DO BETTER,
GET ORGANIZED

meer structuur,
meer tijd,
meer resultaat

Organiseer je werkplek

(een fijne plek om te werken)
>

Terugkeer na burn-out

(voor een frisse start)
>

Organiseer je documenten

(training op werkplek)
>

Tijd is waardevol

Onze dagen worden steeds voller en we hebben aldoor meer informatie te verwerken. Heb jij altijd overzicht van wat er allemaal binnen komt? Weet jij de stukken nog terug te vinden als er een onverwachte vraag wordt gesteld? Of heb je soms het gevoel nooit meer aan je echte werk toe te komen? Tijd is een waardevol goed waar we effectief mee om willen gaan in de werkomgeving.

Download mijn e-boek
‘Do better, get organized’

Blog

Oorzaken van Burn-out

Burn-out op het werk neemt toe, blijkt uit verschillende onderzoeken. Mensen voelen zich emotioneel uitgeput, onthecht van hun werk en collega’s, minder productief en effectief. Hierdoor hebben ze meer kans op gezondheidsproblemen. Werkgevers moeten ophouden werknemers de schuld te geven van het feit dat ze niet veerkrachtig genoeg zijn, en in plaats daarvan het beleid en de cultuur op de werkplek die burn-out veroorzaakt veranderen.

Als je het burn-outprobleem wilt aanpakken, is de eerste stap dit erkennen: burn-out gaat over je organisatie, niet je mensen. Yoga, vakantie, wellness- en meditatie-apps kunnen mensen helpen zich beter en gezonder te voelen. Maar als het gaat om het voorkomen van burn-out, is het gevaarlijk om te suggereren dat deze hulpmiddelen de remedie zijn.

Het lukt beter burn-out aan te pakken als we de tekenen van burn-out herkennen, de oorzaken ervan begrijpen en stappen ondernemen om het bij de kern aan te pakken. Alleen zo maken we werk echt gezond, productief en plezierig, zoals het bedoeld was.

Wat organisaties niet moeten doen?
Door te begrijpen wat de oorzaak van burn-out is, kunnen organisaties beleid beter afstemmen op de behoeften van de medewerkers. Maar al te vaak proberen werkgevers eenvoudige oplossingen aan te bieden zonder iets wezenlijks te veranderen.

Extra’s voor werknemers (gratis maaltijden en training) kan bijvoorbeeld averechts werken, omdat mensen te lang op het werk blijven en daardoor het samenzijn met vrienden en familie mislopen. Het aanbieden van vakantie betekent niets als mensen het gevoel hebben dat ze het werk niet aankunnen of, erger nog, terugkeren naar een enorme achterstand aan werk nadat ze weg zijn geweest. Gedwongen teambuilding of uitjes die bedoeld zijn om sociale banden op het werk op te bouwen, kunnen ook een extra druk worden als ze de privé tijd van de werknemer wegnemen.

Oorzaken van burn-out – en hoe ze op te lossen?
Burn-out is een complex geheel van gewoontes en beleid op de werkplek, sommige al generaties lang ingebouwd, die ons teisteren.

Er is een goede basis nodig om medewerkers te laten gedijen op het werk. Naar waarde betalen (en op tijd), ervoor zorgen dat ze fysiek en mentaal veilig zijn en het verstrekken van de tools en middelen die nodig zijn het werk te doen. Het betekent ook dat iedereen er zeker van moet zijn dat discriminerende praktijken geen deel uitmaken van de bedrijfscultuur.

Daarnaast zijn er zes hoofdredenen waarom mensen op het werk vaak een burn-out hebben:

1. Werkdruk.
Overwerk is een belangrijke oorzaak van burn-out. Te veel uren werken is de oorzaak voor de dood van miljoenen mensen per jaar, waarschijnlijk omdat overwerk mensen leidt tot gewichtsverlies, lichaamspijn, uitputting, hoge niveaus van cortisol, slaapverlies en meer.

2. Controle en kritiek.
Studies tonen aan dat autonomie op het werk belangrijk is voor het welzijn. Toch vallen veel werkgevers terug op het volgen van elke stap van hun werknemers, het controleren van productieve uren en kritiek. In plaats daarvan is het belangrijk om werknemers een gevoel van autonomie te geven door afstand te nemen en meer als coach op te treden.

3. Gebrek aan beloning of erkenning.
Naar waarde betalen is een belangrijke manier om te belonen voor werk. Maar dat geldt ook voor het uitspreken naar mensen dat hun inspanningen ertoe doen. Als we elkaar niet erkennen, zowel als collega’s als leiders, verliezen we ons gevoel van waarde voor de grotere missie van de organisatie en onszelf.

