DO BETTER,
GET ORGANIZED

meer structuur,
meer tijd,
meer resultaat

Organiseer je werkplek

(een fijne plek om te werken)
>

Terugkeer na burn-out

(voor een frisse start)
>

Organiseer je documenten

(training op werkplek)
>

Tijd is waardevol

Onze dagen worden steeds voller en we hebben aldoor meer informatie te verwerken. Heb jij altijd overzicht van wat er allemaal binnen komt? Weet jij de stukken nog terug te vinden als er een onverwachte vraag wordt gesteld? Of heb je soms het gevoel nooit meer aan je echte werk toe te komen? Tijd is een waardevol goed waar we effectief mee om willen gaan in de werkomgeving.

Download mijn e-boek
‘Do better, get organized’

Blog

Chaos voorkomen

Ik probeer niet bazerig te zijn of zo, maar soms hebben we regels nodig om even bij te komen. Anders gaat de choas regeren en loopt alles uit de hand, toch?

Niemand houdt van regels – ik als laatste. Als je mijn tips steeds leest, weet dan dat ik ook niet altijd zo gestructureerd ben. Wel is er een basis die mij helpt een beetje orde in mijn dag te houden. Het zijn simpele kleine dingen die mij helpen chaos te voorkomen.

Ze nemen geen tijd in beslag. In feite besparen ze mij tijd, zoals ook stress en frustraties die samengaan met chaos. Ook voor jou zullen ze tijd besparen. Hier is de regel van 5 om chaos te voorkomen:

Drum roll please … ♪

Leg iets niet neer – berg het op.
Deze eerste regel levert je meteen veel resultaat op. Het kost je slechts enkele seconden om dingen terug te plaatsen waar ze horen. Als je een document tevoorschijn hebt gehaald en je hebt je werkzaamheden afgerond: Berg het op. Als je niet alles meteen opbergt, zorg er dan voor dat je dat doet voordat je je werkdag afrond.

Doe de kleine dingen meteen.
Als een taak minder dan twee minuten kost om af te handelen: DOE HET METEEN. Verdoe geen tijd door steeds weer opnieuw deze taak tegen te komen en weer uit te stellen. Werk meteen die kleine dingen weg. Hoe langer ze liggen, hoe groter ze lijken te worden.

Plan voor morgen.
Voordat je je werkplek verlaat, zorg dat je even kijkt welke taken prioriteit hebben morgen. Schrijf ze op en zorg dat ze morgen meteen in beeld zijn. Zo weet je wat er gedaan moet worden, voordat andere nieuwe zaken je dag gaan regeren.

Verwijder, schoon op, recycle.
Er komt zoveel op je af elke dag. E-mail komt binnen, je postbakje is weer gevuld, papieren worden op je bureau gedumpt en je print nog regelmatig iets. De truc om alles te blijven overzien is door steeds weer te verwijderen. Maak er een gewoonte van om elke dag e-mails te deleten, versnipper of recycle papieren die je niet meer nodig hebt. Wees medogenloos! 80% van alles wat je bewaart zul je NOOIT meer naar kijken. Je bewaart veel meer dan je nodig hebt.

Rond tenminste één klus af elke dag.
Misschien heb je niet altijd de tijd hiervoor, maar veel dagen wel. Doe wat je kunt om je te ontdoen van taken die voor lange tijd blijven liggen. Pak er één tussenuit en werk het af. Of beter, maak een beslissing om het voor eens en altijd te dumpen. Je zult verbaasd zijn, hoe veel beter je jezelf voelt door gewoon een klus die steeds bleef liggen af te ronden. Ik daag je uit … probeer het.

Ta Dah!! Dat is ie … De regel van vijf! Deze regels zijn nog niet zo vervelend, wel?

Als je eenmaal de voordelen van deze regel van vijf ondervindt, ga je leren ervan te houden. Oké, houden van is misschien teveel gezegd, maar ik wed dat je ze zult waarderen.

Ga ervoor elke dag, en voor je het weet is de chaos op je werkplek verleden tijd.

>
De kunst (A.R.T.) van papiermanagement

Het overzien van al het papier en informatie wat op je bureau beland, kan omslachtig en overweldigend aanvoelen.

Onthoud daarbij, er zijn eigenlijk maar 3 dingen (A.R.T.) die je kunt beslissen over elk papier …

Act: Handel ernaar – je moet er iets mee doen. Doe het nu of plaats het in je taakbeheersysteem. Vergeet niet om het te plannen!

Refence it: Maak het vindbaar – bewaar het en berg het praktisch op, zodat het voor iedereen terug te vinden is.

