DO BETTER,
GET ORGANIZED

meer structuur,
meer tijd,
meer resultaat

Organiseer je werkplek

(een fijne plek om te werken)
>

Terugkeer na burn-out

(voor een frisse start)
>

Organiseer je documenten

(training op werkplek)
>

Tijd is waardevol

Onze dagen worden steeds voller en we hebben aldoor meer informatie te verwerken. Heb jij altijd overzicht van wat er allemaal binnen komt? Weet jij de stukken nog terug te vinden als er een onverwachte vraag wordt gesteld? Of heb je soms het gevoel nooit meer aan je echte werk toe te komen? Tijd is een waardevol goed waar we effectief mee om willen gaan in de werkomgeving.

Download mijn e-boek
‘Do better, get organized’

Blog

Grip op je e-mail

Met het ontvangen van zo’n 50 tot 100 e-mails per dag, ontvang je al gauw honderden e-mails per week. Als je dat even niet bijhoudt of als je op vakantie bent geweest is dat snel een onoverzichtelijke lijst. Al vanaf 15 e-mails in je inbox verlies je overzicht op berichten. Tijd dus om schoon schip te maken.

De AAA-regel
Bij elke ontvangen e-mailbericht sta je voor de keuze wat je er mee wilt doen. Gelukkig is het aantal beschikbare keuzes beperkt. Er zijn maar drie mogelijkheden. Bedenk bij elk ontvangen e-mailbericht welke optie passend is:
– Archief – e-mail die je wilt bewaren sla je op in de juiste map
– Actie – taken organiseer je in je takenlijst of agenda
– Afdanken – (deleten) overige e-mails kunnen worden verwijderd
Deze vuistregel heet de AAA-regel en is door de drie a’s makkelijk te onthouden!

Nu de volle inbox aanpakken
Zo pak je stap voor stap je inbox vol e-mails aan:

1) Met berichten ouder dan twee weken hoef je waarschijnlijk niets meer te doen. Selecteer alle berichten ouder dan twee weken en sleep ze naar de map Archief of maak voor deze opruimactie een map ‘Oude inbox’. In deze map kun je alle berichten weer terug vinden, mocht dat nodig zijn.
– Klik op Ontvangen om de oudste berichten bovenaan in de inbox te plaatsen.
– Selecteer het bovenste bericht.
– Scroll naar beneden naar een bericht van twee weken geleden.
– Houd SHIFT ingedrukt terwijl je dit bericht aanklikt.
– Nu zijn alle berichten ouder dan twee weken geselecteerd en kun je ze naar de juiste map slepen.

2) De overgebleven berichten in de inbox zul je handmatig moeten opruimen. Hierbij kan het prettig zijn om het leesvenster aan te zetten. Hierdoor hoef je niet elk bericht te openen om de inhoud te kunnen zien, maar zie je direct de tekst van het bericht. In het menu ga je naar Beeld > Leesvenster > kies voor Rechts of Onder

3) In het postvak IN staan de berichten normaal gesproken geselecteerd op Ontvangen. Door te spelen met de weergavebalk (de blauwe balk bovenin de inbox) kunnen de berichten handig worden gesorteerd op Van of Onderwerp. Zo kun je gemakkelijk alle berichten van één afzender of met één onderwerp bij elkaar zetten, selecteren en verwerken. Zo selecteer je in één keer bv alle berichten van Facebook, een collega of over een bepaald onderwerp.
Misschien vind je het handig om hierbij het ‘Weergeven in groepen’ aan te zetten. Hierdoor krijgt je Postvak diverse kopjes met daartussen lege regels (bijvoorbeeld: Datum: vandaag; Datum: gisteren, enz.). Dit maakt de lijst soms beter leesbaar. Ga in het hoofdmenu naar Beeld > Rangschikken op en vink Weergeven in groepen aan.

4) De resterende berichten zul je stuk voor stuk moeten doorlopen. Gebruik daarbij de AAA-regel.

>
Hoe breng je structuur in je dag?

Ook al is er licht aan het einde van de pandemietunnel, toch heerst er nog steeds chronische stress. Degenen onder ons die het geluk hebben een baan te hebben, werken harder dan ooit; uit een analyse van 3,1 miljoen e-mails van mensen bleek dat lockdown de duur van de gemiddelde werkdag met bijna een uur verlengde.