4. Slechte relaties 
Het hebben van een gevoel van verbondenheid is noodzakelijk voor je welzijn. Dit geldt zowel op het werk als in het leven. Werknemers die fijne contacten op het werk hebben, scoren hogere niveaus van gezondheid, ook al ervaren ze dezelfde werkstress. Het tegenovergestelde is helaas ook waar: slechte relaties op het werk kunnen leiden tot burn-out.

5. Gebrek aan eerlijkheid.
Oneerlijke behandeling omvat vooringenomenheid, vriendjespolitiek, afstraffing door een collega of supervisor en oneerlijke compensatie en/of bedrijfsbeleid. Wanneer mensen onrechtvaardig worden behandeld, hebben ze kans op een burn-out en om ziek te worden.

6. Waarden komen niet overeen.
Iemand aannemen wiens waarden en doelen niet in overeenstemming zijn met de waarden en doelen van de cultuur van de organisatie, kan leiden tot een lagere tevredenheid en een negatieve invloed hebben op de gezondheid. De kans is groot dat iemand die niet deelt in de missie van de organisatie minder tevreden en productief zal zijn. Organisaties die waarden duidelijk communiceren en ernaar streven hun missie te vervullen, hebben meer kans op tevreden medewerkers.

De rol van individuen bij burn-out
Hoewel organisaties veel kunnen doen om burn-out te voorkomen door vriendelijk, attent beleid op de werkplek te implementeren en de cultuur te verbeteren, spelen individuen zelf ook een rol. Het is belangrijk om te begrijpen wat de burn-out veroorzaakt en te proberen deze te verlichten om jezelf gelukkig te houden op het werk.

Hoewel werknemers uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor hun eigen geluk, is het de verantwoordelijkheid van de werkgever voorwaarden te scheppen die geluk ondersteunen en niet tegenwerken.

 

Bron: Berkeley University en boek The Burnout Epidemic The Rise of Chronic Stress and How We Can Fix It

>
Voorbij vinden wat je zoekt

Ben je voortdurend op zoek naar belangrijke documenten? Besteedt je meer tijd aan het zoeken naar je favoriete pen dan aan het gebruik ervan? Is het bureau omschrijven als “rommelig” zelfs zacht uitgedrukt?

No worries… Je bent geen uitzondering. Ben je wel bewust van de invloed die het op je kan hebben. In een onderzoek (USA) uit 2011 zag 90 procent van de werknemers rommel zelfs als een negatief effect op hun motivatie, productiviteit en algemeen geluk.

De belangrijkste boodschap hier is: het opruimen van je werkplek is meer dan alleen kunnen vinden wat je zoekt.

Je denkt misschien dat het geen probleem is om af en toe naar een fysiek of digitaal document te zoeken. Onderzoeken tonen aan dat als we alle tijd die we besteden aan het zoeken naar zoekgeraakte dingen bij elkaar optellen, we gemiddeld een hele werkweek per jaar verspillen. En al die verloren productiviteit betekent verloren geld.

Dus opruimen kan de productiviteit aanzienlijk verbeteren, maar een opgeruimde werkplek heeft ook andere, meer persoonlijke voordelen.

Het klinkt misschien niet helemaal eerlijk, maar mensen die netjes en goed georganiseerd werken, worden door hun omgeving in een beter daglicht gezien. Die professionele uitstraling, zal je zelfrespect en motivatie een boost geven. Dat leidt weer tot meer werkplezier en nog betere resultaten.

Dat klinkt misschien als een goede reden om je werkplek te organiseren, maar het is belangrijk om dit vanuit de juiste intentie te doen. Wanneer we onze werkplek er enkel voor het oog netjes uit laten zien, omdat het opgedragen wordt, dan is het waarschijnlijk slechts een kwestie van tijd voordat de rommel weer verschijnt.

Degene die met me hebben gewerkt, weten dat het gaat over jezelf opnieuw afstemmen op je doelen van werk en leven. Het gaat dus niet alleen om efficiënter of productiever zijn. Wanneer dit werkelijk lukt, zal je opgeruimde werkplek de plek zijn waar doelen en ambities tot leven komen. Dit is de reden waarom mensen, die met me samen hebben gewerkt, lang nadat ze hun eerste wijzigingen hebben aangebracht, een opgeruimde omgeving zullen blijven behouden.

>
Grip op je e-mail

Met het ontvangen van zo’n 50 tot 100 e-mails per dag, ontvang je al gauw honderden e-mails per week. Als je dat even niet bijhoudt of als je op vakantie bent geweest is dat snel een onoverzichtelijke lijst. Al vanaf 15 e-mails in je inbox verlies je overzicht op berichten. Tijd dus om schoon schip te maken.

