DO BETTER,
GET ORGANIZED

~ The early bird catches the worm

Dit gezegde zit bij de meeste van ons in het systeem en wetenschappelijk gezien zijn er bepaalde voordelen aan vroeg wakker worden. Met veel CEO’s die de voordelen aanprijzen van voor 06.00 uur opstaan om hun belangrijkste taken van de dag te volbrengen, krabben veel “nachtbrakers” hun hoofd, zuchten berustend en dwingen zichzelf ongemotiveerd om vroeg naar bed te gaan en wakker te worden om hetzelfde proberen te doen. Maar is dit echt nuttig advies voor degenen die meer geneigd zijn om laat op te blijven? Misschien niet.

Er is een groeiende beweging binnen productiviteitskringen die zich richt op synchroon werken met je persoonlijke bioritme en/of je belangrijkste of meest creatieve werk doen op het moment van de dag dat je van nature op je best bent. Jodi Wehling van People Matters bedacht zelfs de term ‘gouden uren’ om aan te geven dat deze uren moeten worden geïdentificeerd en gezien als kostbare, meest productieve tijd die moet worden beschermd en strategisch moet worden gebruikt. Ikzelf ben de vroege vogel die de worm probeert te vangen, en je zult me elke dag bij het krieken van de dag vinden, kijkend uit naar het aanpakken van mijn to-do’s, allemaal mooi opgesomd in tijdsblokken in mijn schema. Anderen zijn net om 02.00 uur (of later) naar bed gegaan en hebben de ochtenduren nodig om hun rust te voltooien. Weer anderen hebben ontdekt dat hun “gouden uren” tussen de middag zijn, ergens tussen 10.00 uur en 14.00 uur, dus ze zullen semi “uitslapen” en later naar bed gaan dan vroege vogels, maar eerder dan nachtbrakers.

Als je geen vroege vogel bent, slaak je misschien een zucht van verlichting. Natuurlijk moet je werken op basis van wanneer je op je best bent! Het heeft geen zin om jezelf te forceren in een vorm van wat andere “succesvolle” mensen hebben gedaan. En je, ik ben me ervan bewust van niet iedereen deze flexibiliteit heeft.

Toch mooi om dit te onderzoeken. Dus hoe bepaal je welke uren je “golden hours” zijn? Jodi Wehling stelt voor dat je een volledige dag plant zonder vergaderingen of afleiding om te noteren hoe je je voelt gedurende elk uur. Misschien merk je dat je ‘spurts’ van productieve/creatieve uren hebt, bijvoorbeeld ’s ochtends van 9.00 uur tot 10.00 uur, dan’ s middags van 13.00 uur tot 14.00 uur en opnieuw ’s nachts van 7. 00:00 tot 20:00 uur. Of misschien merk je dat je meest productieve uren op een bepaald moment van de dag in een aaneengesloten tijdsblok vallen.

Wat je ook ontdekt, het is belangrijk om na te denken over je huidige werkschema en waar de nodige wijzigingen aan te brengen voor een optimale effectiviteit. Plan vanaf je takenlijst de minder productieve uren met taken die minimale inspanning vergen, zoals het beantwoorden van e-mails, het plannen van vergaderagenda’s of het archiveren van papierwerk, en zorg ervoor dat je de productieve uren gebruikt voor de belangrijkste taken.

Je “gouden uren” nog niet gevonden? Laten we eens praten en kijken of we samen oplossingen kunnen bedenken voor een productiever werkschema.

Kort maar krachtig! Keuze genoeg om je mentale kracht zienderogen te vergroten!

1. Pak energievreters aan 

• kies bewust om iets (niet) te doen
• maak projecten en klussen die maar blijven liggen (samen) af.
• maak conflicten bespreekbaar, los ze op of leg ze naast je neer. (Agree to disagree)
• neem ruimte in. In de vergadering, bij je klant, collega’s of leidinggevende.
• vraag om waardering.
• benoem je wensen hardop.

2. Loslaten: Daar waar je geen invloed op hebt, laat dat los. Dat is iets actiefs en kost moeite, maar er in blijven hangen kost nog veel meer energie.

