Berichten

Time Blocking

“Ik heb time blocking geprobeerd en het heeft nooit voor mij gewerkt.”

Dit was onlangs een uitspraak van een cliënt die ik hielp met timemanagement. Toen we ons er verder in verdiepten, ontdekten we dat het niet zo was dat time blocking een ineffectieve methode was, maar dat het voor hem niet op de meest ideale manier werd toegepast. Dit is geen ongebruikelijke klacht. Zelfs David Allen, productiviteitsgoeroe en auteur van Getting Things Done, pleitte zelfs tegen time blocking. Hij gaf de voorkeur aan een eenvoudige agenda met alleen de noodzakelijke afspraken en deadlines. Maar uiteindelijk besefte hij dat time blocking voor veel mensen goed kan werken en begon hij het zelfs toe te passen.

Laten we wat dieper ingaan op wat time blocking is, wie hiervan kan profiteren (*hint* – iedereen!), en hoe het voor jou het beste zou kunnen werken. Ik deel ook tips, hulpmiddelen en bronnen om time blocking te ondersteunen.

Time blocking kan nuttig zijn voor mensen die:

▪ Meerdere functies en taken van werk en leven hebben.

▪ Een redelijk open schema hebben dat verspild kan worden als er geen tijd wordt gepland om aan specifieke taken en projecten te werken.

▪ Het einde van een dag of week een gevoel van stress en achterstanden ervaren, terwijl je jezelf afvraagt waar de tijd gebleven is.

▪ Meerdere functies en taken van werk en leven hebben.

▪ Worstelen om tijd te vinden voor focus of tijd om na te denken over het geheel.

▪ Constante onderbrekingen ervaren.

▪ Veel tijd besteden aan het ‘reageren’ op de urgenties van de dag.

Als we eerlijk zijn, zijn we dit dan niet allemaal op een gegeven moment allemaal? Ik geloof dat een vorm van time blocking voor bijna iedereen kan werken. De sleutel is het vinden van je ideal methode, of combinatie van methoden, die het beste voor je werkt.

Time-blocking methodes

Hoewel er veel verschillende manieren zijn om time blocking toe te passen, kunnen we het vereenvoudigen door naar drie belangrijke methodes te kijken.

1. De Serieuze Blocker verdeelt zijn of haar dag in specifieke tijdsblokken, elk gewijd aan het volbrengen van een specifieke taak of groep taken. Begint elke dag of week met een concreet schema waarin staat waar en wanneer aan gaan te werken. Een serieuze blocker zal eraan werken om gerelateerde taken, zoals e-mailverwerking, het maken van sociale media of telefoongesprekken, in één blok te bundelen. (“task batching”)

Dit soort time blocking vereist meer werk vooraf en mogelijke samenwerking van anderen om vergaderingen opnieuw te plannen die beter bij je ideale schema passen.

2. De Flexibele Blocker past time blocking op een bredere manier toe, met meer algemene blokken die flexibel zijn, afhankelijk van wat er gedurende de dag gebeurt. Dit werkt goed als uw dagen minder voorspelbaar zijn en een meer reactieve aanpak vereisen. Zelfs een eenvoudige versie van time blocking kan je helpen meer controle te krijgen over onvoorspelbare planningen. Je kunt nog steeds tijd vrijmaken voor je reactieve werk, en bewuster omgaan met de tijd gedurende de dag die enige planning en controle mogelijk maakt.

3. De Thema Blocker kiest thema’s voor werk dat zij in bepaalde tijdsblokken gaan doen. Dit is de meest open versie van tijdblokkering. “Dagthema” is het populairste voorbeeld waarbij je voor elke dag van de week een thema kiest. Eventuele vrije tijd wordt besteed aan het thema van die dag. Dagthema’s minimaliseren de keuzes die je moet maken over waar je de hele dag aan wilt werken. Je kijkt naar jouw thema en kiest taken op basis van dat thema.

Je kan ook tijdthema’s gebruiken om je dag op te delen door gedurende de dag thema’s toe te wijzen aan tijdsblokken. Het hebben van een schema met dagelijkse thema’s kan het bijvoorbeeld gemakkelijker maken om te bepalen welke taken in werktijdblokken moeten worden geplaatst bij gebruik van de ‘serieuze’ of ‘flexibele’ blocking methoden.

Tips voor effectieve timeblocks

Hieronder staan de belangrijkste zaken waarmee je rekening kan houden bij het opzetten en onderhouden van je eigen time blocking routine.

▪ Bouw je tijdsblokken op in de reguliere wekelijkse planning. Kijk naar je agenda, deadlines en taken en pas deze allemaal in elkaar om een week te creëren waarin rekening wordt gehouden met je doelen, prioriteiten en verplichtingen.

▪ Controleer je planning dagelijks en stel eventueel waar nodig bij.

▪ Routines en gewoonten kunnen in je tijdsblokken worden opgenomen.

▪ Laat een tijdsblok vrij voor een de taken die langer duren dan verwacht of voor onverwachte afspraken of to-do’s die in de loop van de week opkomen.

▪ Als je week eenmaal is gepland, maak dan bewuste keuzes wanneer je van dat plan afdwaalt.

▪ Laat ruimte vrij tussen of binnen blokken bij wisseling werkzaamheden, reizen en natuurlijk belangrijk…. pauzes.

▪ Bundel je urgente maar minder belangrijke werk en besteed er een vooraf bepaalde hoeveelheid tijd aan. Dit zorgt voor langere, ononderbroken tijd voor geconcentreerd werken.

▪ Houd rekening met jouw dagelijkse ritmes in je schema. Wanneer ben je het meest energiek, productief of gefocust?