De AAA-regel
Bij elke ontvangen e-mailbericht sta je voor de keuze wat je er mee wilt doen. Gelukkig is het aantal beschikbare keuzes beperkt. Er zijn maar drie mogelijkheden. Bedenk bij elk ontvangen e-mailbericht welke optie passend is:
– Archief – e-mail die je wilt bewaren sla je op in de juiste map
– Actie – taken organiseer je in je takenlijst of agenda
– Afdanken – (deleten) overige e-mails kunnen worden verwijderd
Deze vuistregel heet de AAA-regel en is door de drie a’s makkelijk te onthouden!

Nu de volle inbox aanpakken
Zo pak je stap voor stap je inbox vol e-mails aan:

1) Met berichten ouder dan twee weken hoef je waarschijnlijk niets meer te doen. Selecteer alle berichten ouder dan twee weken en sleep ze naar de map Archief of maak voor deze opruimactie een map ‘Oude inbox’. In deze map kun je alle berichten weer terug vinden, mocht dat nodig zijn.
– Klik op Ontvangen om de oudste berichten bovenaan in de inbox te plaatsen.
– Selecteer het bovenste bericht.
– Scroll naar beneden naar een bericht van twee weken geleden.
– Houd SHIFT ingedrukt terwijl je dit bericht aanklikt.
– Nu zijn alle berichten ouder dan twee weken geselecteerd en kun je ze naar de juiste map slepen.

2) De overgebleven berichten in de inbox zul je handmatig moeten opruimen. Hierbij kan het prettig zijn om het leesvenster aan te zetten. Hierdoor hoef je niet elk bericht te openen om de inhoud te kunnen zien, maar zie je direct de tekst van het bericht. In het menu ga je naar Beeld > Leesvenster > kies voor Rechts of Onder

3) In het postvak IN staan de berichten normaal gesproken geselecteerd op Ontvangen. Door te spelen met de weergavebalk (de blauwe balk bovenin de inbox) kunnen de berichten handig worden gesorteerd op Van of Onderwerp. Zo kun je gemakkelijk alle berichten van één afzender of met één onderwerp bij elkaar zetten, selecteren en verwerken. Zo selecteer je in één keer bv alle berichten van Facebook, een collega of over een bepaald onderwerp.
Misschien vind je het handig om hierbij het ‘Weergeven in groepen’ aan te zetten. Hierdoor krijgt je Postvak diverse kopjes met daartussen lege regels (bijvoorbeeld: Datum: vandaag; Datum: gisteren, enz.). Dit maakt de lijst soms beter leesbaar. Ga in het hoofdmenu naar Beeld > Rangschikken op en vink Weergeven in groepen aan.

4) De resterende berichten zul je stuk voor stuk moeten doorlopen. Gebruik daarbij de AAA-regel.

>
Hoe breng je structuur in je dag?

Ook al is er licht aan het einde van de pandemietunnel, toch heerst er nog steeds chronische stress. Degenen onder ons die het geluk hebben een baan te hebben, werken harder dan ooit; uit een analyse van 3,1 miljoen e-mails van mensen bleek dat lockdown de duur van de gemiddelde werkdag met bijna een uur verlengde.

Door de wijdverbreide onzekerheid kunnen we ons moeilijk concentreren. Door gebrek aan focus duurt alles langer, en dus werken we meer, maar bereiken we minder. Gelukkig zijn er effectievere strategieën om met angst en uitputting om te gaan dan onszelf ervan te overtuigen dat we weten wat er gaat komen.

Ironisch genoeg is een van die strategieën plannen. Ook al blijken onze plannen onwerkbaar te zijn, het planningsproces is onmisbaar. Planning schept context en geeft structuur aan onze dagelijkse activiteiten. Het geeft ons een solide basis om ons aan te passen aan een nieuwe en ongeplande toekomst.

Dit is hoe je meer structuur, meer tijd en meer resultaat behaalt:

Stap 1: Laat jouw prioriteiten leiden
Als de toekomst onzeker is, moeten onze prioriteiten altijd voor ons duidelijk zijn. Anders richten we ons op taken die misschien prioriteiten zijn voor anderen maar niet voor ons, of die misschien gemakkelijk te doen zijn, maar niet zo belangrijk. Zonder duidelijke prioriteiten worden we vaak overweldigd door alles wat er te doen is. Om dat te voorkomen, moeten we beslissen over onze topprioriteiten en vervolgens 95% van onze tijd besteden aan alleen die activiteiten, waarbij we zoveel mogelijk ‘nee’ zeggen tegen al het andere.

