DO BETTER,
GET ORGANIZED

meer structuur,
meer tijd,
meer resultaat

Organiseer je werkplek

(een fijne plek om te werken)
>

Terugkeer na burn-out

(voor een frisse start)
>

Organiseer je documenten

(training op werkplek)
>

Tijd is waardevol

Onze dagen worden steeds voller en we hebben aldoor meer informatie te verwerken. Heb jij altijd overzicht van wat er allemaal binnen komt? Weet jij de stukken nog terug te vinden als er een onverwachte vraag wordt gesteld? Of heb je soms het gevoel nooit meer aan je echte werk toe te komen? Tijd is een waardevol goed waar we effectief mee om willen gaan in de werkomgeving.

Download mijn e-boek
‘Do better, get organized’

Blog

Snel vinden is NIET archiveren

Hoeveel tijd ben je kwijt aan het archiveren van e-mails? En hoeveel tijd zoek je naar een gearchiveerde e-mail?

Tijdens een onderzoek door IBM werd de volgende vraag gesteld …

“Is het archiveren van e-mail tijdverlies?”

De onderzoekers wilde weten of archiveren meer tijd kost dan het vinden van e-mail die gearchiveerd is in mappen. Wat zij ontdekte was dat zoeken in je inbox veel sneller gaat. Gemiddelde tijd in e-mail inbox 66,07 seconden en in een map 72,87 seconden.

Dan is nog niet eens de tijd meegenomen die het kost om de e-mail te verplaatsen naar een map. Want deze studie liet ook zien dat mensen 10% van hun tijd spenderen aan het archiveren van e-mail. Dus e-mailtijd is flink te verlagen door het zoeken door je inbox.

Wil ik hiermee zeggen dat je e-mail beter niet kunt archiveren?

Nee, ik heb het liefst een lege inbox en ik houd het graag eenvoudig
– dit is wat je wel kunt doen …

Maak een map aan waarin je alle e-mail die je wil bewaren archiveert!
Precies ja, één map…

Stel je het volgende scenario voor..

Je zoekt een e-mail uit het verleden, gaat naar de bewaarmap en gebruikt de zoekfunctie
om je e-mail te vinden. En binnen enkele seconden heb je het gevonden! Yay!!!

Versus … klikken op een map, gebruik de zoekfunctie, of zelfs, scrollen en de map niet vinden, klikken op een verkeerde map, herhaling van bovenstaande, en ga zo maar door …

Op een gegeven moment predikten productiviteit experts om zoveel mogelijk te archiveren, maar met de technologie van vandaag de dag en de functies die in je e-mail programma zijn ingebouwd, kunnen we het archiveren beter achterwege laten. Zeker in de wetenschap dat 80% van hetgeen we archiveren nooit meer openen.

Dus snel vinden, betekent niet archiveren.
Do better, get organized

>
Maak tijd voor de niet-zo-belangrijke dingen!

Vind je het ook vermoeiend om steeds weer te horen dat je focus van tijd en energie enkel op de meest belangrijke dingen mag zijn?

Je weet wel … hetgeen wat het hoogste resultaat oplevert.

We willen allemaal aan het meest belangrijke werken, maar kijk eens wat er nog meer is. Zoals van die kleine dingen die je nog moet afhandelen, een volle inbox, beloftes die je hebt gemaakt, stapels papieren die opgeborgen moeten worden en informatie die je eigenlijk wil lezen.

Ik zeg je niet dat je niet moet focussen op dat wat het meest belangrijk is. Dat is absoluut nodig. Alleen als je dit continu doet en de minder belangrijke dingen laat liggen, stapelen ze op. Je moet er toch wat mee en die achterstanden kosten energie. Tijd om hier korte metten mee te maken.

Hoe doe je dat? Hier is mijn suggestie …

Zo nu en dan, plan een dag voor de niet-zo-belangrijke dingen.

Of je ze dan afhandelt, verwijderd, er een streep doorheen zet …. maakt niet uit, het effect is hetzelfde … het voelt geweldig om ze van je af te werpen.

Zo’n kleine handeling heeft groot resultaat:
– geeft een boost energie
– geeft je een voldaan gevoel
– motiveert je om meer te doen
– geeft je de opluchting van het eindelijk wegwerken

Wat het je uiteindelijk oplevert is dat het ontzettend goede gevoel dat het afhandelen van deze niet-zo-belangrijke taken kan geven.

Ik weet dat het lastig is om tijd vrij te maken voor de niet-zo-belangrijke dingen, maar ik verzeker je dat wegwerken je enorm veel oplevert.

Maak tijd voor de niet-zo-belangrijke dingen en krijg meer gedaan.
Do better, get organized.

