Berichten

Je werk beter organiseren

Heb je veel te doen? Heb je het gevoel dat je niet efficiënt genoeg werkt? Als dit het geval is, dan heb je ongetwijfeld heel wat stress. Het kan helpen om dan het werk (en leven) wat beter te organiseren. Met een goede planning kun je wat meer tijd besteden aan andere taken. Onderstaand vind je tips om efficiënter te gaan werken en de stress te verlichten.

Plan alles wat je wil doen.
Het is belangrijk dat je zowel je professionele als privé activiteiten plant. Maak voordat je de werkplek ’s avonds verlaat, je actielijst voor de volgende dag. Op die manier blijven al die actiepunten niet in je hoofd hangen en bovendien begin je de volgende dag op kantoor productief.

Bepaal prioriteiten.
Voer taken niet zomaar uit in de volgorde waarin je ze ontvangen hebt. Begin eerst met het belangrijkste werk, op die manier zul je niet plotseling geconfronteerd worden met een niet afgemaakt dossier of project. Loop de takenlijst door en rangschik jouw to-do-list op belangrijkheid en dringendheid van elk taak.

Stel haalbare doelstellingen voorop.
Zorg voor een realistische planning. Plan voldoende tijd, met een kleine marge, zodat je niet in tijdnood komt. Als er tussendoor nog taken zijn die snel afgehandeld moeten worden dan komt het andere werk niet in gevaar. Bovendien zul je niet alleen jezelf, maar ook je collega’s, verbazen als je een project voor de afgesproken deadline aanlevert.

Stem je werk af op je eigen ritme
Ieder mens heeft een eigen werkritme. Sommigen mensen kunnen zich bijvoorbeeld beter ’s ochtends concentreren, terwijl anderen eerder ’s avonds op hun gemak voelen. Stem de planning van moeilijke taken dan ook op je eigen ritme af. Reserveer minder productieve momenten voor de uitvoering van gemakkelijkere taken.

Sorteer en gooi weg.
We worden bedolven onder fysieke en digitale informatie en hebben altijd een volle mailbox. Je kunt heel wat tijd besparen door regelmatig zaken te sorteren. Vaak zijn mensen lang bezig met het zoeken naar documenten en/of e-mailberichten. Verwijder documenten die je niet langer nodig hebt dus meteen. Andere documenten kun je praktisch opslaan.

Ruim je bureau op.
Een opgeruimd bureau kan je heel wat tijd besparen. Probeer elke dag tijd te nemen om je bureau even op te ruimen.

Delegeer en durf nee zeggen.
Delegeer overige taken waar je geen tijd voor hebt. Om dit goed te laten verlopen is het van belang dat er een goede communicatie is tussen collega’s. Vraag daarom hulp van collega’s, misschien mis je een voor de hand liggende oplossing. Wees aan de andere kant ook niet bang om opdrachten te weigeren die niet thuishoren in je takenpakket.

Gebruik tools.
Mocht je er niet in slagen om je werktijd efficiënt te beheren, dan kun je nog altijd gebruik maken van een aantal handige tools. Naast bijvoorbeeld Outlook agenda, zijn er nog veel meer softwarepakketten die je kunt gebruiken om taken in te plannen.

Je werk beter organiseren is niet zo moeilijk en je wint er veel tijd mee! Een goede planning zorgt voor heel wat minder stress en je kunt meer tijd doorbrengen met familie en vrienden. Werktijd beter beheren is dus essentieel om een beter evenwicht te krijgen tussen werk en privé.

>
Afkicken van brandjes blussen

Voel je je gestrest omdat je de hele dag bezig bent met ‘brandjes blussen’? Je hebt ’s ochtends je tas nog niet neergezet of de eerste collega klopt al aan de deur met een vraag. Voordat je je mailbox kunt openen heb je al drie mensen te woord gestaan. De telefoon rinkelt, e-mails met uitroeptekens vullen je scherm en je manager vertelt dat er een spoedoverleg is ingepland, OVER VIJF MINUTEN!!! Hoe komt een mens nog toe aan zijn eigen werk?

Iets meer ademruimte
Als je niet meer afgericht staat om op elk brandje subiet in de houding te schieten, wordt je werk weer leefbaar. Stel je bijvoorbeeld voor dat je elke dag tussen 10 en 12 uur goed en geconcentreerd door kunt werken. En dat je ergens in de middag altijd nog wel een kwartiertje hebt om het slagveld te overzien en prioriteiten bij te stellen. Dan weet je tenminste zeker dat je elke dag ook iets gedaan krijgt wat op je eigen takenlijst stond. En dat je niet alleen continu die dingen doet, die bij iemand anders op z’n lijstje staan.

Geen tijd om na te denken over de oorzaken
Mensen die vastzitten in alleen maar ‘brandjes blussen’, komen snel in een vicieuze cirkel terecht. Je kunt zo opgeslokt worden door crisisacties dat je er niet meer aan toekomt om na te denken over wat de onderliggende oorzaken van de ‘brandjes’ zijn. Is de planning wel reëel? Functioneert die medewerker wel? Is de kwaliteit van de aangeleverde producten wel goed genoeg? Heb je misschien teveel werk voor één persoon? Als je niet aan een lange termijn oplossing werkt, zullen er elke dag weer nieuwe ‘brandjes’ zijn totdat je tegen je pensioen trots de sleutel van je kantoor overhandigt aan de volgende brandweerman of brandweervrouw. Als je dat pensioen dan wel haalt, natuurlijk.