▪ Evalueer de tijdsblokschema regelmatig en breng de nodige wijzigingen aan.

▪ Wanneer je tijdsblokken inplant voor geconcentreerd werken, zoek dan een rustige locatie zonder onderbrekingen en/of blokkeer meldingen op je computer en telefoon.

▪ Bedenk of je in het weekend (of andere niet-werkdagen) tijd wilt blokkeren. Misschien wil je deze tijden openlaten voor vrijheid en flexibiliteit in jouw vrije tijd.

Het allerbelangrijkste: onthoud dat de time blocking een leidraad is om je te helpen bij het creëren van je meest productieve week. Als je jezelf er perfect aan probeert te houden, vooral in het begin, zul je overweldigd raken als er zich dingen voordoen die de noodzakelijke wijzigingen in je schema veroorzaken. Evalueer, reset met opzettelijke beslissingen en ga verder. Je zou tijdblokkering kunnen zien als een spel of een puzzel. Hoe kan ik dit allemaal op de meest optimale manier inpassen? Maar zoals bij elk spel zul je fouten maken, gaandeweg leren en beter worden door te oefenen.

>
Top-5 Organiseer je werkplek

1  Begin bij je eigen bureau

2  Rubriceer niet te vroeg

3  Maak een ‘steun en toeverlaat’-laatje

4  Leer de kunst van het weggooien

5  Blijf gedisciplineerd

Organiseren is het beste middel tegen stress. Met een opgeruimde werkplek en computer krijg je meer grip op je werk. Het eerste wat ik doe is samen het bureau opschonen. Voor veel mensen is dat een heuse ontdekkingsreis.

Tijdens het opruimen ontstaan veel verschillende stapeltje. Die moeten die dag allemaal een plek krijgen. Het is daarbij af te raden vooraf rubrieken te maken. Veel beter is het de stapels te laten bepalen welke thema’s ontstaan. In een volgende fase zoeken we naar een geschikte plaats om de spullen en informatie op te bergen. Daarbij hanteren we de vuistregel: hoe vaker je het nodig hebt, hoe dichter het bij je komt te staan.

Heb je een fysieke werkplek, reserveer een bureaulade voor zaken die je elke dag nodig hebt. Dat wordt je steun en toeverlaat -laatje. Heb je geen fysieke werkplek dan kan dat een bakje zijn, dat je na het werken weer opbergt.

Bij het schoon schip maken is het belangrijk dat je de de kunst van het weggooien eigen maakt. Bij veel mensen genereert dat een oer-angst: “Wie weet heb ik het nog eens nodig”, zie je ze denken. Als je ze zelf laat opruimen, verschuiven ze de stapels gewoon van links naar rechts. Ik leer om van elk voorwerp de functie te motiveren. Het grappige is dat dan het hek echte van de dam is. Vaak verdwijnt de helft naar de papierversnipperaar. Met de digitale informatie en alle andere spullen in de ruimte zie je hetzelfde.

Wil je na de sessie niet in oude fouten vervallen dan is discipline vereist. Op een leeg bureau wordt niet zo snel een ongeleid dossier neergesmeten en goed filteren wat digitaal binnen komt, houd je computer op orde. Zo word je niet weer het vuilnisvat van de afdeling.

>
Kleine dingen doen, kan grote gevolgen hebben

Pak je ooit iets om te gebruiken …

–       een document uit een order

–       perforator

–       een boek van een plank

–       iets – wat uit een lade

… je gebruik het en vervolgens plaats je het niet terug?

Weet je, gewoon omdat je de tijd niet hebt om het terug te plaatsen.

Vervolgens zoek je weer iets – misschien een document, een perforator, een boek of iets – in de stapels spullen en papieren die veroorzaakt zijn omdat je de tijd niet had om het direct weer terug op te bergen.

Een grappige paradox van het leven:

Waarom nemen we altijd de tijd om te zoeken en nemen we niet altijd de tijd om iets op te bergen?

Laat spullen en papieren niet los, daar waar je het gebruikt hebt, maar berg het daarna meteen weer op. Het kost je slechts enkele seconden om dit te doen en je bespaart jezelf enorm veel tijd naar het zoeken hiervan in de toekomst.

Alles wat je lukt om op orde te houden, behoed je voor veel zoektijd en frustraties. Geef het een kans en je zult merken wat het je aan tijd gaat opleveren.

Dus berg je document, perforator of boek of wat dan ook op – nu meteen.

>
Werk wanneer je het meest productief bent

~ The early bird catches the worm

Dit gezegde zit bij de meeste van ons in het systeem en wetenschappelijk gezien zijn er bepaalde voordelen aan vroeg wakker worden. Met veel CEO’s die de voordelen aanprijzen van voor 06.00 uur opstaan om hun belangrijkste taken van de dag te volbrengen, krabben veel “nachtbrakers” hun hoofd, zuchten berustend en dwingen zichzelf ongemotiveerd om vroeg naar bed te gaan en wakker te worden om hetzelfde proberen te doen. Maar is dit echt nuttig advies voor degenen die meer geneigd zijn om laat op te blijven? Misschien niet.

