DO BETTER,
GET ORGANIZED

meer structuur,
meer tijd,
meer resultaat

Organiseer je werkplek

(een fijne plek om te werken)
>

Terugkeer na burn-out

(voor een frisse start)
>

Organiseer je documenten

(training op werkplek)
>

Tijd is waardevol

Onze dagen worden steeds voller en we hebben aldoor meer informatie te verwerken. Heb jij altijd overzicht van wat er allemaal binnen komt? Weet jij de stukken nog terug te vinden als er een onverwachte vraag wordt gesteld? Of heb je soms het gevoel nooit meer aan je echte werk toe te komen? Tijd is een waardevol goed waar we effectief mee om willen gaan in de werkomgeving.

Download mijn e-boek
‘Do better, get organized’

    Blog

    Vergroot je mentale kracht

    Kort maar krachtig! Keuze genoeg om je mentale kracht zienderogen te vergroten!

    1. Pak energievreters aan 

    • kies bewust om iets (niet) te doen
    • maak projecten en klussen die maar blijven liggen (samen) af.
    • maak conflicten bespreekbaar, los ze op of leg ze naast je neer. (Agree to disagree)
    • neem ruimte in. In de vergadering, bij je klant, collega’s of leidinggevende.
    • vraag om waardering.
    • benoem je wensen hardop.

    2. Loslaten: Daar waar je geen invloed op hebt, laat dat los. Dat is iets actiefs en kost moeite, maar er in blijven hangen kost nog veel meer energie.

    3. Opladen: Ontspannen, herstellen en je batterij weer opladen. Door slaap, pauzes, bewegen, gezond en op tijd eten, sporten en ontspannen. Mensen neigen bij hoge werkdruk hun batterijopladers over te slaan. Juist dan is het belangrijk!

    4. Vergroot je positieve energie. Wat je aandacht geeft groeit. Sta dus bewust stil bij dat wat al goed gaat!
    Neem initiatieven om goede dingen te doen. Meer lachen en plezier met collega’s maken. Successen vieren, Prestaties delen. Intervisie organiseren en elkaar goede tips geven.

    5. Voeg nieuwe energie toe: Ga nieuwe uitdagingen aan, vergroot je vriendenkring, ontwikkel jezelf, leer van anderen, zoek plezierige uitdagingen. Doe meer zinvolle activiteiten. Deel je passie met anderen.

    >
    Thuiswerkplek versus kantoorwerk

    Bij het thuiswerken is er geen groepsdruk van het traditionele kantoor om de schijn op te houden! Als niemand kijkt, is je bureau dan nog steeds zo netjes als op kantoor? En weet je…. dat hoe je werkplek eruit ziet, bepalend is voor je resultaten?

    Zijn al je kantoorbenodigdheden netjes geordend en je bureaublad overzichtelijk? Of heb je overal stapels papieren en plakbriefjes? Heb je onlangs je toetsenbord en andere oppervlakken schoongemaakt? Of heb je een stapel vuile vaat en wikkels van toen je in de lunchpauze en andere koffiemomenten moest doorwerken? Als je merkt dat je bureau een puinhoop is, dan zal dat negatieve invloed hebben op je resultaten en je vertrouwen.

    Als thuiswerkende hangt alles van jou af, ook hoe je je zelfbeeld vormgeeft. Hoe zou het zijn om zoiets te zeggen als: “Ik stel hoge eisen aan de kwaliteit van mijn werk”, en dat geloof weerspiegeld zich in het uiterlijk van mijn bureau?