Door de wijdverbreide onzekerheid kunnen we ons moeilijk concentreren. Door gebrek aan focus duurt alles langer, en dus werken we meer, maar bereiken we minder. Gelukkig zijn er effectievere strategieën om met angst en uitputting om te gaan dan onszelf ervan te overtuigen dat we weten wat er gaat komen.

Ironisch genoeg is een van die strategieën plannen. Ook al blijken onze plannen onwerkbaar te zijn, het planningsproces is onmisbaar. Planning schept context en geeft structuur aan onze dagelijkse activiteiten. Het geeft ons een solide basis om ons aan te passen aan een nieuwe en ongeplande toekomst.

Dit is hoe je meer structuur, meer tijd en meer resultaat behaalt:

Stap 1: Laat jouw prioriteiten leiden
Als de toekomst onzeker is, moeten onze prioriteiten altijd voor ons duidelijk zijn. Anders richten we ons op taken die misschien prioriteiten zijn voor anderen maar niet voor ons, of die misschien gemakkelijk te doen zijn, maar niet zo belangrijk. Zonder duidelijke prioriteiten worden we vaak overweldigd door alles wat er te doen is. Om dat te voorkomen, moeten we beslissen over onze topprioriteiten en vervolgens 95% van onze tijd besteden aan alleen die activiteiten, waarbij we zoveel mogelijk ‘nee’ zeggen tegen al het andere.

Stap 2: Creëer structuur voor jezelf
Een belangrijke sleutel tot zowel productiviteit als stabiliteit in deze waanzinnige tijd is om structuur voor jezelf te creëren. Als je vanuit huis werkt maar het kantoor mist (of zelfs het woon-werkverkeer), mis je misschien de structuur die de werkplek vroeger bood: een duidelijk begin en einde van de werkdag, ingebouwde pauzes, tijd om te socializen. Als de dagelijkse routine waar je tijdens de pandemie in terecht bent gekomen niet voor je werkt, maak er dan een die dat wel doet.

Stap 3: Gebruik timeboxing
Ik houd wel online agenda’s en takenlijsten bij, maar ik plan het liefst elke dag elke ochtend op papier. Dat lijkt misschien overbodig, maar het helpt me duidelijk te zien wat mijn prioriteiten voor die dag zijn, en het geeft me de structuur die ik nodig heb om mezelf gefocust te houden.

Als je een bepaalde dag plant, begin je met het toevoegen van vergaderingen en afspraken aan je planning. Zo kun je zien hoeveel tijd je hebt voor projecten en taken. Blokkeer vervolgens tijd voor jouw taken met de hoogste prioriteit. Dit is een tijdmanagementtechniek die timeboxing wordt genoemd.

Geef vervolgens tijd in je agenda aan voor kleinere soorten taken. Wat ik “actie-items” noem, zijn taken die elk ongeveer 20 minuten duren; als ik een open uur heb, weet ik dat ik er drie van mijn lijst kan schrappen. “Snelle taken” duren ongeveer vijf minuten; als ik een half uur heb, kan ik er ongeveer vijf doen. Het op deze manier groeperen van vergelijkbare taken wordt “task-batching” genoemd, en het zorgt voor extra efficiëntie.

Nu, relax
Ben je ooit wakker geworden door zorgen over een onafgemaakt project, een e-mail die je bent vergeten te verzenden of een vergadering die je niet had kunnen plannen? Slepende to-do-items putten onze energie uit en onderbreken onze focus (en soms onze slaap). Het blijkt dat we onze hersenen gewoon moeten vertellen wanneer we zullen doen wat we moeten doen, zodat ze ons niet blijven lastig vallen.

Onderzoekers dachten vroeger dat dit piekeren over to-do’s onze onbewuste geest was die dingen voor elkaar probeerde te krijgen door ons eraan te herinneren aan wat we nog moesten doen. De overtuiging was dat de herinneringen – of afleidende gedachten en zorgen – zouden blijven bestaan ​​totdat de taak was voltooid.

