DO BETTER,
GET ORGANIZED

1  Begin bij je eigen bureau

2  Rubriceer niet te vroeg

3  Maak een ‘steun en toeverlaat’-laatje

4  Leer de kunst van het weggooien

5  Blijf gedisciplineerd

Organiseren is het beste middel tegen stress. Met een opgeruimde werkplek en computer krijg je meer grip op je werk. Het eerste wat ik doe is samen het bureau opschonen. Voor veel mensen is dat een heuse ontdekkingsreis.

Tijdens het opruimen ontstaan veel verschillende stapeltje. Die moeten die dag allemaal een plek krijgen. Het is daarbij af te raden vooraf rubrieken te maken. Veel beter is het de stapels te laten bepalen welke thema’s ontstaan. In een volgende fase zoeken we naar een geschikte plaats om de spullen en informatie op te bergen. Daarbij hanteren we de vuistregel: hoe vaker je het nodig hebt, hoe dichter het bij je komt te staan.

Heb je een fysieke werkplek, reserveer een bureaulade voor zaken die je elke dag nodig hebt. Dat wordt je steun en toeverlaat -laatje. Heb je geen fysieke werkplek dan kan dat een bakje zijn, dat je na het werken weer opbergt.

Bij het schoon schip maken is het belangrijk dat je de de kunst van het weggooien eigen maakt. Bij veel mensen genereert dat een oer-angst: “Wie weet heb ik het nog eens nodig”, zie je ze denken. Als je ze zelf laat opruimen, verschuiven ze de stapels gewoon van links naar rechts. Ik leer om van elk voorwerp de functie te motiveren. Het grappige is dat dan het hek echte van de dam is. Vaak verdwijnt de helft naar de papierversnipperaar. Met de digitale informatie en alle andere spullen in de ruimte zie je hetzelfde.

Wil je na de sessie niet in oude fouten vervallen dan is discipline vereist. Op een leeg bureau wordt niet zo snel een ongeleid dossier neergesmeten en goed filteren wat digitaal binnen komt, houd je computer op orde. Zo word je niet weer het vuilnisvat van de afdeling.

Pak je ooit iets om te gebruiken …

–       een document uit een order

–       perforator

–       een boek van een plank

–       iets – wat uit een lade

… je gebruik het en vervolgens plaats je het niet terug?

Weet je, gewoon omdat je de tijd niet hebt om het terug te plaatsen.

Vervolgens zoek je weer iets – misschien een document, een perforator, een boek of iets – in de stapels spullen en papieren die veroorzaakt zijn omdat je de tijd niet had om het direct weer terug op te bergen.

Een grappige paradox van het leven:

Waarom nemen we altijd de tijd om te zoeken en nemen we niet altijd de tijd om iets op te bergen?

Laat spullen en papieren niet los, daar waar je het gebruikt hebt, maar berg het daarna meteen weer op. Het kost je slechts enkele seconden om dit te doen en je bespaart jezelf enorm veel tijd naar het zoeken hiervan in de toekomst.

Alles wat je lukt om op orde te houden, behoed je voor veel zoektijd en frustraties. Geef het een kans en je zult merken wat het je aan tijd gaat opleveren.

Dus berg je document, perforator of boek of wat dan ook op – nu meteen.

~ The early bird catches the worm

Dit gezegde zit bij de meeste van ons in het systeem en wetenschappelijk gezien zijn er bepaalde voordelen aan vroeg wakker worden. Met veel CEO’s die de voordelen aanprijzen van voor 06.00 uur opstaan om hun belangrijkste taken van de dag te volbrengen, krabben veel “nachtbrakers” hun hoofd, zuchten berustend en dwingen zichzelf ongemotiveerd om vroeg naar bed te gaan en wakker te worden om hetzelfde proberen te doen. Maar is dit echt nuttig advies voor degenen die meer geneigd zijn om laat op te blijven? Misschien niet.