Meer controle over je tijd
Hoe krijg je weer meer grip op je tijd?
Het is bijvoorbeeld kwart over vier ’s middags en je bent net zeven minuten aan het werk aan het meerjarenplan. Eén van je medewerkers staat aan je bureau met de vraag of je nog even wilt kijken naar de offerte die vandaag nog de deur uit moet. Wat doe je?

Wat je nu meteen kunt doen
1. Schrijf op waar je mee bezig was. Bedenk bijvoorbeeld de eerste actie die je moet doen als je weer verder kunt. Dan pak je zo meteen de draad weer makkelijker op. Het is een soort boekenlegger voor je werk.
2. Zeg niet meteen ja of nee. Dat is de grote valkuil als je geneigd bent ‘brandjes te blussen’. Meteen in actie komen. Stop daarmee. Schrijf de vraag op en zeg dat je er zo meteen op terug komt. En doe dat dan ook.
3. Neem twee, drie, of vijf minuten de tijd om te bedenken of je hier nu iets mee wilt:
▪ Moet dit à la minute gebeuren of kan dit wachten? Al laat je het maar een half uur liggen. Dat kan al helpen om echt verder te komen met je meerjarenplan.
▪ Pak je takenlijst erbij. Hoe urgent is dit in vergelijking met de andere taken op je lijst? Weegt het echt zwaarder dan alle andere dingen waar je deze week toch ook al niet aan toekomt?
▪ Kan je manager of collega het op een andere manier oplossen?
▪ Is er iemand anders die dit voor je kan doen?
Beslis dan pas wat je gaat antwoorden.
4. Ga twee keer per dag een uur ergens anders werken of blijf een dag thuis om te werken. Als je niet bereikbaar bent kan dat je collega’s dwingen om de urgente zaken op een andere manier op te lossen.

Hoe je ‘brandjes’ structureel kunt bestrijden
▪ Houd een simpel logboek bij van alle ‘brandjes’ die op een dag voorbij komen. Dat geeft je inzicht in welke dingen acuut aandacht nodig hebben. Zorg dat je zo’n logboek makkelijk bij kunt houden, dan is de kans groter dat je het volhoudt. Pak bijvoorbeeld een schrijfblok en een pen en schrijf steeds in één of twee steekwoorden de ‘brandjes’ op die voorbij komen.
▪ Categoriseer je logboek. Neem aan het eind van de dag vijf minuten de tijd om je logboek te bekijken. Cluster de ‘brandjes’ die met elkaar te maken hebben. Op die manier ontdek je misschien een patroon. Als alle problemen bij één afdeling vandaan komen, weet waar je moet zijn om aan een structurele oplossing te werken.
▪ Bedenk als je naar huis rijdt hoe je voortaan ‘brandjes’ kunt voorkomen. Om de onderliggende oorzaak van de brandjes te ontdekken heb je tijd nodig om te analyseren wat er gebeurt. Tijdens een drukke werkdag kom je daar misschien niet aan toe. De tijd dat je naar huis rijdt zou misschien wel een goed moment kunnen zijn om dat te doen.
▪ Deze tips zullen het probleem natuurlijk niet helemaal voor je oplossen. Maar misschien helpen ze je wel om een klein beetje meer controle over je werk te krijgen. En dat zou maar net genoeg kunnen zijn om iets te bedenken waarmee je wèl structureel de ‘brandjes’ je werk uit krijgt.

Wil je afkicken van ‘brandjes blussen’? Pak dan nu pen en papier en schrijf in steekwoorden de brandjes op die er vandaag al langs zijn gekomen.

>
Oorzaken van Burn-out

Burn-out op het werk neemt toe, blijkt uit verschillende onderzoeken. Mensen voelen zich emotioneel uitgeput, onthecht van hun werk en collega’s, minder productief en effectief. Hierdoor hebben ze meer kans op gezondheidsproblemen. Werkgevers moeten ophouden werknemers de schuld te geven van het feit dat ze niet veerkrachtig genoeg zijn, en in plaats daarvan het beleid en de cultuur op de werkplek die burn-out veroorzaakt veranderen.

Als je het burn-outprobleem wilt aanpakken, is de eerste stap dit erkennen: burn-out gaat over je organisatie, niet je mensen. Yoga, vakantie, wellness- en meditatie-apps kunnen mensen helpen zich beter en gezonder te voelen. Maar als het gaat om het voorkomen van burn-out, is het gevaarlijk om te suggereren dat deze hulpmiddelen de remedie zijn.

Het lukt beter burn-out aan te pakken als we de tekenen van burn-out herkennen, de oorzaken ervan begrijpen en stappen ondernemen om het bij de kern aan te pakken. Alleen zo maken we werk echt gezond, productief en plezierig, zoals het bedoeld was.

Wat organisaties niet moeten doen?
Door te begrijpen wat de oorzaak van burn-out is, kunnen organisaties beleid beter afstemmen op de behoeften van de medewerkers. Maar al te vaak proberen werkgevers eenvoudige oplossingen aan te bieden zonder iets wezenlijks te veranderen.

Extra’s voor werknemers (gratis maaltijden en training) kan bijvoorbeeld averechts werken, omdat mensen te lang op het werk blijven en daardoor het samenzijn met vrienden en familie mislopen. Het aanbieden van vakantie betekent niets als mensen het gevoel hebben dat ze het werk niet aankunnen of, erger nog, terugkeren naar een enorme achterstand aan werk nadat ze weg zijn geweest. Gedwongen teambuilding of uitjes die bedoeld zijn om sociale banden op het werk op te bouwen, kunnen ook een extra druk worden als ze de privé tijd van de werknemer wegnemen.