Er is een groeiende beweging binnen productiviteitskringen die zich richt op synchroon werken met je persoonlijke bioritme en/of je belangrijkste of meest creatieve werk doen op het moment van de dag dat je van nature op je best bent. Jodi Wehling van People Matters bedacht zelfs de term ‘gouden uren’ om aan te geven dat deze uren moeten worden geïdentificeerd en gezien als kostbare, meest productieve tijd die moet worden beschermd en strategisch moet worden gebruikt. Ikzelf ben de vroege vogel die de worm probeert te vangen, en je zult me elke dag bij het krieken van de dag vinden, kijkend uit naar het aanpakken van mijn to-do’s, allemaal mooi opgesomd in tijdsblokken in mijn schema. Anderen zijn net om 02.00 uur (of later) naar bed gegaan en hebben de ochtenduren nodig om hun rust te voltooien. Weer anderen hebben ontdekt dat hun “gouden uren” tussen de middag zijn, ergens tussen 10.00 uur en 14.00 uur, dus ze zullen semi “uitslapen” en later naar bed gaan dan vroege vogels, maar eerder dan nachtbrakers.

Als je geen vroege vogel bent, slaak je misschien een zucht van verlichting. Natuurlijk moet je werken op basis van wanneer je op je best bent! Het heeft geen zin om jezelf te forceren in een vorm van wat andere “succesvolle” mensen hebben gedaan. En je, ik ben me ervan bewust van niet iedereen deze flexibiliteit heeft.

Toch mooi om dit te onderzoeken. Dus hoe bepaal je welke uren je “golden hours” zijn? Jodi Wehling stelt voor dat je een volledige dag plant zonder vergaderingen of afleiding om te noteren hoe je je voelt gedurende elk uur. Misschien merk je dat je ‘spurts’ van productieve/creatieve uren hebt, bijvoorbeeld ’s ochtends van 9.00 uur tot 10.00 uur, dan’ s middags van 13.00 uur tot 14.00 uur en opnieuw ’s nachts van 7. 00:00 tot 20:00 uur. Of misschien merk je dat je meest productieve uren op een bepaald moment van de dag in een aaneengesloten tijdsblok vallen.

Wat je ook ontdekt, het is belangrijk om na te denken over je huidige werkschema en waar de nodige wijzigingen aan te brengen voor een optimale effectiviteit. Plan vanaf je takenlijst de minder productieve uren met taken die minimale inspanning vergen, zoals het beantwoorden van e-mails, het plannen van vergaderagenda’s of het archiveren van papierwerk, en zorg ervoor dat je de productieve uren gebruikt voor de belangrijkste taken.

Je “gouden uren” nog niet gevonden? Laten we eens praten en kijken of we samen oplossingen kunnen bedenken voor een productiever werkschema.

>
Vergroot je mentale kracht

Kort maar krachtig! Keuze genoeg om je mentale kracht zienderogen te vergroten!

1. Pak energievreters aan 

  • kies bewust om iets (niet) te doen
  • maak projecten en klussen die maar blijven liggen (samen) af.
  • maak conflicten bespreekbaar, los ze op of leg ze naast je neer. (Agree to disagree)
  • neem ruimte in. In de vergadering, bij je klant, collega’s of leidinggevende.
  • vraag om waardering.
  • benoem je wensen hardop.

2. Loslaten: Daar waar je geen invloed op hebt, laat dat los. Dat is iets actiefs en kost moeite, maar er in blijven hangen kost nog veel meer energie.

3. Opladen: Ontspannen, herstellen en je batterij weer opladen. Door slaap, pauzes, bewegen, gezond en op tijd eten, sporten en ontspannen. Mensen neigen bij hoge werkdruk hun batterijopladers over te slaan. Juist dan is het belangrijk!

4. Vergroot je positieve energie. Wat je aandacht geeft groeit. Sta dus bewust stil bij dat wat al goed gaat!
Neem initiatieven om goede dingen te doen. Meer lachen en plezier met collega’s maken. Successen vieren, Prestaties delen. Intervisie organiseren en elkaar goede tips geven.

5. Voeg nieuwe energie toe: Ga nieuwe uitdagingen aan, vergroot je vriendenkring, ontwikkel jezelf, leer van anderen, zoek plezierige uitdagingen. Doe meer zinvolle activiteiten. Deel je passie met anderen.

>
Thuiswerkplek versus kantoorwerk

Bij het thuiswerken is er geen groepsdruk van het traditionele kantoor om de schijn op te houden! Als niemand kijkt, is je bureau dan nog steeds zo netjes als op kantoor? En weet je…. dat hoe je werkplek eruit ziet, bepalend is voor je resultaten?

Zijn al je kantoorbenodigdheden netjes geordend en je bureaublad overzichtelijk? Of heb je overal stapels papieren en plakbriefjes? Heb je onlangs je toetsenbord en andere oppervlakken schoongemaakt? Of heb je een stapel vuile vaat en wikkels van toen je in de lunchpauze en andere koffiemomenten moest doorwerken? Als je merkt dat je bureau een puinhoop is, dan zal dat negatieve invloed hebben op je resultaten en je vertrouwen.

Als thuiswerkende hangt alles van jou af, ook hoe je je zelfbeeld vormgeeft. Hoe zou het zijn om zoiets te zeggen als: “Ik stel hoge eisen aan de kwaliteit van mijn werk”, en dat geloof weerspiegeld zich in het uiterlijk van mijn bureau?

Wanneer je alles opruimt en orde op zaken stelt, kan het handig zijn om deze stappen te doorlopen:

Alle ballast verwijderen en spullen desinfecteren
Begin met alles van je bureau en uit je laden/kasten te halen, zodat je kunt beslissen wat er (fysiek) bewaard moet worden, wat kan worden gedigitaliseerd, wat heeft actie nodig en wat kan worden weggegooid of weggegeven. Het heeft geen zin om dingen te organiseren die je niet meer nodig hebt. Grijp deze kans om alle oppervlakken leeg te maken en te desinfecteren, inclusief beeldscherm, muis, toetsenbord en telefoon. Het gemiddelde bureau heeft ongeveer 400 keer de hoeveelheid bacteriën die je wc-bril heeft! Bah. Het is ook een goed idee om te overwegen om maaltijden/snacks elders te bewaren en eten, zodat je niet te maken krijgt met een stapel borden en kruimels op je werkplek.