Maar onderzoek suggereert dat het simpelweg maken van een plan om met een onafgemaakte taak om te gaan een enorm verschil maakt in ons vermogen om ons te concentreren. Het gaat er niet zozeer om te weten wat er moet gebeuren, maar om te beslissen wanneer je het moet doen. Als we niet weten wanneer en hoe we de dingen op onze takenlijst zullen afmaken, dwalen onze gedachten meestal af van onze huidige taak naar onze ongedaan gemaakte taken; dit wordt het ‘Zeigarnik-effect’ genoemd. Het blijkt dat ons onderbewustzijn ons niet per se zeurt om die ongedaan gemaakte taak nu uit te voeren, maar eerder om een ​​plan te maken voor wanneer we de taak gaan afhandelen.

Hiervoor kun je een taak in je agenda plannen of op je actielijst plaatsen. Dit is alles, zo lijkt het, dat onze hersenen de taak kunnen loslaten.

Als we geen structuur, prioriteiten en een plan hebben, nemen afleidingen het onvermijdelijk over. Andere mensen (en e-mail) dicteren onze takenlijsten. Dus in plaats van een eindeloze to-do lijst bij te houden met dingen die je echt (echt!) hoopt ​​te bereiken op een bepaalde dag of week, kan dit eenvoudige systeem je helpen om elke dag te beginnen met een concreet plan voor waar je aan gaat werken en wanneer.Klik hier voor het downloaden van een handige gratis planner.

Je hoeft dan niet constant keuzes te maken over waar je jezelf op wilt concentreren: volg gewoon je schema.

>
Handige Outlook Tips

Je e-mail gemakkelijk en snel verwerken, gaat het beste als je de mogelijkheden van Outlook optimaal benut. Outlook heeft veel handige functies, maar je moet ze maar net even kennen. Hierbij een paar voor je op een rijtje.

Maak je takenlijst zichtbaar onder je agenda
Het toppunt van overzicht: je agenda en je takenlijst in een oogopslag kunnen zien. Dat kan door onder je weekagenda je takenlijst zichtbaar te maken. Ga in Outlook naar je agenda en zet die op week. Selecteer in menu ‘Beeld’ > ‘Takenlijst vandaag’ en zet die op Normaal. Nu zie je onderin je agenda je takenlijst. Zorg ervoor dat je takenlijst op orde is en je aan je taken een passende einddatum hebt gekoppeld, dan zie je heel duidelijk wat je vandaag, morgen of de dagen erna moet doen.

Afspraken automatisch kleuren
Stel je maakt een nieuwe afspraak in je agenda aan, dan zou het makkelijk zijn als deze afspraak automatisch de gewenste kleur krijgt. Zo krijg je in je agenda meer overzicht. Outlook kan afspraken die een bepaald woord bevatten vanzelf een kleur geven. Woorden als ‘vergadering’, ‘privé’ of ‘klant’ zijn heel geschikt. Dat stel je in in menu Beeld > Weergave instellingen > Voorwaardelijke opmaak > Toevoegen en geef een naam en kleur in. Klik op Voorwaarde en geef een specifiek woord in. Je kunt meerdere woorden invoegen, scheid ze dan met een puntkomma.

CC-berichten in een andere kleur ontvangen
Een variatie op de vorige tip is dat je nieuwe e-mails die je ontvangt in een andere kleur kunt weergeven in je inbox. Als je in je inbox staat, ga je naar Beeld > Weergave instellingen > Voorwaardelijke > Toevoegen, geef een naam in en kies bij Lettertype voor een andere kleur. Klik op Voorwaarde. Vink het vakje ‘Ik ben’ aan en kies voor Ik ben een van meerdere personen op de CC regel.

Standaardteksten gebruiken
Typ je vaak dezelfde stukken tekst? Sla ze dan op en gebruik ze gemakkelijk een volgende keer. Open een nieuwe e-mail en typ een stuk tekst. Selecteer de tekst en ga naar Invoegen > Snelonderdelen > Selectie opslaan in galerij Snelonderdelen. Kies in een nieuwe e-mail uit de standaardteksten in je galerij.

Zet alle notificaties uit
Wellicht de meest waardevolle tip: zet alle notificaties uit die je ziet of hoort als je een nieuw e-mailbericht ontvangt. Zo werk je een stuk rustiger. Ga via Bestand naar het menu opties (altijd interessant om eens door dit menu te wandelen). Kijk onder E-mail bij Ontvangst van bericht en vink alle opties uit.