Oorzaken van burn-out – en hoe ze op te lossen?
Burn-out is een complex geheel van gewoontes en beleid op de werkplek, sommige al generaties lang ingebouwd, die ons teisteren.

Er is een goede basis nodig om medewerkers te laten gedijen op het werk. Naar waarde betalen (en op tijd), ervoor zorgen dat ze fysiek en mentaal veilig zijn en het verstrekken van de tools en middelen die nodig zijn het werk te doen. Het betekent ook dat iedereen er zeker van moet zijn dat discriminerende praktijken geen deel uitmaken van de bedrijfscultuur.

Daarnaast zijn er zes hoofdredenen waarom mensen op het werk vaak een burn-out hebben:

1. Werkdruk.
Overwerk is een belangrijke oorzaak van burn-out. Te veel uren werken is de oorzaak voor de dood van miljoenen mensen per jaar, waarschijnlijk omdat overwerk mensen leidt tot gewichtsverlies, lichaamspijn, uitputting, hoge niveaus van cortisol, slaapverlies en meer.

2. Controle en kritiek.
Studies tonen aan dat autonomie op het werk belangrijk is voor het welzijn. Toch vallen veel werkgevers terug op het volgen van elke stap van hun werknemers, het controleren van productieve uren en kritiek. In plaats daarvan is het belangrijk om werknemers een gevoel van autonomie te geven door afstand te nemen en meer als coach op te treden.

3. Gebrek aan beloning of erkenning.
Naar waarde betalen is een belangrijke manier om te belonen voor werk. Maar dat geldt ook voor het uitspreken naar mensen dat hun inspanningen ertoe doen. Als we elkaar niet erkennen, zowel als collega’s als leiders, verliezen we ons gevoel van waarde voor de grotere missie van de organisatie en onszelf.

4. Slechte relaties 
Het hebben van een gevoel van verbondenheid is noodzakelijk voor je welzijn. Dit geldt zowel op het werk als in het leven. Werknemers die fijne contacten op het werk hebben, scoren hogere niveaus van gezondheid, ook al ervaren ze dezelfde werkstress. Het tegenovergestelde is helaas ook waar: slechte relaties op het werk kunnen leiden tot burn-out.

5. Gebrek aan eerlijkheid.
Oneerlijke behandeling omvat vooringenomenheid, vriendjespolitiek, afstraffing door een collega of supervisor en oneerlijke compensatie en/of bedrijfsbeleid. Wanneer mensen onrechtvaardig worden behandeld, hebben ze kans op een burn-out en om ziek te worden.

6. Waarden komen niet overeen.
Iemand aannemen wiens waarden en doelen niet in overeenstemming zijn met de waarden en doelen van de cultuur van de organisatie, kan leiden tot een lagere tevredenheid en een negatieve invloed hebben op de gezondheid. De kans is groot dat iemand die niet deelt in de missie van de organisatie minder tevreden en productief zal zijn. Organisaties die waarden duidelijk communiceren en ernaar streven hun missie te vervullen, hebben meer kans op tevreden medewerkers.

De rol van individuen bij burn-out
Hoewel organisaties veel kunnen doen om burn-out te voorkomen door vriendelijk, attent beleid op de werkplek te implementeren en de cultuur te verbeteren, spelen individuen zelf ook een rol. Het is belangrijk om te begrijpen wat de burn-out veroorzaakt en te proberen deze te verlichten om jezelf gelukkig te houden op het werk.

Hoewel werknemers uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor hun eigen geluk, is het de verantwoordelijkheid van de werkgever voorwaarden te scheppen die geluk ondersteunen en niet tegenwerken.

 

Bron: Berkeley University en boek The Burnout Epidemic The Rise of Chronic Stress and How We Can Fix It

>
Voorbij vinden wat je zoekt

Ben je voortdurend op zoek naar belangrijke documenten? Besteedt je meer tijd aan het zoeken naar je favoriete pen dan aan het gebruik ervan? Is het bureau omschrijven als “rommelig” zelfs zacht uitgedrukt?

No worries… Je bent geen uitzondering. Ben je wel bewust van de invloed die het op je kan hebben. In een onderzoek (USA) uit 2011 zag 90 procent van de werknemers rommel zelfs als een negatief effect op hun motivatie, productiviteit en algemeen geluk.

De belangrijkste boodschap hier is: het opruimen van je werkplek is meer dan alleen kunnen vinden wat je zoekt.

Je denkt misschien dat het geen probleem is om af en toe naar een fysiek of digitaal document te zoeken. Onderzoeken tonen aan dat als we alle tijd die we besteden aan het zoeken naar zoekgeraakte dingen bij elkaar optellen, we gemiddeld een hele werkweek per jaar verspillen. En al die verloren productiviteit betekent verloren geld.

Dus opruimen kan de productiviteit aanzienlijk verbeteren, maar een opgeruimde werkplek heeft ook andere, meer persoonlijke voordelen.

Het klinkt misschien niet helemaal eerlijk, maar mensen die netjes en goed georganiseerd werken, worden door hun omgeving in een beter daglicht gezien. Die professionele uitstraling, zal je zelfrespect en motivatie een boost geven. Dat leidt weer tot meer werkplezier en nog betere resultaten.

Dat klinkt misschien als een goede reden om je werkplek te organiseren, maar het is belangrijk om dit vanuit de juiste intentie te doen. Wanneer we onze werkplek er enkel voor het oog netjes uit laten zien, omdat het opgedragen wordt, dan is het waarschijnlijk slechts een kwestie van tijd voordat de rommel weer verschijnt.