Er is een groeiende beweging binnen productiviteitskringen die zich richt op synchroon werken met je persoonlijke bioritme en/of je belangrijkste of meest creatieve werk doen op het moment van de dag dat je van nature op je best bent. Jodi Wehling van People Matters bedacht zelfs de term ‘gouden uren’ om aan te geven dat deze uren moeten worden geïdentificeerd en gezien als kostbare, meest productieve tijd die moet worden beschermd en strategisch moet worden gebruikt. Ikzelf ben de vroege vogel die de worm probeert te vangen, en je zult me elke dag bij het krieken van de dag vinden, kijkend uit naar het aanpakken van mijn to-do’s, allemaal mooi opgesomd in tijdsblokken in mijn schema. Anderen zijn net om 02.00 uur (of later) naar bed gegaan en hebben de ochtenduren nodig om hun rust te voltooien. Weer anderen hebben ontdekt dat hun “gouden uren” tussen de middag zijn, ergens tussen 10.00 uur en 14.00 uur, dus ze zullen semi “uitslapen” en later naar bed gaan dan vroege vogels, maar eerder dan nachtbrakers.

Als je geen vroege vogel bent, slaak je misschien een zucht van verlichting. Natuurlijk moet je werken op basis van wanneer je op je best bent! Het heeft geen zin om jezelf te forceren in een vorm van wat andere “succesvolle” mensen hebben gedaan. En je, ik ben me ervan bewust van niet iedereen deze flexibiliteit heeft.

Toch mooi om dit te onderzoeken. Dus hoe bepaal je welke uren je “golden hours” zijn? Jodi Wehling stelt voor dat je een volledige dag plant zonder vergaderingen of afleiding om te noteren hoe je je voelt gedurende elk uur. Misschien merk je dat je ‘spurts’ van productieve/creatieve uren hebt, bijvoorbeeld ’s ochtends van 9.00 uur tot 10.00 uur, dan’ s middags van 13.00 uur tot 14.00 uur en opnieuw ’s nachts van 7. 00:00 tot 20:00 uur. Of misschien merk je dat je meest productieve uren op een bepaald moment van de dag in een aaneengesloten tijdsblok vallen.

Wat je ook ontdekt, het is belangrijk om na te denken over je huidige werkschema en waar de nodige wijzigingen aan te brengen voor een optimale effectiviteit. Plan vanaf je takenlijst de minder productieve uren met taken die minimale inspanning vergen, zoals het beantwoorden van e-mails, het plannen van vergaderagenda’s of het archiveren van papierwerk, en zorg ervoor dat je de productieve uren gebruikt voor de belangrijkste taken.

Je “gouden uren” nog niet gevonden? Laten we eens praten en kijken of we samen oplossingen kunnen bedenken voor een productiever werkschema.

Kort maar krachtig! Keuze genoeg om je mentale kracht zienderogen te vergroten!

1. Pak energievreters aan 

• kies bewust om iets (niet) te doen
• maak projecten en klussen die maar blijven liggen (samen) af.
• maak conflicten bespreekbaar, los ze op of leg ze naast je neer. (Agree to disagree)
• neem ruimte in. In de vergadering, bij je klant, collega’s of leidinggevende.
• vraag om waardering.
• benoem je wensen hardop.

2. Loslaten: Daar waar je geen invloed op hebt, laat dat los. Dat is iets actiefs en kost moeite, maar er in blijven hangen kost nog veel meer energie.

3. Opladen: Ontspannen, herstellen en je batterij weer opladen. Door slaap, pauzes, bewegen, gezond en op tijd eten, sporten en ontspannen. Mensen neigen bij hoge werkdruk hun batterijopladers over te slaan. Juist dan is het belangrijk!

4. Vergroot je positieve energie. Wat je aandacht geeft groeit. Sta dus bewust stil bij dat wat al goed gaat!
Neem initiatieven om goede dingen te doen. Meer lachen en plezier met collega’s maken. Successen vieren, Prestaties delen. Intervisie organiseren en elkaar goede tips geven.

5. Voeg nieuwe energie toe: Ga nieuwe uitdagingen aan, vergroot je vriendenkring, ontwikkel jezelf, leer van anderen, zoek plezierige uitdagingen. Doe meer zinvolle activiteiten. Deel je passie met anderen.