Zie je bureau als het middelpunt van je werk Alle dingen die je dagelijks nodig hebt, moeten binnen handbereik zijn. Als je een item niet zo vaak nodig hebt, zou het niet op je bureau moeten staan. De volgende cirkel moeten items zijn die je niet meer dan één keer per week nodig hebt en die je naast je bureau kunt bewaren, zoals in een nabijgelegen archiefkast. De laatste, buitenste ring zijn items die je nodig hebt of wilt houden, maar die je niet snel zult gebruiken. Deze moeten worden opgeborgen in een kast. Het volgen van deze methode zorgt ervoor dat je niet wordt afgeleid door papieren/projecten die je op dit moment niet nodig hebt. Alles moet een duidelijke plek hebben waar je het weer op kan bergen aan het einde van de voltooide taak of werkdag.

Verwerk papier/post dagelijks
Dagelijks inkomende post lezen, verwerken, archiveren/digitaliseren of weggooien. Investeer in een goede papiervernietiger en prullenbak. Stel jezelf tot doel om papier maar één keer in je handen te nemen.

Elke dag voordat je je werkplek verlaat, maak je je klaar voor de volgende dag. Leg items die je hebt gebruikt terug op hun plek, raadpleeg je agenda om ervoor te zorgen dat klaarligt wat je nodig hebt voor het werk de volgende dag.

Volg de bovenstaande stappen en met een duidelijke reeks doelen en een effectieve takenlijst, garandeer ik je dat je je energieker en gemotiveerder zult voelen. Als je klaar bent voor de volgende stap in het ondernemen van actie in de richting van je doelen, overweeg dan om me te bellen, zodat we ervoor kunnen zorgen dat je nog effectiever ter werk gaat.

>
Je werk beter organiseren

Heb je veel te doen? Heb je het gevoel dat je niet efficiënt genoeg werkt? Als dit het geval is, dan heb je ongetwijfeld heel wat stress. Het kan helpen om dan het werk (en leven) wat beter te organiseren. Met een goede planning kun je wat meer tijd besteden aan andere taken. Onderstaand vind je tips om efficiënter te gaan werken en de stress te verlichten.

Plan alles wat je wil doen.
Het is belangrijk dat je zowel je professionele als privé activiteiten plant. Maak voordat je de werkplek ’s avonds verlaat, je actielijst voor de volgende dag. Op die manier blijven al die actiepunten niet in je hoofd hangen en bovendien begin je de volgende dag op kantoor productief.

Bepaal prioriteiten.
Voer taken niet zomaar uit in de volgorde waarin je ze ontvangen hebt. Begin eerst met het belangrijkste werk, op die manier zul je niet plotseling geconfronteerd worden met een niet afgemaakt dossier of project. Loop de takenlijst door en rangschik jouw to-do-list op belangrijkheid en dringendheid van elk taak.

Stel haalbare doelstellingen voorop.
Zorg voor een realistische planning. Plan voldoende tijd, met een kleine marge, zodat je niet in tijdnood komt. Als er tussendoor nog taken zijn die snel afgehandeld moeten worden dan komt het andere werk niet in gevaar. Bovendien zul je niet alleen jezelf, maar ook je collega’s, verbazen als je een project voor de afgesproken deadline aanlevert.

Stem je werk af op je eigen ritme
Ieder mens heeft een eigen werkritme. Sommigen mensen kunnen zich bijvoorbeeld beter ’s ochtends concentreren, terwijl anderen eerder ’s avonds op hun gemak voelen. Stem de planning van moeilijke taken dan ook op je eigen ritme af. Reserveer minder productieve momenten voor de uitvoering van gemakkelijkere taken.

Sorteer en gooi weg.
We worden bedolven onder fysieke en digitale informatie en hebben altijd een volle mailbox. Je kunt heel wat tijd besparen door regelmatig zaken te sorteren. Vaak zijn mensen lang bezig met het zoeken naar documenten en/of e-mailberichten. Verwijder documenten die je niet langer nodig hebt dus meteen. Andere documenten kun je praktisch opslaan.

Ruim je bureau op.
Een opgeruimd bureau kan je heel wat tijd besparen. Probeer elke dag tijd te nemen om je bureau even op te ruimen.

Delegeer en durf nee zeggen.
Delegeer overige taken waar je geen tijd voor hebt. Om dit goed te laten verlopen is het van belang dat er een goede communicatie is tussen collega’s. Vraag daarom hulp van collega’s, misschien mis je een voor de hand liggende oplossing. Wees aan de andere kant ook niet bang om opdrachten te weigeren die niet thuishoren in je takenpakket.

Gebruik tools.
Mocht je er niet in slagen om je werktijd efficiënt te beheren, dan kun je nog altijd gebruik maken van een aantal handige tools. Naast bijvoorbeeld Outlook agenda, zijn er nog veel meer softwarepakketten die je kunt gebruiken om taken in te plannen.

Je werk beter organiseren is niet zo moeilijk en je wint er veel tijd mee! Een goede planning zorgt voor heel wat minder stress en je kunt meer tijd doorbrengen met familie en vrienden. Werktijd beter beheren is dus essentieel om een beter evenwicht te krijgen tussen werk en privé.