    Wanneer je alles opruimt en orde op zaken stelt, kan het handig zijn om deze stappen te doorlopen:

    Alle ballast verwijderen en spullen desinfecteren
    Begin met alles van je bureau en uit je laden/kasten te halen, zodat je kunt beslissen wat er (fysiek) bewaard moet worden, wat kan worden gedigitaliseerd, wat heeft actie nodig en wat kan worden weggegooid of weggegeven. Het heeft geen zin om dingen te organiseren die je niet meer nodig hebt. Grijp deze kans om alle oppervlakken leeg te maken en te desinfecteren, inclusief beeldscherm, muis, toetsenbord en telefoon. Het gemiddelde bureau heeft ongeveer 400 keer de hoeveelheid bacteriën die je wc-bril heeft! Bah. Het is ook een goed idee om te overwegen om maaltijden/snacks elders te bewaren en eten, zodat je niet te maken krijgt met een stapel borden en kruimels op je werkplek.

    Zie je bureau als het middelpunt van je werk Alle dingen die je dagelijks nodig hebt, moeten binnen handbereik zijn. Als je een item niet zo vaak nodig hebt, zou het niet op je bureau moeten staan. De volgende cirkel moeten items zijn die je niet meer dan één keer per week nodig hebt en die je naast je bureau kunt bewaren, zoals in een nabijgelegen archiefkast. De laatste, buitenste ring zijn items die je nodig hebt of wilt houden, maar die je niet snel zult gebruiken. Deze moeten worden opgeborgen in een kast. Het volgen van deze methode zorgt ervoor dat je niet wordt afgeleid door papieren/projecten die je op dit moment niet nodig hebt. Alles moet een duidelijke plek hebben waar je het weer op kan bergen aan het einde van de voltooide taak of werkdag.

    Verwerk papier/post dagelijks
    Dagelijks inkomende post lezen, verwerken, archiveren/digitaliseren of weggooien. Investeer in een goede papiervernietiger en prullenbak. Stel jezelf tot doel om papier maar één keer in je handen te nemen.

    Elke dag voordat je je werkplek verlaat, maak je je klaar voor de volgende dag. Leg items die je hebt gebruikt terug op hun plek, raadpleeg je agenda om ervoor te zorgen dat klaarligt wat je nodig hebt voor het werk de volgende dag.

    Volg de bovenstaande stappen en met een duidelijke reeks doelen en een effectieve takenlijst, garandeer ik je dat je je energieker en gemotiveerder zult voelen. Als je klaar bent voor de volgende stap in het ondernemen van actie in de richting van je doelen, overweeg dan om me te bellen, zodat we ervoor kunnen zorgen dat je nog effectiever ter werk gaat.

    >
    Je werk beter organiseren

    Heb je veel te doen? Heb je het gevoel dat je niet efficiënt genoeg werkt? Als dit het geval is, dan heb je ongetwijfeld heel wat stress. Het kan helpen om dan het werk (en leven) wat beter te organiseren. Met een goede planning kun je wat meer tijd besteden aan andere taken. Onderstaand vind je tips om efficiënter te gaan werken en de stress te verlichten.

    Plan alles wat je wil doen.
    Het is belangrijk dat je zowel je professionele als privé activiteiten plant. Maak voordat je de werkplek ’s avonds verlaat, je actielijst voor de volgende dag. Op die manier blijven al die actiepunten niet in je hoofd hangen en bovendien begin je de volgende dag op kantoor productief.

    Bepaal prioriteiten.
    Voer taken niet zomaar uit in de volgorde waarin je ze ontvangen hebt. Begin eerst met het belangrijkste werk, op die manier zul je niet plotseling geconfronteerd worden met een niet afgemaakt dossier of project. Loop de takenlijst door en rangschik jouw to-do-list op belangrijkheid en dringendheid van elk taak.

    Stel haalbare doelstellingen voorop.
    Zorg voor een realistische planning. Plan voldoende tijd, met een kleine marge, zodat je niet in tijdnood komt. Als er tussendoor nog taken zijn die snel afgehandeld moeten worden dan komt het andere werk niet in gevaar. Bovendien zul je niet alleen jezelf, maar ook je collega’s, verbazen als je een project voor de afgesproken deadline aanlevert.