Degene die met me hebben gewerkt, weten dat het gaat over jezelf opnieuw afstemmen op je doelen van werk en leven. Het gaat dus niet alleen om efficiënter of productiever zijn. Wanneer dit werkelijk lukt, zal je opgeruimde werkplek de plek zijn waar doelen en ambities tot leven komen. Dit is de reden waarom mensen, die met me samen hebben gewerkt, lang nadat ze hun eerste wijzigingen hebben aangebracht, een opgeruimde omgeving zullen blijven behouden.

>
Grip op je e-mail

Met het ontvangen van zo’n 50 tot 100 e-mails per dag, ontvang je al gauw honderden e-mails per week. Als je dat even niet bijhoudt of als je op vakantie bent geweest is dat snel een onoverzichtelijke lijst. Al vanaf 15 e-mails in je inbox verlies je overzicht op berichten. Tijd dus om schoon schip te maken.

De AAA-regel
Bij elke ontvangen e-mailbericht sta je voor de keuze wat je er mee wilt doen. Gelukkig is het aantal beschikbare keuzes beperkt. Er zijn maar drie mogelijkheden. Bedenk bij elk ontvangen e-mailbericht welke optie passend is:
– Archief – e-mail die je wilt bewaren sla je op in de juiste map
– Actie – taken organiseer je in je takenlijst of agenda
– Afdanken – (deleten) overige e-mails kunnen worden verwijderd
Deze vuistregel heet de AAA-regel en is door de drie a’s makkelijk te onthouden!

Nu de volle inbox aanpakken
Zo pak je stap voor stap je inbox vol e-mails aan:

1) Met berichten ouder dan twee weken hoef je waarschijnlijk niets meer te doen. Selecteer alle berichten ouder dan twee weken en sleep ze naar de map Archief of maak voor deze opruimactie een map ‘Oude inbox’. In deze map kun je alle berichten weer terug vinden, mocht dat nodig zijn.
– Klik op Ontvangen om de oudste berichten bovenaan in de inbox te plaatsen.
– Selecteer het bovenste bericht.
– Scroll naar beneden naar een bericht van twee weken geleden.
– Houd SHIFT ingedrukt terwijl je dit bericht aanklikt.
– Nu zijn alle berichten ouder dan twee weken geselecteerd en kun je ze naar de juiste map slepen.

2) De overgebleven berichten in de inbox zul je handmatig moeten opruimen. Hierbij kan het prettig zijn om het leesvenster aan te zetten. Hierdoor hoef je niet elk bericht te openen om de inhoud te kunnen zien, maar zie je direct de tekst van het bericht. In het menu ga je naar Beeld > Leesvenster > kies voor Rechts of Onder

3) In het postvak IN staan de berichten normaal gesproken geselecteerd op Ontvangen. Door te spelen met de weergavebalk (de blauwe balk bovenin de inbox) kunnen de berichten handig worden gesorteerd op Van of Onderwerp. Zo kun je gemakkelijk alle berichten van één afzender of met één onderwerp bij elkaar zetten, selecteren en verwerken. Zo selecteer je in één keer bv alle berichten van Facebook, een collega of over een bepaald onderwerp.
Misschien vind je het handig om hierbij het ‘Weergeven in groepen’ aan te zetten. Hierdoor krijgt je Postvak diverse kopjes met daartussen lege regels (bijvoorbeeld: Datum: vandaag; Datum: gisteren, enz.). Dit maakt de lijst soms beter leesbaar. Ga in het hoofdmenu naar Beeld > Rangschikken op en vink Weergeven in groepen aan.

4) De resterende berichten zul je stuk voor stuk moeten doorlopen. Gebruik daarbij de AAA-regel.

>
Hoe breng je structuur in je dag?

Ook al is er licht aan het einde van de pandemietunnel, toch heerst er nog steeds chronische stress. Degenen onder ons die het geluk hebben een baan te hebben, werken harder dan ooit; uit een analyse van 3,1 miljoen e-mails van mensen bleek dat lockdown de duur van de gemiddelde werkdag met bijna een uur verlengde.

Door de wijdverbreide onzekerheid kunnen we ons moeilijk concentreren. Door gebrek aan focus duurt alles langer, en dus werken we meer, maar bereiken we minder. Gelukkig zijn er effectievere strategieën om met angst en uitputting om te gaan dan onszelf ervan te overtuigen dat we weten wat er gaat komen.

Ironisch genoeg is een van die strategieën plannen. Ook al blijken onze plannen onwerkbaar te zijn, het planningsproces is onmisbaar. Planning schept context en geeft structuur aan onze dagelijkse activiteiten. Het geeft ons een solide basis om ons aan te passen aan een nieuwe en ongeplande toekomst.

Dit is hoe je meer structuur, meer tijd en meer resultaat behaalt:

Stap 1: Laat jouw prioriteiten leiden
Als de toekomst onzeker is, moeten onze prioriteiten altijd voor ons duidelijk zijn. Anders richten we ons op taken die misschien prioriteiten zijn voor anderen maar niet voor ons, of die misschien gemakkelijk te doen zijn, maar niet zo belangrijk. Zonder duidelijke prioriteiten worden we vaak overweldigd door alles wat er te doen is. Om dat te voorkomen, moeten we beslissen over onze topprioriteiten en vervolgens 95% van onze tijd besteden aan alleen die activiteiten, waarbij we zoveel mogelijk ‘nee’ zeggen tegen al het andere.