>
Afkicken van brandjes blussen

Voel je je gestrest omdat je de hele dag bezig bent met ‘brandjes blussen’? Je hebt ’s ochtends je tas nog niet neergezet of de eerste collega klopt al aan de deur met een vraag. Voordat je je mailbox kunt openen heb je al drie mensen te woord gestaan. De telefoon rinkelt, e-mails met uitroeptekens vullen je scherm en je manager vertelt dat er een spoedoverleg is ingepland, OVER VIJF MINUTEN!!! Hoe komt een mens nog toe aan zijn eigen werk?

Iets meer ademruimte
Als je niet meer afgericht staat om op elk brandje subiet in de houding te schieten, wordt je werk weer leefbaar. Stel je bijvoorbeeld voor dat je elke dag tussen 10 en 12 uur goed en geconcentreerd door kunt werken. En dat je ergens in de middag altijd nog wel een kwartiertje hebt om het slagveld te overzien en prioriteiten bij te stellen. Dan weet je tenminste zeker dat je elke dag ook iets gedaan krijgt wat op je eigen takenlijst stond. En dat je niet alleen continu die dingen doet, die bij iemand anders op z’n lijstje staan.

Geen tijd om na te denken over de oorzaken
Mensen die vastzitten in alleen maar ‘brandjes blussen’, komen snel in een vicieuze cirkel terecht. Je kunt zo opgeslokt worden door crisisacties dat je er niet meer aan toekomt om na te denken over wat de onderliggende oorzaken van de ‘brandjes’ zijn. Is de planning wel reëel? Functioneert die medewerker wel? Is de kwaliteit van de aangeleverde producten wel goed genoeg? Heb je misschien teveel werk voor één persoon? Als je niet aan een lange termijn oplossing werkt, zullen er elke dag weer nieuwe ‘brandjes’ zijn totdat je tegen je pensioen trots de sleutel van je kantoor overhandigt aan de volgende brandweerman of brandweervrouw. Als je dat pensioen dan wel haalt, natuurlijk.

Meer controle over je tijd
Hoe krijg je weer meer grip op je tijd?
Het is bijvoorbeeld kwart over vier ’s middags en je bent net zeven minuten aan het werk aan het meerjarenplan. Eén van je medewerkers staat aan je bureau met de vraag of je nog even wilt kijken naar de offerte die vandaag nog de deur uit moet. Wat doe je?

Wat je nu meteen kunt doen
1. Schrijf op waar je mee bezig was. Bedenk bijvoorbeeld de eerste actie die je moet doen als je weer verder kunt. Dan pak je zo meteen de draad weer makkelijker op. Het is een soort boekenlegger voor je werk.
2. Zeg niet meteen ja of nee. Dat is de grote valkuil als je geneigd bent ‘brandjes te blussen’. Meteen in actie komen. Stop daarmee. Schrijf de vraag op en zeg dat je er zo meteen op terug komt. En doe dat dan ook.
3. Neem twee, drie, of vijf minuten de tijd om te bedenken of je hier nu iets mee wilt:
▪ Moet dit à la minute gebeuren of kan dit wachten? Al laat je het maar een half uur liggen. Dat kan al helpen om echt verder te komen met je meerjarenplan.
▪ Pak je takenlijst erbij. Hoe urgent is dit in vergelijking met de andere taken op je lijst? Weegt het echt zwaarder dan alle andere dingen waar je deze week toch ook al niet aan toekomt?
▪ Kan je manager of collega het op een andere manier oplossen?
▪ Is er iemand anders die dit voor je kan doen?
Beslis dan pas wat je gaat antwoorden.
4. Ga twee keer per dag een uur ergens anders werken of blijf een dag thuis om te werken. Als je niet bereikbaar bent kan dat je collega’s dwingen om de urgente zaken op een andere manier op te lossen.

Hoe je ‘brandjes’ structureel kunt bestrijden
▪ Houd een simpel logboek bij van alle ‘brandjes’ die op een dag voorbij komen. Dat geeft je inzicht in welke dingen acuut aandacht nodig hebben. Zorg dat je zo’n logboek makkelijk bij kunt houden, dan is de kans groter dat je het volhoudt. Pak bijvoorbeeld een schrijfblok en een pen en schrijf steeds in één of twee steekwoorden de ‘brandjes’ op die voorbij komen.
▪ Categoriseer je logboek. Neem aan het eind van de dag vijf minuten de tijd om je logboek te bekijken. Cluster de ‘brandjes’ die met elkaar te maken hebben. Op die manier ontdek je misschien een patroon. Als alle problemen bij één afdeling vandaan komen, weet waar je moet zijn om aan een structurele oplossing te werken.
▪ Bedenk als je naar huis rijdt hoe je voortaan ‘brandjes’ kunt voorkomen. Om de onderliggende oorzaak van de brandjes te ontdekken heb je tijd nodig om te analyseren wat er gebeurt. Tijdens een drukke werkdag kom je daar misschien niet aan toe. De tijd dat je naar huis rijdt zou misschien wel een goed moment kunnen zijn om dat te doen.
▪ Deze tips zullen het probleem natuurlijk niet helemaal voor je oplossen. Maar misschien helpen ze je wel om een klein beetje meer controle over je werk te krijgen. En dat zou maar net genoeg kunnen zijn om iets te bedenken waarmee je wèl structureel de ‘brandjes’ je werk uit krijgt.

Wil je afkicken van ‘brandjes blussen’? Pak dan nu pen en papier en schrijf in steekwoorden de brandjes op die er vandaag al langs zijn gekomen.

>
Oorzaken van Burn-out

Burn-out op het werk neemt toe, blijkt uit verschillende onderzoeken. Mensen voelen zich emotioneel uitgeput, onthecht van hun werk en collega’s, minder productief en effectief. Hierdoor hebben ze meer kans op gezondheidsproblemen. Werkgevers moeten ophouden werknemers de schuld te geven van het feit dat ze niet veerkrachtig genoeg zijn, en in plaats daarvan het beleid en de cultuur op de werkplek die burn-out veroorzaakt veranderen.