    Stem je werk af op je eigen ritme
    Ieder mens heeft een eigen werkritme. Sommigen mensen kunnen zich bijvoorbeeld beter ’s ochtends concentreren, terwijl anderen eerder ’s avonds op hun gemak voelen. Stem de planning van moeilijke taken dan ook op je eigen ritme af. Reserveer minder productieve momenten voor de uitvoering van gemakkelijkere taken.

    Sorteer en gooi weg.
    We worden bedolven onder fysieke en digitale informatie en hebben altijd een volle mailbox. Je kunt heel wat tijd besparen door regelmatig zaken te sorteren. Vaak zijn mensen lang bezig met het zoeken naar documenten en/of e-mailberichten. Verwijder documenten die je niet langer nodig hebt dus meteen. Andere documenten kun je praktisch opslaan.

    Ruim je bureau op.
    Een opgeruimd bureau kan je heel wat tijd besparen. Probeer elke dag tijd te nemen om je bureau even op te ruimen.

    Delegeer en durf nee zeggen.
    Delegeer overige taken waar je geen tijd voor hebt. Om dit goed te laten verlopen is het van belang dat er een goede communicatie is tussen collega’s. Vraag daarom hulp van collega’s, misschien mis je een voor de hand liggende oplossing. Wees aan de andere kant ook niet bang om opdrachten te weigeren die niet thuishoren in je takenpakket.

    Gebruik tools.
    Mocht je er niet in slagen om je werktijd efficiënt te beheren, dan kun je nog altijd gebruik maken van een aantal handige tools. Naast bijvoorbeeld Outlook agenda, zijn er nog veel meer softwarepakketten die je kunt gebruiken om taken in te plannen.

    Je werk beter organiseren is niet zo moeilijk en je wint er veel tijd mee! Een goede planning zorgt voor heel wat minder stress en je kunt meer tijd doorbrengen met familie en vrienden. Werktijd beter beheren is dus essentieel om een beter evenwicht te krijgen tussen werk en privé.

    >
    Afkicken van brandjes blussen

    Voel je je gestrest omdat je de hele dag bezig bent met ‘brandjes blussen’? Je hebt ’s ochtends je tas nog niet neergezet of de eerste collega klopt al aan de deur met een vraag. Voordat je je mailbox kunt openen heb je al drie mensen te woord gestaan. De telefoon rinkelt, e-mails met uitroeptekens vullen je scherm en je manager vertelt dat er een spoedoverleg is ingepland, OVER VIJF MINUTEN!!! Hoe komt een mens nog toe aan zijn eigen werk?

    Iets meer ademruimte
    Als je niet meer afgericht staat om op elk brandje subiet in de houding te schieten, wordt je werk weer leefbaar. Stel je bijvoorbeeld voor dat je elke dag tussen 10 en 12 uur goed en geconcentreerd door kunt werken. En dat je ergens in de middag altijd nog wel een kwartiertje hebt om het slagveld te overzien en prioriteiten bij te stellen. Dan weet je tenminste zeker dat je elke dag ook iets gedaan krijgt wat op je eigen takenlijst stond. En dat je niet alleen continu die dingen doet, die bij iemand anders op z’n lijstje staan.

    Geen tijd om na te denken over de oorzaken
    Mensen die vastzitten in alleen maar ‘brandjes blussen’, komen snel in een vicieuze cirkel terecht. Je kunt zo opgeslokt worden door crisisacties dat je er niet meer aan toekomt om na te denken over wat de onderliggende oorzaken van de ‘brandjes’ zijn. Is de planning wel reëel? Functioneert die medewerker wel? Is de kwaliteit van de aangeleverde producten wel goed genoeg? Heb je misschien teveel werk voor één persoon? Als je niet aan een lange termijn oplossing werkt, zullen er elke dag weer nieuwe ‘brandjes’ zijn totdat je tegen je pensioen trots de sleutel van je kantoor overhandigt aan de volgende brandweerman of brandweervrouw. Als je dat pensioen dan wel haalt, natuurlijk.

