Snel vinden is NIET archiveren

Hoeveel tijd ben je kwijt aan het archiveren van e-mails? En hoeveel tijd zoek je naar een gearchiveerde e-mail?

Tijdens een onderzoek door IBM werd de volgende vraag gesteld …

“Is het archiveren van e-mail tijdverlies?”

De onderzoekers wilde weten of archiveren meer tijd kost dan het vinden van e-mail die gearchiveerd is in mappen. Wat zij ontdekte was dat zoeken in je inbox veel sneller gaat. Gemiddelde tijd in e-mail inbox 66,07 seconden en in een map 72,87 seconden.

Dan is nog niet eens de tijd meegenomen die het kost om de e-mail te verplaatsen naar een map. Want deze studie liet ook zien dat mensen 10% van hun tijd spenderen aan het archiveren van e-mail. Dus e-mailtijd is flink te verlagen door het zoeken door je inbox.

Wil ik hiermee zeggen dat je e-mail beter niet kunt archiveren?

Nee, ik heb het liefst een lege inbox en ik houd het graag eenvoudig
– dit is wat je wel kunt doen …

Maak een map aan waarin je alle e-mail die je wil bewaren archiveert!
Precies ja, één map…

Stel je het volgende scenario voor..

Je zoekt een e-mail uit het verleden, gaat naar de bewaarmap en gebruikt de zoekfunctie
om je e-mail te vinden. En binnen enkele seconden heb je het gevonden! Yay!!!

Versus … klikken op een map, gebruik de zoekfunctie, of zelfs, scrollen en de map niet vinden, klikken op een verkeerde map, herhaling van bovenstaande, en ga zo maar door …

Op een gegeven moment predikten productiviteit experts om zoveel mogelijk te archiveren, maar met de technologie van vandaag de dag en de functies die in je e-mail programma zijn ingebouwd, kunnen we het archiveren beter achterwege laten. Zeker in de wetenschap dat 80% van hetgeen we archiveren nooit meer openen.

Dus snel vinden, betekent niet archiveren.
Do better, get organized