Stap 2: Creëer structuur voor jezelf
Een belangrijke sleutel tot zowel productiviteit als stabiliteit in deze waanzinnige tijd is om structuur voor jezelf te creëren. Als je vanuit huis werkt maar het kantoor mist (of zelfs het woon-werkverkeer), mis je misschien de structuur die de werkplek vroeger bood: een duidelijk begin en einde van de werkdag, ingebouwde pauzes, tijd om te socializen. Als de dagelijkse routine waar je tijdens de pandemie in terecht bent gekomen niet voor je werkt, maak er dan een die dat wel doet.

Stap 3: Gebruik timeboxing
Ik houd wel online agenda’s en takenlijsten bij, maar ik plan het liefst elke dag elke ochtend op papier. Dat lijkt misschien overbodig, maar het helpt me duidelijk te zien wat mijn prioriteiten voor die dag zijn, en het geeft me de structuur die ik nodig heb om mezelf gefocust te houden.

Als je een bepaalde dag plant, begin je met het toevoegen van vergaderingen en afspraken aan je planning. Zo kun je zien hoeveel tijd je hebt voor projecten en taken. Blokkeer vervolgens tijd voor jouw taken met de hoogste prioriteit. Dit is een tijdmanagementtechniek die timeboxing wordt genoemd.

Geef vervolgens tijd in je agenda aan voor kleinere soorten taken. Wat ik “actie-items” noem, zijn taken die elk ongeveer 20 minuten duren; als ik een open uur heb, weet ik dat ik er drie van mijn lijst kan schrappen. “Snelle taken” duren ongeveer vijf minuten; als ik een half uur heb, kan ik er ongeveer vijf doen. Het op deze manier groeperen van vergelijkbare taken wordt “task-batching” genoemd, en het zorgt voor extra efficiëntie.

Nu, relax
Ben je ooit wakker geworden door zorgen over een onafgemaakt project, een e-mail die je bent vergeten te verzenden of een vergadering die je niet had kunnen plannen? Slepende to-do-items putten onze energie uit en onderbreken onze focus (en soms onze slaap). Het blijkt dat we onze hersenen gewoon moeten vertellen wanneer we zullen doen wat we moeten doen, zodat ze ons niet blijven lastig vallen.

Onderzoekers dachten vroeger dat dit piekeren over to-do’s onze onbewuste geest was die dingen voor elkaar probeerde te krijgen door ons eraan te herinneren aan wat we nog moesten doen. De overtuiging was dat de herinneringen – of afleidende gedachten en zorgen – zouden blijven bestaan ​​totdat de taak was voltooid.

Maar onderzoek suggereert dat het simpelweg maken van een plan om met een onafgemaakte taak om te gaan een enorm verschil maakt in ons vermogen om ons te concentreren. Het gaat er niet zozeer om te weten wat er moet gebeuren, maar om te beslissen wanneer je het moet doen. Als we niet weten wanneer en hoe we de dingen op onze takenlijst zullen afmaken, dwalen onze gedachten meestal af van onze huidige taak naar onze ongedaan gemaakte taken; dit wordt het ‘Zeigarnik-effect’ genoemd. Het blijkt dat ons onderbewustzijn ons niet per se zeurt om die ongedaan gemaakte taak nu uit te voeren, maar eerder om een ​​plan te maken voor wanneer we de taak gaan afhandelen.

Hiervoor kun je een taak in je agenda plannen of op je actielijst plaatsen. Dit is alles, zo lijkt het, dat onze hersenen de taak kunnen loslaten.

Als we geen structuur, prioriteiten en een plan hebben, nemen afleidingen het onvermijdelijk over. Andere mensen (en e-mail) dicteren onze takenlijsten. Dus in plaats van een eindeloze to-do lijst bij te houden met dingen die je echt (echt!) hoopt ​​te bereiken op een bepaalde dag of week, kan dit eenvoudige systeem je helpen om elke dag te beginnen met een concreet plan voor waar je aan gaat werken en wanneer.Klik hier voor het downloaden van een handige gratis planner.

Je hoeft dan niet constant keuzes te maken over waar je jezelf op wilt concentreren: volg gewoon je schema.

>

Bekijk hier onze laatste nieuwsbrief

Vul hieronder je naam en e-mailadres in en wij sturen je de eerstvolgende nieuwsbrief toe.


GetOrganized

Walterus Pijnenborghhof 29
5401 XT Uden
T: 06-22661184
E: info@getorganized.nl