnisvat van de afdeling.

    >
    Kleine dingen doen, kan grote gevolgen hebben

    Pak je ooit iets om te gebruiken …

    –       een document uit een order

    –       perforator

    –       een boek van een plank

    –       iets – wat uit een lade

    … je gebruik het en vervolgens plaats je het niet terug?

    Weet je, gewoon omdat je de tijd niet hebt om het terug te plaatsen.

    Vervolgens zoek je weer iets – misschien een document, een perforator, een boek of iets – in de stapels spullen en papieren die veroorzaakt zijn omdat je de tijd niet had om het direct weer terug op te bergen.

    Een grappige paradox van het leven:

    Waarom nemen we altijd de tijd om te zoeken en nemen we niet altijd de tijd om iets op te bergen?

    Laat spullen en papieren niet los, daar waar je het gebruikt hebt, maar berg het daarna meteen weer op. Het kost je slechts enkele seconden om dit te doen en je bespaart jezelf enorm veel tijd naar het zoeken hiervan in de toekomst.

    Alles wat je lukt om op orde te houden, behoed je voor veel zoektijd en frustraties. Geef het een kans en je zult merken wat het je aan tijd gaat opleveren.

    Dus berg je document, perforator of boek of wat dan ook op – nu meteen.

    >
    Werk wanneer je het meest productief bent

    ~ The early bird catches the worm

    Dit gezegde zit bij de meeste van ons in het systeem en wetenschappelijk gezien zijn er bepaalde voordelen aan vroeg wakker worden. Met veel CEO’s die de voordelen aanprijzen van voor 06.00 uur opstaan om hun belangrijkste taken van de dag te volbrengen, krabben veel “nachtbrakers” hun hoofd, zuchten berustend en dwingen zichzelf ongemotiveerd om vroeg naar bed te gaan en wakker te worden om hetzelfde proberen te doen. Maar is dit echt nuttig advies voor degenen die meer geneigd zijn om laat op te blijven? Misschien niet.

    Er is een groeiende beweging binnen productiviteitskringen die zich richt op synchroon werken met je persoonlijke bioritme en/of je belangrijkste of meest creatieve werk doen op het moment van de dag dat je van nature op je best bent. Jodi Wehling van People Matters bedacht zelfs de term ‘gouden uren’ om aan te geven dat deze uren moeten worden geïdentificeerd en gezien als kostbare, meest productieve tijd die moet worden beschermd en strategisch moet worden gebruikt. Ikzelf ben de vroege vogel die de worm probeert te vangen, en je zult me elke dag bij het krieken van de dag vinden, kijkend uit naar het aanpakken van mijn to-do’s, allemaal mooi opgesomd in tijdsblokken in mijn schema. Anderen zijn net om 02.00 uur (of later) naar bed gegaan en hebben de ochtenduren nodig om hun rust te voltooien. Weer anderen hebben ontdekt dat hun “gouden uren” tussen de middag zijn, ergens tussen 10.00 uur en 14.00 uur, dus ze zullen semi “uitslapen” en later naar bed gaan dan vroege vogels, maar eerder dan nachtbrakers.

    Als je geen vroege vogel bent, slaak je misschien een zucht van verlichting. Natuurlijk moet je werken op basis van wanneer je op je best bent! Het heeft geen zin om jezelf te forceren in een vorm van wat andere “succesvolle” mensen hebben gedaan. En je, ik ben me ervan bewust van niet iedereen deze flexibiliteit heeft.

    Toch mooi om dit te onderzoeken. Dus hoe bepaal je welke uren je “golden hours” zijn? Jodi Wehling stelt voor dat je een volledige dag plant zonder vergaderingen of afleiding om te noteren hoe je je voelt gedurende elk uur. Misschien merk je dat je ‘spurts’ van productieve/creatieve uren hebt, bijvoorbeeld ’s ochtends van 9.00 uur tot 10.00 uur, dan’ s middags van 13.00 uur tot 14.00 uur en opnieuw ’s nachts van 7. 00:00 tot 20:00 uur. Of misschien merk je dat je meest productieve uren op een bepaald moment van de dag in een aaneengesloten tijdsblok vallen.

    Wat je ook ontdekt, het is belangrijk om na te denken over je huidige werkschema en waar de nodige wijzigingen aan te brengen voor een optimale effectiviteit. Plan vanaf je takenlijst de minder productieve uren met taken die minimale inspanning vergen, zoals het beantwoorden van e-mails, het plannen van vergaderagenda’s of het archiveren van papierwerk, en zorg ervoor dat je de productieve uren gebruikt voor de belangrijkste taken.

    Je “gouden uren” nog niet gevonden? Laten we eens praten en kijken of we samen oplossingen kunnen bedenken voor een productiever werkschema.

    >

    Bekijk hier onze laatste nieuwsbrief

    Vul hieronder je naam en e-mailadres in en wij sturen je de eerstvolgende nieuwsbrief toe.


      GetOrganized

      Walterus Pijnenborghhof 29
      5401 XT Uden
      T: 06-22661184
      E: info@getorganized.nl