    Meer controle over je tijd
    Hoe krijg je weer meer grip op je tijd?
    Het is bijvoorbeeld kwart over vier ’s middags en je bent net zeven minuten aan het werk aan het meerjarenplan. Eén van je medewerkers staat aan je bureau met de vraag of je nog even wilt kijken naar de offerte die vandaag nog de deur uit moet. Wat doe je?

    Wat je nu meteen kunt doen
    1. Schrijf op waar je mee bezig was. Bedenk bijvoorbeeld de eerste actie die je moet doen als je weer verder kunt. Dan pak je zo meteen de draad weer makkelijker op. Het is een soort boekenlegger voor je werk.
    2. Zeg niet meteen ja of nee. Dat is de grote valkuil als je geneigd bent ‘brandjes te blussen’. Meteen in actie komen. Stop daarmee. Schrijf de vraag op en zeg dat je er zo meteen op terug komt. En doe dat dan ook.
    3. Neem twee, drie, of vijf minuten de tijd om te bedenken of je hier nu iets mee wilt:
    ▪ Moet dit à la minute gebeuren of kan dit wachten? Al laat je het maar een half uur liggen. Dat kan al helpen om echt verder te komen met je meerjarenplan.
    ▪ Pak je takenlijst erbij. Hoe urgent is dit in vergelijking met de andere taken op je lijst? Weegt het echt zwaarder dan alle andere dingen waar je deze week toch ook al niet aan toekomt?
    ▪ Kan je manager of collega het op een andere manier oplossen?
    ▪ Is er iemand anders die dit voor je kan doen?
    Beslis dan pas wat je gaat antwoorden.
    4. Ga twee keer per dag een uur ergens anders werken of blijf een dag thuis om te werken. Als je niet bereikbaar bent kan dat je collega’s dwingen om de urgente zaken op een andere manier op te lossen.

    Hoe je ‘brandjes’ structureel kunt bestrijden
    ▪ Houd een simpel logboek bij van alle ‘brandjes’ die op een dag voorbij komen. Dat geeft je inzicht in welke dingen acuut aandacht nodig hebben. Zorg dat je zo’n logboek makkelijk bij kunt houden, dan is de kans groter dat je het volhoudt. Pak bijvoorbeeld een schrijfblok en een pen en schrijf steeds in één of twee steekwoorden de ‘brandjes’ op die voorbij komen.
    ▪ Categoriseer je logboek. Neem aan het eind van de dag vijf minuten de tijd om je logboek te bekijken. Cluster de ‘brandjes’ die met elkaar te maken hebben. Op die manier ontdek je misschien een patroon. Als alle problemen bij één afdeling vandaan komen, weet waar je moet zijn om aan een structurele oplossing te werken.
    ▪ Bedenk als je naar huis rijdt hoe je voortaan ‘brandjes’ kunt voorkomen. Om de onderliggende oorzaak van de brandjes te ontdekken heb je tijd nodig om te analyseren wat er gebeurt. Tijdens een drukke werkdag kom je daar misschien niet aan toe. De tijd dat je naar huis rijdt zou misschien wel een goed moment kunnen zijn om dat te doen.
    ▪ Deze tips zullen het probleem natuurlijk niet helemaal voor je oplossen. Maar misschien helpen ze je wel om een klein beetje meer controle over je werk te krijgen. En dat zou maar net genoeg kunnen zijn om iets te bedenken waarmee je wèl structureel de ‘brandjes’ je werk uit krijgt.

    Wil je afkicken van ‘brandjes blussen’? Pak dan nu pen en papier en schrijf in steekwoorden de brandjes op die er vandaag al langs zijn gekomen.

    >

    Bekijk hier onze laatste nieuwsbrief

    Vul hieronder je naam en e-mailadres in en wij sturen je de eerstvolgende nieuwsbrief toe.


      GetOrganized

      Walterus Pijnenborghhof 29
      5401 XT Uden
      T: 06-22661184
      E: info@getorganized.nl