Stap 2: Creëer structuur voor jezelf
Een belangrijke sleutel tot zowel productiviteit als stabiliteit in deze waanzinnige tijd is om structuur voor jezelf te creëren. Als je vanuit huis werkt maar het kantoor mist (of zelfs het woon-werkverkeer), mis je misschien de structuur die de werkplek vroeger bood: een duidelijk begin en einde van de werkdag, ingebouwde pauzes, tijd om te socializen. Als de dagelijkse routine waar je tijdens de pandemie in terecht bent gekomen niet voor je werkt, maak er dan een die dat wel doet.

Stap 3: Gebruik timeboxing
Ik houd wel online agenda’s en takenlijsten bij, maar ik plan het liefst elke dag elke ochtend op papier. Dat lijkt misschien overbodig, maar het helpt me duidelijk te zien wat mijn prioriteiten voor die dag zijn, en het geeft me de structuur die ik nodig heb om mezelf gefocust te houden.

Als je een bepaalde dag plant, begin je met het toevoegen van vergaderingen en afspraken aan je planning. Zo kun je zien hoeveel tijd je hebt voor projecten en taken. Blokkeer vervolgens tijd voor jouw taken met de hoogste prioriteit. Dit is een tijdmanagementtechniek die timeboxing wordt genoemd.

Geef vervolgens tijd in je agenda aan voor kleinere soorten taken. Wat ik “actie-items” noem, zijn taken die elk ongeveer 20 minuten duren; als ik een open uur heb, weet ik dat ik er drie van mijn lijst kan schrappen. “Snelle taken” duren ongeveer vijf minuten; als ik een half uur heb, kan ik er ongeveer vijf doen. Het op deze manier groeperen van vergelijkbare taken wordt “task-batching” genoemd, en het zorgt voor extra efficiëntie.

Nu, relax
Ben je ooit wakker geworden door zorgen over een onafgemaakt project, een e-mail die je bent vergeten te verzenden of een vergadering die je niet had kunnen plannen? Slepende to-do-items putten onze energie uit en onderbreken onze focus (en soms onze slaap). Het blijkt dat we onze hersenen gewoon moeten vertellen wanneer we zullen doen wat we moeten doen, zodat ze ons niet blijven lastig vallen.

Onderzoekers dachten vroeger dat dit piekeren over to-do’s onze onbewuste geest was die dingen voor elkaar probeerde te krijgen door ons eraan te herinneren aan wat we nog moesten doen. De overtuiging was dat de herinneringen – of afleidende gedachten en zorgen – zouden blijven bestaan ​​totdat de taak was voltooid.

Maar onderzoek suggereert dat het simpelweg maken van een plan om met een onafgemaakte taak om te gaan een enorm verschil maakt in ons vermogen om ons te concentreren. Het gaat er niet zozeer om te weten wat er moet gebeuren, maar om te beslissen wanneer je het moet doen. Als we niet weten wanneer en hoe we de dingen op onze takenlijst zullen afmaken, dwalen onze gedachten meestal af van onze huidige taak naar onze ongedaan gemaakte taken; dit wordt het ‘Zeigarnik-effect’ genoemd. Het blijkt dat ons onderbewustzijn ons niet per se zeurt om die ongedaan gemaakte taak nu uit te voeren, maar eerder om een ​​plan te maken voor wanneer we de taak gaan afhandelen.

Hiervoor kun je een taak in je agenda plannen of op je actielijst plaatsen. Dit is alles, zo lijkt het, dat onze hersenen de taak kunnen loslaten.

Als we geen structuur, prioriteiten en een plan hebben, nemen afleidingen het onvermijdelijk over. Andere mensen (en e-mail) dicteren onze takenlijsten. Dus in plaats van een eindeloze to-do lijst bij te houden met dingen die je echt (echt!) hoopt ​​te bereiken op een bepaalde dag of week, kan dit eenvoudige systeem je helpen om elke dag te beginnen met een concreet plan voor waar je aan gaat werken en wanneer.Klik hier voor het downloaden van een handige gratis planner.

Je hoeft dan niet constant keuzes te maken over waar je jezelf op wilt concentreren: volg gewoon je schema.

>
Handige Outlook Tips

Je e-mail gemakkelijk en snel verwerken, gaat het beste als je de mogelijkheden van Outlook optimaal benut. Outlook heeft veel handige functies, maar je moet ze maar net even kennen. Hierbij een paar voor je op een rijtje.

Maak je takenlijst zichtbaar onder je agenda
Het toppunt van overzicht: je agenda en je takenlijst in een oogopslag kunnen zien. Dat kan door onder je weekagenda je takenlijst zichtbaar te maken. Ga in Outlook naar je agenda en zet die op week. Selecteer in menu ‘Beeld’ > ‘Takenlijst vandaag’ en zet die op Normaal. Nu zie je onderin je agenda je takenlijst. Zorg ervoor dat je takenlijst op orde is en je aan je taken een passende einddatum hebt gekoppeld, dan zie je heel duidelijk wat je vandaag, morgen of de dagen erna moet doen.

Afspraken automatisch kleuren
Stel je maakt een nieuwe afspraak in je agenda aan, dan zou het makkelijk zijn als deze afspraak automatisch de gewenste kleur krijgt. Zo krijg je in je agenda meer overzicht. Outlook kan afspraken die een bepaald woord bevatten vanzelf een kleur geven. Woorden als ‘vergadering’, ‘privé’ of ‘klant’ zijn heel geschikt. Dat stel je in in menu Beeld > Weergave instellingen > Voorwaardelijke opmaak > Toevoegen en geef een naam en kleur in. Klik op Voorwaarde en geef een specifiek woord in. Je kunt meerdere woorden invoegen, scheid ze dan met een puntkomma.