Snelle stappen
Heb je al geëxperimenteerd met Snelle stappen? Veel mensen zijn er dol op. Het is een middel om een soort sneltoetsen te maken voor het afhandelen van jouw e-mail. Zo maak je een sneltoets voor het verplaatsen van je mail naar een map. Of om van een e-mail een taak of agenda item te maken. Probeer het eens, het wijst zichzelf.

Gebruik regels
Van regels maken in Outlook heb je vast al eens gehoord. Hoe zat het ook alweer? Stel je wilt nieuwsbrieven of reclamemails die je ontvangt automatisch verplaatsen naar een map, dan stel je een regel in. Ga op de e-mail staan, klik op de rechtermuisknop en selecteer Regels en vervolgens Regel maken. Vink het vakje Van…. aan en kies onderaan de juiste map. Easy!

Snel opruimen met de map Archief
De snelste manier om je inbox op te ruimen? Maak één map, bijvoorbeeld Archief, en sleep alle mails uit je inbox waar je niets meer mee hoeft te doen naar die map. Meestal kun je alle mails ouder dan twee weken verslepen. Dat ruimt lekker op! Misschien heb je liever meer mappen? Dat mag natuurlijk, maar dit scheelt je veel tijd en zoekwerk, want je weet nu precies in welke map je e-mails zitten.

>
Gouden tip tegen uitstelgedrag

Je kunt er complete boeken over lezen. Uitstelgedrag is een groot probleem voor veel mensen en staat vaak geluk in de weg. Daarom hier de gouden tip tegen uitstelgedrag!

Je doet niets totdat je weet wat je moet doen
Het vervelende van uitstelgedrag is dat je de neiging hebt om alles uit te stellen. Ben jij een uitsteller? Dan heb je nu misschien wel de neiging om dit artikel ‘later wel een keer’ te lezen. Daarom gaan we er iets dieper op in.

Wat is uitstelgedrag?
Uitstelgedrag staat niet gelijk aan ‘niets doen’. Uitstelgedrag staat gelijk aan ‘niets doen, en jezelf er verschrikkelijk over voelen’. En ondanks alle interessante en ingewikkelde theoriën die over uitstelgedrag bestaan is het eigenlijk vrij eenvoudig: Uitstelgedrag is meestal gevolg van een gebrek aan overzicht.

Even een lesje uit ‘Getting Things Done’
Veel mensen kennen ‘Getting Things Done’. Hierin staat de ‘next action’ of volgende taak centraal. Wanneer je te maken hebt met een project (een gewenste uitkomst die meerdere taken vereist) is het van belang dat je ‘next actions’ definieert. Dit zijn geen taken als ‘rapport schrijven’, maar eerder dingen als ‘Computer opstarten’, ‘Word opstarten’, ‘Eerste versie outline maken’.

Schrijf op dat je je lichaam moet bewegen
De kracht van de ‘next action’ zit hem in het hapklare. Je hoeft er niet meer over na te denken. Als uitsteller ben je vaak overdonderd door alles wat er nog moet gebeuren. Maar, wat als je alleen een takenlijstje hoeft af te werken dat zo eenvoudig is dat het geen denkwerk vereist? De kunst is dus je taken zover opbreken als nodig is. Hoe verder je taak is opgebroken, des te minder snel je het uitstelt.

En dan nu de Gouden Tip tegen uitstelgedrag
De Gouden Tips luidt dus als volgt: “Zodra je merkt dat je uitstelt moet je je taak verder opbreken in kleinere, meer eenvoudige taken.”

Direct aan de slag!
Dus wat zet je nu op papier? Niet ‘taken verder opbreken’. Zo trap je weer in je eigen val. Probeer zoiets als: ‘next action voor garage opruimen bepalen’, ‘next action op scriptie bedenken’ enzovoort. Maak het concreet, eenvoudig en tastbaar. Je kunt het ook doen terwijl je de garage aan het opruimen bent, in je hoofd. Het werkt supersnel en helpt je in 95% van de uitstelgevallen op weg.

>

Bekijk hier onze laatste nieuwsbrief

Vul hieronder je naam en e-mailadres in en wij sturen je de eerstvolgende nieuwsbrief toe.


GetOrganized

Walterus Pijnenborghhof 29
5401 XT Uden
T: 06-22661184
E: info@getorganized.nl