3. Opladen: Ontspannen, herstellen en je batterij weer opladen. Door slaap, pauzes, bewegen, gezond en op tijd eten, sporten en ontspannen. Mensen neigen bij hoge werkdruk hun batterijopladers over te slaan. Juist dan is het belangrijk!

4. Vergroot je positieve energie. Wat je aandacht geeft groeit. Sta dus bewust stil bij dat wat al goed gaat!
Neem initiatieven om goede dingen te doen. Meer lachen en plezier met collega’s maken. Successen vieren, Prestaties delen. Intervisie organiseren en elkaar goede tips geven.

5. Voeg nieuwe energie toe: Ga nieuwe uitdagingen aan, vergroot je vriendenkring, ontwikkel jezelf, leer van anderen, zoek plezierige uitdagingen. Doe meer zinvolle activiteiten. Deel je passie met anderen.

Bij het thuiswerken is er geen groepsdruk van het traditionele kantoor om de schijn op te houden! Als niemand kijkt, is je bureau dan nog steeds zo netjes als op kantoor? En weet je…. dat hoe je werkplek eruit ziet, bepalend is voor je resultaten?

Zijn al je kantoorbenodigdheden netjes geordend en je bureaublad overzichtelijk? Of heb je overal stapels papieren en plakbriefjes? Heb je onlangs je toetsenbord en andere oppervlakken schoongemaakt? Of heb je een stapel vuile vaat en wikkels van toen je in de lunchpauze en andere koffiemomenten moest doorwerken? Als je merkt dat je bureau een puinhoop is, dan zal dat negatieve invloed hebben op je resultaten en je vertrouwen.

Als thuiswerkende hangt alles van jou af, ook hoe je je zelfbeeld vormgeeft. Hoe zou het zijn om zoiets te zeggen als: “Ik stel hoge eisen aan de kwaliteit van mijn werk”, en dat geloof weerspiegeld zich in het uiterlijk van mijn bureau?

Wanneer je alles opruimt en orde op zaken stelt, kan het handig zijn om deze stappen te doorlopen:

Alle ballast verwijderen en spullen desinfecteren
Begin met alles van je bureau en uit je laden/kasten te halen, zodat je kunt beslissen wat er (fysiek) bewaard moet worden, wat kan worden gedigitaliseerd, wat heeft actie nodig en wat kan worden weggegooid of weggegeven. Het heeft geen zin om dingen te organiseren die je niet meer nodig hebt. Grijp deze kans om alle oppervlakken leeg te maken en te desinfecteren, inclusief beeldscherm, muis, toetsenbord en telefoon. Het gemiddelde bureau heeft ongeveer 400 keer de hoeveelheid bacteriën die je wc-bril heeft! Bah. Het is ook een goed idee om te overwegen om maaltijden/snacks elders te bewaren en eten, zodat je niet te maken krijgt met een stapel borden en kruimels op je werkplek.

Zie je bureau als het middelpunt van je werk Alle dingen die je dagelijks nodig hebt, moeten binnen handbereik zijn. Als je een item niet zo vaak nodig hebt, zou het niet op je bureau moeten staan. De volgende cirkel moeten items zijn die je niet meer dan één keer per week nodig hebt en die je naast je bureau kunt bewaren, zoals in een nabijgelegen archiefkast. De laatste, buitenste ring zijn items die je nodig hebt of wilt houden, maar die je niet snel zult gebruiken. Deze moeten worden opgeborgen in een kast. Het volgen van deze methode zorgt ervoor dat je niet wordt afgeleid door papieren/projecten die je op dit moment niet nodig hebt. Alles moet een duidelijke plek hebben waar je het weer op kan bergen aan het einde van de voltooide taak of werkdag.

Verwerk papier/post dagelijks
Dagelijks inkomende post lezen, verwerken, archiveren/digitaliseren of weggooien. Investeer in een goede papiervernietiger en prullenbak. Stel jezelf tot doel om papier maar één keer in je handen te nemen.