CC-berichten in een andere kleur ontvangen
Een variatie op de vorige tip is dat je nieuwe e-mails die je ontvangt in een andere kleur kunt weergeven in je inbox. Als je in je inbox staat, ga je naar Beeld > Weergave instellingen > Voorwaardelijke > Toevoegen, geef een naam in en kies bij Lettertype voor een andere kleur. Klik op Voorwaarde. Vink het vakje ‘Ik ben’ aan en kies voor Ik ben een van meerdere personen op de CC regel.

Standaardteksten gebruiken
Typ je vaak dezelfde stukken tekst? Sla ze dan op en gebruik ze gemakkelijk een volgende keer. Open een nieuwe e-mail en typ een stuk tekst. Selecteer de tekst en ga naar Invoegen > Snelonderdelen > Selectie opslaan in galerij Snelonderdelen. Kies in een nieuwe e-mail uit de standaardteksten in je galerij.

Zet alle notificaties uit
Wellicht de meest waardevolle tip: zet alle notificaties uit die je ziet of hoort als je een nieuw e-mailbericht ontvangt. Zo werk je een stuk rustiger. Ga via Bestand naar het menu opties (altijd interessant om eens door dit menu te wandelen). Kijk onder E-mail bij Ontvangst van bericht en vink alle opties uit.

Snelle stappen
Heb je al geëxperimenteerd met Snelle stappen? Veel mensen zijn er dol op. Het is een middel om een soort sneltoetsen te maken voor het afhandelen van jouw e-mail. Zo maak je een sneltoets voor het verplaatsen van je mail naar een map. Of om van een e-mail een taak of agenda item te maken. Probeer het eens, het wijst zichzelf.

Gebruik regels
Van regels maken in Outlook heb je vast al eens gehoord. Hoe zat het ook alweer? Stel je wilt nieuwsbrieven of reclamemails die je ontvangt automatisch verplaatsen naar een map, dan stel je een regel in. Ga op de e-mail staan, klik op de rechtermuisknop en selecteer Regels en vervolgens Regel maken. Vink het vakje Van…. aan en kies onderaan de juiste map. Easy!

Snel opruimen met de map Archief
De snelste manier om je inbox op te ruimen? Maak één map, bijvoorbeeld Archief, en sleep alle mails uit je inbox waar je niets meer mee hoeft te doen naar die map. Meestal kun je alle mails ouder dan twee weken verslepen. Dat ruimt lekker op! Misschien heb je liever meer mappen? Dat mag natuurlijk, maar dit scheelt je veel tijd en zoekwerk, want je weet nu precies in welke map je e-mails zitten.

>
Gouden tip tegen uitstelgedrag

Je kunt er complete boeken over lezen. Uitstelgedrag is een groot probleem voor veel mensen en staat vaak geluk in de weg. Daarom hier de gouden tip tegen uitstelgedrag!

Je doet niets totdat je weet wat je moet doen
Het vervelende van uitstelgedrag is dat je de neiging hebt om alles uit te stellen. Ben jij een uitsteller? Dan heb je nu misschien wel de neiging om dit artikel ‘later wel een keer’ te lezen. Daarom gaan we er iets dieper op in.

Wat is uitstelgedrag?
Uitstelgedrag staat niet gelijk aan ‘niets doen’. Uitstelgedrag staat gelijk aan ‘niets doen, en jezelf er verschrikkelijk over voelen’. En ondanks alle interessante en ingewikkelde theoriën die over uitstelgedrag bestaan is het eigenlijk vrij eenvoudig: Uitstelgedrag is meestal gevolg van een gebrek aan overzicht.

Even een lesje uit ‘Getting Things Done’
Veel mensen kennen ‘Getting Things Done’. Hierin staat de ‘next action’ of volgende taak centraal. Wanneer je te maken hebt met een project (een gewenste uitkomst die meerdere taken vereist) is het van belang dat je ‘next actions’ definieert. Dit zijn geen taken als ‘rapport schrijven’, maar eerder dingen als ‘Computer opstarten’, ‘Word opstarten’, ‘Eerste versie outline maken’.

Schrijf op dat je je lichaam moet bewegen
De kracht van de ‘next action’ zit hem in het hapklare. Je hoeft er niet meer over na te denken. Als uitsteller ben je vaak overdonderd door alles wat er nog moet gebeuren. Maar, wat als je alleen een takenlijstje hoeft af te werken dat zo eenvoudig is dat het geen denkwerk vereist? De kunst is dus je taken zover opbreken als nodig is. Hoe verder je taak is opgebroken, des te minder snel je het uitstelt.

En dan nu de Gouden Tip tegen uitstelgedrag
De Gouden Tips luidt dus als volgt: “Zodra je merkt dat je uitstelt moet je je taak verder opbreken in kleinere, meer eenvoudige taken.”

Direct aan de slag!
Dus wat zet je nu op papier? Niet ‘taken verder opbreken’. Zo trap je weer in je eigen val. Probeer zoiets als: ‘next action voor garage opruimen bepalen’, ‘next action op scriptie bedenken’ enzovoort. Maak het concreet, eenvoudig en tastbaar. Je kunt het ook doen terwijl je de garage aan het opruimen bent, in je hoofd. Het werkt supersnel en helpt je in 95% van de uitstelgevallen op weg.

>
De beste timemanagement tips

Kleine stappen, veel restultaat. Ik heb een vijftal tips waar je meteen mee aan de slag kunt voor je op een rij gezet.