Als je het burn-outprobleem wilt aanpakken, is de eerste stap dit erkennen: burn-out gaat over je organisatie, niet je mensen. Yoga, vakantie, wellness- en meditatie-apps kunnen mensen helpen zich beter en gezonder te voelen. Maar als het gaat om het voorkomen van burn-out, is het gevaarlijk om te suggereren dat deze hulpmiddelen de remedie zijn.

Het lukt beter burn-out aan te pakken als we de tekenen van burn-out herkennen, de oorzaken ervan begrijpen en stappen ondernemen om het bij de kern aan te pakken. Alleen zo maken we werk echt gezond, productief en plezierig, zoals het bedoeld was.

Wat organisaties niet moeten doen?
Door te begrijpen wat de oorzaak van burn-out is, kunnen organisaties beleid beter afstemmen op de behoeften van de medewerkers. Maar al te vaak proberen werkgevers eenvoudige oplossingen aan te bieden zonder iets wezenlijks te veranderen.

Extra’s voor werknemers (gratis maaltijden en training) kan bijvoorbeeld averechts werken, omdat mensen te lang op het werk blijven en daardoor het samenzijn met vrienden en familie mislopen. Het aanbieden van vakantie betekent niets als mensen het gevoel hebben dat ze het werk niet aankunnen of, erger nog, terugkeren naar een enorme achterstand aan werk nadat ze weg zijn geweest. Gedwongen teambuilding of uitjes die bedoeld zijn om sociale banden op het werk op te bouwen, kunnen ook een extra druk worden als ze de privé tijd van de werknemer wegnemen.

Oorzaken van burn-out – en hoe ze op te lossen?
Burn-out is een complex geheel van gewoontes en beleid op de werkplek, sommige al generaties lang ingebouwd, die ons teisteren.

Er is een goede basis nodig om medewerkers te laten gedijen op het werk. Naar waarde betalen (en op tijd), ervoor zorgen dat ze fysiek en mentaal veilig zijn en het verstrekken van de tools en middelen die nodig zijn het werk te doen. Het betekent ook dat iedereen er zeker van moet zijn dat discriminerende praktijken geen deel uitmaken van de bedrijfscultuur.

Daarnaast zijn er zes hoofdredenen waarom mensen op het werk vaak een burn-out hebben:

1. Werkdruk.
Overwerk is een belangrijke oorzaak van burn-out. Te veel uren werken is de oorzaak voor de dood van miljoenen mensen per jaar, waarschijnlijk omdat overwerk mensen leidt tot gewichtsverlies, lichaamspijn, uitputting, hoge niveaus van cortisol, slaapverlies en meer.

2. Controle en kritiek.
Studies tonen aan dat autonomie op het werk belangrijk is voor het welzijn. Toch vallen veel werkgevers terug op het volgen van elke stap van hun werknemers, het controleren van productieve uren en kritiek. In plaats daarvan is het belangrijk om werknemers een gevoel van autonomie te geven door afstand te nemen en meer als coach op te treden.

3. Gebrek aan beloning of erkenning.
Naar waarde betalen is een belangrijke manier om te belonen voor werk. Maar dat geldt ook voor het uitspreken naar mensen dat hun inspanningen ertoe doen. Als we elkaar niet erkennen, zowel als collega’s als leiders, verliezen we ons gevoel van waarde voor de grotere missie van de organisatie en onszelf.

4. Slechte relaties 
Het hebben van een gevoel van verbondenheid is noodzakelijk voor je welzijn. Dit geldt zowel op het werk als in het leven. Werknemers die fijne contacten op het werk hebben, scoren hogere niveaus van gezondheid, ook al ervaren ze dezelfde werkstress. Het tegenovergestelde is helaas ook waar: slechte relaties op het werk kunnen leiden tot burn-out.

5. Gebrek aan eerlijkheid.
Oneerlijke behandeling omvat vooringenomenheid, vriendjespolitiek, afstraffing door een collega of supervisor en oneerlijke compensatie en/of bedrijfsbeleid. Wanneer mensen onrechtvaardig worden behandeld, hebben ze kans op een burn-out en om ziek te worden.

6. Waarden komen niet overeen.
Iemand aannemen wiens waarden en doelen niet in overeenstemming zijn met de waarden en doelen van de cultuur van de organisatie, kan leiden tot een lagere tevredenheid en een negatieve invloed hebben op de gezondheid. De kans is groot dat iemand die niet deelt in de missie van de organisatie minder tevreden en productief zal zijn. Organisaties die waarden duidelijk communiceren en ernaar streven hun missie te vervullen, hebben meer kans op tevreden medewerkers.

De rol van individuen bij burn-out
Hoewel organisaties veel kunnen doen om burn-out te voorkomen door vriendelijk, attent beleid op de werkplek te implementeren en de cultuur te verbeteren, spelen individuen zelf ook een rol. Het is belangrijk om te begrijpen wat de burn-out veroorzaakt en te proberen deze te verlichten om jezelf gelukkig te houden op het werk.

Hoewel werknemers uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor hun eigen geluk, is het de verantwoordelijkheid van de werkgever voorwaarden te scheppen die geluk ondersteunen en niet tegenwerken.

 

Bron: Berkeley University en boek The Burnout Epidemic The Rise of Chronic Stress and How We Can Fix It

>
Voorbij vinden wat je zoekt

Ben je voortdurend op zoek naar belangrijke documenten? Besteedt je meer tijd aan het zoeken naar je favoriete pen dan aan het gebruik ervan? Is het bureau omschrijven als “rommelig” zelfs zacht uitgedrukt?