Trash it: Verwijder / vernietig het – je hebt het niet nodig, dus verwijder het gewoon. Veel dingen kunnen in deze categorie vallen. Wist je dat 80% van hetgeen we opbergen fysiek en digitaal nooit meer ingezien wordt?

Je kunt dit systeem ook toepassen op je e-mails. Maak een beslissing over wat voor soort actie het is en handel er naar.

Gebruik de A.R.T. methodiek om je papieren en e-mails te beheren … do better, get organized.

>
Te druk voor vrije tijd

Ook steeds vaker het gevoel dat je niet meer de baas bent over je toch al spaarzame vrije uurtjes? Zeg dat etentje dan gewoon af!

In 1948 verklaarden de verenigde naties vrije tijd tot een fundamenteel recht van de mens. Anno nu hijgt de tijd in onze nek en houdt hij ons ongewild in zijn greep. Ondanks nieuwe technologieën en apparaten die ons leven vergemakkelijken – apps op je smart Phone, stofzuiger, (af)wasmachine, volautomatische grasmaaier – winnen we maar geen tijd om daarin eens te gaan lanterfanten. Zin om eens lekker thuis aan te klooien met het verstand op nul? De conditione humaine, het mens-zijn, wordt niet gekenmerkt door een tekort, zoals Franse filosofen in de jaren zestig meenden, maar door een teveel, een teveel aan mogelijkheden. In dat licht schiet de werkelijkheid tekort. We zullen structureel teleurgesteld en gefrustreerd blijven over de plannen die we niet realiseren, afspraken die we niet nakomen, verwachtingen en ambitie die we niet waarmaken, woorden die we niet in daden vertalen, dromen die bedrog blijken te zijn. Om al onze ambities te kunnen realiseren hebben we vier levens nodig. Nederland heeft collectief het gevoel tijd tekort te hebben en dat gevoel wordt steeds sterker. Het duurt lang eer we ons realiseren dat we onder veel stress leven, want er zijn weinig directe prikkels om het gestreste gedrag te veranderen. Er gaat de nodige tijd voorbij voordat we er echt ziek van worden en we leven nu eenmaal in een cultuur waarin het gewoon of zelfs belangrijk wordt gevonden dat je het druk hebt. Tel alles bij elkaar op en het lijkt bijna onmogelijk om het leven een beetje leuk te houden. In plaats van mee te gaan in de maalstroom, moeten we dus keuzes maken.

Daarom heb ik wat tips voor je verzameld om meer grip op je vrije tijd te krijgen.

  • Creëer overzicht in je activiteiten met een dag- en weekplanning; wat doe je en wanneer?
  • Stel prioriteiten en plan ze in je agenda.
  • Maak duidelijke, realistische, schriftelijke afspraken met jezelf en je eventuele partner en kinderen.
  • Bespreek met je partner (en kinderen) in een ‘weekoverleg’ de lopende en geplande activiteiten.
  • Geniet van de dingen die je doet, leef in het hier en nu.
  • Besteed activiteiten uit die je niet leuk vindt of waar je niet aan toekomt: strijkwerk, de schoonmaak, schilderwerk. Delegeer, controleer en laat los!
  • Kies voor wat jij belangrijk vindt. Stop met het pleasen van anderen.
  • Sta stil aan het eind van de dag en kijk wat je gedaan hebt.
  • Wees lief voor jezelf.
>
Eindelijk stoppen met “Reply all”

“Are monsters real Mommy?
Me: Yes, they are. They’re in my office and they “reply all” on email.”
~ @PinkCamo TO

 

Hanteer deze tip bij het verzenden van een e-mail naar een groep om te voorkomen dat mensen de optie “Allen beantwoorden” gebruiken.

Bovenaan je bericht schrijf je “Antwoord alstublieft alleen aan mij!” Gebruik een groot lettertype zodat het gemakkelijk te zien is. Het is een kleine handeling, maar kan het aantal berichten dat wordt gegenereerd wanneer iemand op de knop “Allen beantwoorden” drukt, aanzienlijk verminderen.

Stop “Allen beantwoorden” in haar basis … krijg meer gedaan!

 

Een beetje hulp nodig om je e-mail onder controle te krijgen? Ik kan helpen. Bel me of stuur me een e-mail.

>

Bekijk hier onze laatste nieuwsbrief

Vul hieronder je naam en e-mailadres in en wij sturen je de eerstvolgende nieuwsbrief toe.


GetOrganized

Walterus Pijnenborghhof 29
5401 XT Uden
T: 06-22661184
E: info@getorganized.nl