Tip 1: Haal verzamelen en beslissen uit elkaar.
Je hoeft niet altijd over alles meteen een beslissing te maken, op het moment dat het je leven binnenkomt. Zet een bakje op je bureau, doe daar je binnenkomende post/documenten/papieren in en maak hem ééns per dag leeg. En spreek een paar vaste momenten af met jezelf om je e-mail te verwerken, in plaats van dat de hele dag door te doen. Dan heb je de rest van de tijd over voor belangrijkere dingen.

Tip 2: Spendeer niet eindeloos tijd aan taken, maar maak ze af.
Dingen gedaan krijgen geeft een heerlijk gevoel. Koop een kookwekker en zet hem op je bureau. Spreek met jezelf een tijd af voor elke taak die je gaat doen. Bijvoorbeeld: ga twintig minuten e-mail verwerken en ga dan iets anders doen. Zo voorkom je dat je de hele dag in dat ene rapport blijft hangen, of alleen maar e-mails aan het versturen bent.

Tip 3: Leer jezelf routine aan.
Over tandenpoetsen denk je ook niet meer na en dat scheelt energie! Zorg dat je je werk zo gemakkelijk mogelijk kunt doen, zodat je energie over houdt voor het echte denkwerk. Leg spullen altijd op een vaste plek, maak sjablonen aan voor documenten die je vaak gebruikt en leer jezelf met sneltoetsen werken.

Tip 4: Zet alléén datum- en tijdgebonden zaken in je agenda.
Het scheelt een hoop tijd en stress als je met één blik in je agenda weet waar je die dag aan toe bent en je niet eerst alle harde afspraken van je taken en voornemens moet scheiden. Taken kun je beter niet in je agenda zetten, maar op een aparte takenlijst. Ook dát is time-management.

Tip 5: Organiseren hoort ook bij je werk.
Een goed idee is om een Wekelijks Onderhoud in te plannen. Neem elke week een uur de tijd om je agenda door te kijken (zijn er nog losse eindjes?) en je takenlijst op te schonen. Denk eens na over wat je de komende week wilt gaan doen en hoe je dat dan wilt aanpakken. Beseffen waar je precies mee bezig bent, geeft een hoop rust en overzicht.

>
Digitaal verzamelen

I am thankful the most important key in history was invented. It’s not the key to your house, your car, your boat, your safety deposit box, your bike lock or your private community. It’s the key to order, sanity, and peace of mind. The key is ‘Delete.’ ~ Elayne Boosler

Zit je comuter ook boordevol informatie? Misschien is het nu tijd om op te schonen, zodat alles weer toegankelijk wordt.
Dit kan voelen als een overweldigende klus, maar ik houd het eenvoudig voor je en breek de klus op in hapklare brokken, zodat je zal eindigen met een opgeschoond en overzichtelijk systeem.

Als eerste …

Stop met alles te bewaren!
Bij elk document dat je wil opslaan, vraag jezelf af:
– Moet ik dit document werkelijk bewaren?
– Als ik het zelf niet heb, kan ik het elders verkrijgen?
– Zal ik er ooit nog eens naar kijken?

En de meest belangrijke vraag …
Wat is het ergste wat er kan gebeuren als ik dit document niet bewaar?

Als je kunt leven met het antwoord, dan laat het gaan.
Verander je mindset van houden naar delete. Ga ervanuit dat alles wat naar je toekomt, gedeleted kan worden. Sla uitzonderlijk je documenten op. Super makkelijk, omdat je slechts met een simpele klik op de delete toets een document verwijderd.

Klik … weg … zo makkelijk …

Als je nu toch bezig bent, waarom niet meteen een paar mappen doorlopen en delete alle documenten waarvan je jezelf niet kunt bedenken wanneer je ze nodig hebt. Hoe minder je bewaart, hoe minder je hoeft te zoeken.
Een uur documenten deleten, zal je werkelijk een heerlijk gevoel geven. Geef het een kans, ik daag je uit.

Verwijder al het overbodige zodat je werkelijk belangrijke informatie weer kunt vinden.

>
Optimaliseer je thuiswerkplek

We zijn meer thuis aan het werk dan ooit. Het creëren van de juiste omgeving en het verstandig besteden van je tijd op je thuiswerkplek geeft rust. Neem de tijd om deze te optimaliseren met onderstaande tips.

Maak er een fijne ruimte van. Dingen om te overwegen:
– Juiste verlichting: Profiteer van natuurlijke verlichting als je kunt. Als je echter liever ’s avonds laat werkt, heb je goede verlichting nodig om vermoeidheid van de ogen te verminderen.
– Comfortabele stoel: Investeer in een comfortabele, ergonomische stoel. Je voelt je beter en je rug zal je op de lange termijn dankbaar zijn.
– Bureau op maat: Wat ben je van plan aan je bureau te doen? Als je werk voornamelijk op een computer wordt gedaan en weinig papier bevat, zal een klein bureau je goed doen. Als je echter graag werkt met papieren rapporten en referentiemateriaal in de buurt, kun je kiezen voor een groter bureau of een L-vormig bureau. Of overweeg een verstelbaar bureau, waaraan je ook kunt staan.