No worries… Je bent geen uitzondering. Ben je wel bewust van de invloed die het op je kan hebben. In een onderzoek (USA) uit 2011 zag 90 procent van de werknemers rommel zelfs als een negatief effect op hun motivatie, productiviteit en algemeen geluk.

De belangrijkste boodschap hier is: het opruimen van je werkplek is meer dan alleen kunnen vinden wat je zoekt.

Je denkt misschien dat het geen probleem is om af en toe naar een fysiek of digitaal document te zoeken. Onderzoeken tonen aan dat als we alle tijd die we besteden aan het zoeken naar zoekgeraakte dingen bij elkaar optellen, we gemiddeld een hele werkweek per jaar verspillen. En al die verloren productiviteit betekent verloren geld.

Dus opruimen kan de productiviteit aanzienlijk verbeteren, maar een opgeruimde werkplek heeft ook andere, meer persoonlijke voordelen.

Het klinkt misschien niet helemaal eerlijk, maar mensen die netjes en goed georganiseerd werken, worden door hun omgeving in een beter daglicht gezien. Die professionele uitstraling, zal je zelfrespect en motivatie een boost geven. Dat leidt weer tot meer werkplezier en nog betere resultaten.

Dat klinkt misschien als een goede reden om je werkplek te organiseren, maar het is belangrijk om dit vanuit de juiste intentie te doen. Wanneer we onze werkplek er enkel voor het oog netjes uit laten zien, omdat het opgedragen wordt, dan is het waarschijnlijk slechts een kwestie van tijd voordat de rommel weer verschijnt.

Degene die met me hebben gewerkt, weten dat het gaat over jezelf opnieuw afstemmen op je doelen van werk en leven. Het gaat dus niet alleen om efficiënter of productiever zijn. Wanneer dit werkelijk lukt, zal je opgeruimde werkplek de plek zijn waar doelen en ambities tot leven komen. Dit is de reden waarom mensen, die met me samen hebben gewerkt, lang nadat ze hun eerste wijzigingen hebben aangebracht, een opgeruimde omgeving zullen blijven behouden.

>
Grip op je e-mail

Met het ontvangen van zo’n 50 tot 100 e-mails per dag, ontvang je al gauw honderden e-mails per week. Als je dat even niet bijhoudt of als je op vakantie bent geweest is dat snel een onoverzichtelijke lijst. Al vanaf 15 e-mails in je inbox verlies je overzicht op berichten. Tijd dus om schoon schip te maken.

De AAA-regel
Bij elke ontvangen e-mailbericht sta je voor de keuze wat je er mee wilt doen. Gelukkig is het aantal beschikbare keuzes beperkt. Er zijn maar drie mogelijkheden. Bedenk bij elk ontvangen e-mailbericht welke optie passend is:
– Archief – e-mail die je wilt bewaren sla je op in de juiste map
– Actie – taken organiseer je in je takenlijst of agenda
– Afdanken – (deleten) overige e-mails kunnen worden verwijderd
Deze vuistregel heet de AAA-regel en is door de drie a’s makkelijk te onthouden!

Nu de volle inbox aanpakken
Zo pak je stap voor stap je inbox vol e-mails aan:

1) Met berichten ouder dan twee weken hoef je waarschijnlijk niets meer te doen. Selecteer alle berichten ouder dan twee weken en sleep ze naar de map Archief of maak voor deze opruimactie een map ‘Oude inbox’. In deze map kun je alle berichten weer terug vinden, mocht dat nodig zijn.
– Klik op Ontvangen om de oudste berichten bovenaan in de inbox te plaatsen.
– Selecteer het bovenste bericht.
– Scroll naar beneden naar een bericht van twee weken geleden.
– Houd SHIFT ingedrukt terwijl je dit bericht aanklikt.
– Nu zijn alle berichten ouder dan twee weken geselecteerd en kun je ze naar de juiste map slepen.

2) De overgebleven berichten in de inbox zul je handmatig moeten opruimen. Hierbij kan het prettig zijn om het leesvenster aan te zetten. Hierdoor hoef je niet elk bericht te openen om de inhoud te kunnen zien, maar zie je direct de tekst van het bericht. In het menu ga je naar Beeld > Leesvenster > kies voor Rechts of Onder

3) In het postvak IN staan de berichten normaal gesproken geselecteerd op Ontvangen. Door te spelen met de weergavebalk (de blauwe balk bovenin de inbox) kunnen de berichten handig worden gesorteerd op Van of Onderwerp. Zo kun je gemakkelijk alle berichten van één afzender of met één onderwerp bij elkaar zetten, selecteren en verwerken. Zo selecteer je in één keer bv alle berichten van Facebook, een collega of over een bepaald onderwerp.
Misschien vind je het handig om hierbij het ‘Weergeven in groepen’ aan te zetten. Hierdoor krijgt je Postvak diverse kopjes met daartussen lege regels (bijvoorbeeld: Datum: vandaag; Datum: gisteren, enz.). Dit maakt de lijst soms beter leesbaar. Ga in het hoofdmenu naar Beeld > Rangschikken op en vink Weergeven in groepen aan.

4) De resterende berichten zul je stuk voor stuk moeten doorlopen. Gebruik daarbij de AAA-regel.

>
Hoe breng je structuur in je dag?

Ook al is er licht aan het einde van de pandemietunnel, toch heerst er nog steeds chronische stress. Degenen onder ons die het geluk hebben een baan te hebben, werken harder dan ooit; uit een analyse van 3,1 miljoen e-mails van mensen bleek dat lockdown de duur van de gemiddelde werkdag met bijna een uur verlengde.