Elke dag voordat je je werkplek verlaat, maak je je klaar voor de volgende dag. Leg items die je hebt gebruikt terug op hun plek, raadpleeg je agenda om ervoor te zorgen dat klaarligt wat je nodig hebt voor het werk de volgende dag.

Volg de bovenstaande stappen en met een duidelijke reeks doelen en een effectieve takenlijst, garandeer ik je dat je je energieker en gemotiveerder zult voelen. Als je klaar bent voor de volgende stap in het ondernemen van actie in de richting van je doelen, overweeg dan om me te bellen, zodat we ervoor kunnen zorgen dat je nog effectiever ter werk gaat.

Heb je veel te doen? Heb je het gevoel dat je niet efficiënt genoeg werkt? Als dit het geval is, dan heb je ongetwijfeld heel wat stress. Het kan helpen om dan het werk (en leven) wat beter te organiseren. Met een goede planning kun je wat meer tijd besteden aan andere taken. Onderstaand vind je tips om efficiënter te gaan werken en de stress te verlichten.

Plan alles wat je wil doen.
Het is belangrijk dat je zowel je professionele als privé activiteiten plant. Maak voordat je de werkplek ’s avonds verlaat, je actielijst voor de volgende dag. Op die manier blijven al die actiepunten niet in je hoofd hangen en bovendien begin je de volgende dag op kantoor productief.

Bepaal prioriteiten.
Voer taken niet zomaar uit in de volgorde waarin je ze ontvangen hebt. Begin eerst met het belangrijkste werk, op die manier zul je niet plotseling geconfronteerd worden met een niet afgemaakt dossier of project. Loop de takenlijst door en rangschik jouw to-do-list op belangrijkheid en dringendheid van elk taak.

Stel haalbare doelstellingen voorop.
Zorg voor een realistische planning. Plan voldoende tijd, met een kleine marge, zodat je niet in tijdnood komt. Als er tussendoor nog taken zijn die snel afgehandeld moeten worden dan komt het andere werk niet in gevaar. Bovendien zul je niet alleen jezelf, maar ook je collega’s, verbazen als je een project voor de afgesproken deadline aanlevert.

Stem je werk af op je eigen ritme
Ieder mens heeft een eigen werkritme. Sommigen mensen kunnen zich bijvoorbeeld beter ’s ochtends concentreren, terwijl anderen eerder ’s avonds op hun gemak voelen. Stem de planning van moeilijke taken dan ook op je eigen ritme af. Reserveer minder productieve momenten voor de uitvoering van gemakkelijkere taken.

Sorteer en gooi weg.
We worden bedolven onder fysieke en digitale informatie en hebben altijd een volle mailbox. Je kunt heel wat tijd besparen door regelmatig zaken te sorteren. Vaak zijn mensen lang bezig met het zoeken naar documenten en/of e-mailberichten. Verwijder documenten die je niet langer nodig hebt dus meteen. Andere documenten kun je praktisch opslaan.

Ruim je bureau op.
Een opgeruimd bureau kan je heel wat tijd besparen. Probeer elke dag tijd te nemen om je bureau even op te ruimen.

Delegeer en durf nee zeggen.
Delegeer overige taken waar je geen tijd voor hebt. Om dit goed te laten verlopen is het van belang dat er een goede communicatie is tussen collega’s. Vraag daarom hulp van collega’s, misschien mis je een voor de hand liggende oplossing. Wees aan de andere kant ook niet bang om opdrachten te weigeren die niet thuishoren in je takenpakket.

Gebruik tools.
Mocht je er niet in slagen om je werktijd efficiënt te beheren, dan kun je nog altijd gebruik maken van een aantal handige tools. Naast bijvoorbeeld Outlook agenda, zijn er nog veel meer softwarepakketten die je kunt gebruiken om taken in te plannen.

Je werk beter organiseren is niet zo moeilijk en je wint er veel tijd mee! Een goede planning zorgt voor heel wat minder stress en je kunt meer tijd doorbrengen met familie en vrienden. Werktijd beter beheren is dus essentieel om een beter evenwicht te krijgen tussen werk en privé.