Houd rommel tot een minimum beperkt
Het kan een uitdaging zijn om geen stapels op je bureau te hebben. Er is altijd meer werk dan je kunt bijhouden en post en papierwerk maken daar deel van uit. Om de impact te verminderen:
– Postvak IN: Zorg ervoor dat je één verzamelplek hebt voor inkomend papierwerk. Plan een wekelijkse afspraak in je agenda om door je inbox te gaan en alles te verwerken.
– De pick-up van 2 minuten: Voordat stopt met werken, besteed je twee minuten aan het weggooien van voor de hand liggend afval. Doe benodigdheden zoals pennen en paperclips terug in hun la of container en noteer wat je de volgende dag wil doen. Je hoofd leegmaken is net zo belangrijk als het opruimen van je fysieke ruimte.
– Plan tijd om te archiveren: Niemand houdt van papier archiveren, maar het zal zichzelf ook niet archiveren. Maak een bestandssysteem dat gemakkelijk te gebruiken is, goed toegankelijk is en scan zoveel mogelijk. Plan vervolgens regelmatig tijd om alles na te lopen, te onderhouden.

Beschik over de juiste tools
Soms is het hebben van de juiste faciliteiten het halve werk. Als je thuiswerkplek verouderde technologie bevat, kan dat problemen geven die je constant moet oplossen en zo veel tijd verspillen.
– De basis: Zorg voor een snelle computer en internet verbinding. Kan een flinke investering zijn, het zal je echter veel frustraties en tijd besparen.
– Printer en scanner: Als je minder papier op je werkplek wilt hebben, helpt een scanner, wellicht volstaat een app op je telefoon om documenten te digitaliseren.
– Office supplies: Bedenk welke kantoorartikelen je nodig hebt. Wat helpt met het terugvinden van documenten? Bijvoorbeeld nietmachine, label maker, paperclips, pennen. Je kunt mappen, containers, planken, laden en andere gebieden labelen zodat je gemakkelijk kunt opbergen en vinden.

Creëer structuur en routine
Er zijn zoveel afleidingen wanneer je thuis werkt, het is minder eenvoudig om de focus vast te houden. Stel routines op die voor jou en je situatie werken.
– Bepaal je werktijden en houd je eraan.
– Verwerk e-mails op geplande tijden in plaats van ze je dag te laten verstoren.
– Houd rekening met pauzes in je dag, zodat je kunt opfrissen en opladen.
– Heb een systeem voor het volgen van taken en projecten.
– Ken je prioriteiten zodat je minder overweldigd raakt en tijd en energie kunt steken in wat belangrijk is.

Volg deze 4 eenvoudige stappen en je zult merken dat je thuiswerkplek een productieve en stressvrije omgeving kan zijn!

>
Chaos voorkomen

Ik probeer niet bazerig te zijn of zo, maar soms hebben we regels nodig om even bij te komen. Anders gaat de choas regeren en loopt alles uit de hand, toch?

Niemand houdt van regels – ik als laatste. Als je mijn tips steeds leest, weet dan dat ik ook niet altijd zo gestructureerd ben. Wel is er een basis die mij helpt een beetje orde in mijn dag te houden. Het zijn simpele kleine dingen die mij helpen chaos te voorkomen.

Ze nemen geen tijd in beslag. In feite besparen ze mij tijd, zoals ook stress en frustraties die samengaan met chaos. Ook voor jou zullen ze tijd besparen. Hier is de regel van 5 om chaos te voorkomen:

Drum roll please … ♪

Leg iets niet neer – berg het op.
Deze eerste regel levert je meteen veel resultaat op. Het kost je slechts enkele seconden om dingen terug te plaatsen waar ze horen. Als je een document tevoorschijn hebt gehaald en je hebt je werkzaamheden afgerond: Berg het op. Als je niet alles meteen opbergt, zorg er dan voor dat je dat doet voordat je je werkdag afrond.

Doe de kleine dingen meteen.
Als een taak minder dan twee minuten kost om af te handelen: DOE HET METEEN. Verdoe geen tijd door steeds weer opnieuw deze taak tegen te komen en weer uit te stellen. Werk meteen die kleine dingen weg. Hoe langer ze liggen, hoe groter ze lijken te worden.

Plan voor morgen.
Voordat je je werkplek verlaat, zorg dat je even kijkt welke taken prioriteit hebben morgen. Schrijf ze op en zorg dat ze morgen meteen in beeld zijn. Zo weet je wat er gedaan moet worden, voordat andere nieuwe zaken je dag gaan regeren.

Verwijder, schoon op, recycle.
Er komt zoveel op je af elke dag. E-mail komt binnen, je postbakje is weer gevuld, papieren worden op je bureau gedumpt en je print nog regelmatig iets. De truc om alles te blijven overzien is door steeds weer te verwijderen. Maak er een gewoonte van om elke dag e-mails te deleten, versnipper of recycle papieren die je niet meer nodig hebt. Wees medogenloos! 80% van alles wat je bewaart zul je NOOIT meer naar kijken. Je bewaart veel meer dan je nodig hebt.

Rond tenminste één klus af elke dag.
Misschien heb je niet altijd de tijd hiervoor, maar veel dagen wel. Doe wat je kunt om je te ontdoen van taken die voor lange tijd blijven liggen. Pak er één tussenuit en werk het af. Of beter, maak een beslissing om het voor eens en altijd te dumpen. Je zult verbaasd zijn, hoe veel beter je jezelf voelt door gewoon een klus die steeds bleef liggen af te ronden. Ik daag je uit … probeer het.

Ta Dah!! Dat is ie … De regel van vijf! Deze regels zijn nog niet zo vervelend, wel?

Als je eenmaal de voordelen van deze regel van vijf ondervindt, ga je leren ervan te houden. Oké, houden van is misschien teveel gezegd, maar ik wed dat je ze zult waarderen.

Ga ervoor elke dag, en voor je het weet is de chaos op je werkplek verleden tijd.

>