Door de wijdverbreide onzekerheid kunnen we ons moeilijk concentreren. Door gebrek aan focus duurt alles langer, en dus werken we meer, maar bereiken we minder. Gelukkig zijn er effectievere strategieën om met angst en uitputting om te gaan dan onszelf ervan te overtuigen dat we weten wat er gaat komen.

Ironisch genoeg is een van die strategieën plannen. Ook al blijken onze plannen onwerkbaar te zijn, het planningsproces is onmisbaar. Planning schept context en geeft structuur aan onze dagelijkse activiteiten. Het geeft ons een solide basis om ons aan te passen aan een nieuwe en ongeplande toekomst.

Dit is hoe je meer structuur, meer tijd en meer resultaat behaalt:

Stap 1: Laat jouw prioriteiten leiden
Als de toekomst onzeker is, moeten onze prioriteiten altijd voor ons duidelijk zijn. Anders richten we ons op taken die misschien prioriteiten zijn voor anderen maar niet voor ons, of die misschien gemakkelijk te doen zijn, maar niet zo belangrijk. Zonder duidelijke prioriteiten worden we vaak overweldigd door alles wat er te doen is. Om dat te voorkomen, moeten we beslissen over onze topprioriteiten en vervolgens 95% van onze tijd besteden aan alleen die activiteiten, waarbij we zoveel mogelijk ‘nee’ zeggen tegen al het andere.

Stap 2: Creëer structuur voor jezelf
Een belangrijke sleutel tot zowel productiviteit als stabiliteit in deze waanzinnige tijd is om structuur voor jezelf te creëren. Als je vanuit huis werkt maar het kantoor mist (of zelfs het woon-werkverkeer), mis je misschien de structuur die de werkplek vroeger bood: een duidelijk begin en einde van de werkdag, ingebouwde pauzes, tijd om te socializen. Als de dagelijkse routine waar je tijdens de pandemie in terecht bent gekomen niet voor je werkt, maak er dan een die dat wel doet.

Stap 3: Gebruik timeboxing
Ik houd wel online agenda’s en takenlijsten bij, maar ik plan het liefst elke dag elke ochtend op papier. Dat lijkt misschien overbodig, maar het helpt me duidelijk te zien wat mijn prioriteiten voor die dag zijn, en het geeft me de structuur die ik nodig heb om mezelf gefocust te houden.

Als je een bepaalde dag plant, begin je met het toevoegen van vergaderingen en afspraken aan je planning. Zo kun je zien hoeveel tijd je hebt voor projecten en taken. Blokkeer vervolgens tijd voor jouw taken met de hoogste prioriteit. Dit is een tijdmanagementtechniek die timeboxing wordt genoemd.

Geef vervolgens tijd in je agenda aan voor kleinere soorten taken. Wat ik “actie-items” noem, zijn taken die elk ongeveer 20 minuten duren; als ik een open uur heb, weet ik dat ik er drie van mijn lijst kan schrappen. “Snelle taken” duren ongeveer vijf minuten; als ik een half uur heb, kan ik er ongeveer vijf doen. Het op deze manier groeperen van vergelijkbare taken wordt “task-batching” genoemd, en het zorgt voor extra efficiëntie.

Nu, relax
Ben je ooit wakker geworden door zorgen over een onafgemaakt project, een e-mail die je bent vergeten te verzenden of een vergadering die je niet had kunnen plannen? Slepende to-do-items putten onze energie uit en onderbreken onze focus (en soms onze slaap). Het blijkt dat we onze hersenen gewoon moeten vertellen wanneer we zullen doen wat we moeten doen, zodat ze ons niet blijven lastig vallen.

Onderzoekers dachten vroeger dat dit piekeren over to-do’s onze onbewuste geest was die dingen voor elkaar probeerde te krijgen door ons eraan te herinneren aan wat we nog moesten doen. De overtuiging was dat de herinneringen – of afleidende gedachten en zorgen – zouden blijven bestaan ​​totdat de taak was voltooid.

Maar onderzoek suggereert dat het simpelweg maken van een plan om met een onafgemaakte taak om te gaan een enorm verschil maakt in ons vermogen om ons te concentreren. Het gaat er niet zozeer om te weten wat er moet gebeuren, maar om te beslissen wanneer je het moet doen. Als we niet weten wanneer en hoe we de dingen op onze takenlijst zullen afmaken, dwalen onze gedachten meestal af van onze huidige taak naar onze ongedaan gemaakte taken; dit wordt het ‘Zeigarnik-effect’ genoemd. Het blijkt dat ons onderbewustzijn ons niet per se zeurt om die ongedaan gemaakte taak nu uit te voeren, maar eerder om een ​​plan te maken voor wanneer we de taak gaan afhandelen.

Hiervoor kun je een taak in je agenda plannen of op je actielijst plaatsen. Dit is alles, zo lijkt het, dat onze hersenen de taak kunnen loslaten.

Als we geen structuur, prioriteiten en een plan hebben, nemen afleidingen het onvermijdelijk over. Andere mensen (en e-mail) dicteren onze takenlijsten. Dus in plaats van een eindeloze to-do lijst bij te houden met dingen die je echt (echt!) hoopt ​​te bereiken op een bepaalde dag of week, kan dit eenvoudige systeem je helpen om elke dag te beginnen met een concreet plan voor waar je aan gaat werken en wanneer.Klik hier voor het downloaden van een handige gratis planner.

Je hoeft dan niet constant keuzes te maken over waar je jezelf op wilt concentreren: volg gewoon je schema.

>