>
Verlamd door hoeveelheid taken

“I could do great things if I weren’t so busy doing little things.” ~ Unknown

Onlangs was ik aan het werk met een opdrachtgever om haar kantoor overzichtelijk te maken. Haar doel was om een werkruimte te creëren die op orde is en een systeem zodat ze kon werken aan grotere projecten waar ze steeds niet aan toe kwam.

Toen we door de stapels papier liepen, kwamen we de volgende zaken tegen:

* telefoontjes nog te plegen

* e-mails nog te versturen

* lopende zaken

* afspraken nog te plannen

… en alles had tijd nodig om af te handelen. Zij voelde zich zo overweldigd door alles dat ze niet wist waar te beginnen. Ze voelde zich verlamd. Voel jij je ook wel eens verlamd door je dagelijkse to-do lijst?

Voor mijn opdrachtgever was alles belangrijk – wat waarschijnlijk ook is – maar niet alles had hetzelfde belang. We zien vaak dat we kiezen voor de niet zo cruciale zaken omdat deze vaak eenvoudiger en sneller af te handelen zijn.

Het lukt dus wel om veel kleine dingen weg te werken. Zou jij een eenvoudige oplossing willen om grote projecten en taken af te handelen?

Hier is mijn top 5 om grote projecten af te handelen …

1. Maak een afspraak met jezelf. Als je geen tijd inplant om aan een project te werken, waar denk je dan de tijd vandaan te halen? Je moet tijd vrijmaken om eraan te werken – tijd of geen tijd.

2. Kies de afspraak met jezelf zorgvuldig. Iedereen heeft tijdens de dag momenten waarop je meer productiever bent. Voor mezelf is dat absoluut de ochtend. Zoek uit op welk moment van de dag je op je best bent.

3. Elimineer alle stoorzenders. Zet de voicemail op je telefoon, zet je e-mail notificatie uit, als je collega’s hebt laat ze weten dat je even ongestoord wil werken aan een belangrijk project.

4. Houd pen en papier bij de hand. Al heb je alle stoorzenders uitgeschakeld, dit wil niet zeggen dat je creatieve brein je met rust laat en je niet verrast met iets wat je meteen moet doen. Schrijf het op en zorg ervoor zodra je afspraak met jezelf voorbij is.

5. Leer om ‘Nee’ te zeggen. Het is erg verleidelijk om de afspraak met jezelf opzij te zetten. Zeg nou zelf, je zou toch ook geen afspraak met een klant zomaar opzij zetten voor zomaar iets dat tussendoor komt. Doe dat ook jezelf niet aan. Heb evenveel respect voor jezelf als voor anderen. Zeg ‘Nee’ tegen kleine zaken, zodat je grote projecten en taken gedaan krijgt.

Onthoud:

Proper Prior Planning Prevents Poor Personal Productivity!

Eenvoudig? Ja hoor!

Het is wel zo eenvoudig om het niet te doen. Maar verbeeld je hoe goed je jezelf voelt als je weet dat je dat grote project of taak kunt afhandelen omdat je slim genoeg was om een afspraak met jezelf te maken om het gedaan te krijgen.

Deze 5 simpele stappen zorgen ervoor dat je grote projecten en taken afgehandeld zullen worden – eindelijk.

En het verlamde gevoel dat je voorheen voelde zal weg zijn.

>
Hoe je de to-do lijst korter maakt!

You can’t do everything. There simply aren’t enough hours in a day. Instead ask yourself: “What am I willing to give up in order to gain more hours for the things that really matter?”

~ Harold Taylor

 

Bepaalt de drukte je dag en voel je jezelf hierdoor onder druk? Groeit je lijst met verantwoordelijkheden, taken en acties elke dag? En vraag je jezelf af of er ooit een einde komt aan alle to-do’s?

Om zo de dag in te gaan, belast met de overload van to-to taken, die je waarschijnlijk nooit af gaat handelen, en die je al demotiveren als je er aan denkt.

Het is tijd om eerlijk te worden over je to-do lijst, je beschikbare tijd en energie.Tijd om voor eens en altijd te beslissen wat je niet gaat doen.

Precies ja …. NIET gaat doen!

Vind uit welke taken je, realistisch gezien, nooit gaat afhandelen. Of waar je nooit genoeg tijd voor zult vinden. Haal deze voor eens en altijd van je to-do lijst.

Ben onverbiddelijk, meedogenloos, keihard, onbarmhartig, barbaars en gewetenloos.

Je kunt niet alles doen. Als je al zoveel te doen hebt, is het de kunst om minder belangrijke zaken te elimineren, zodat je ruimte krijgt om de werkelijk belangrijke taken af te handelen.

Dit is een slimmere manier om een to-do lijst te maken. Start met het snijden in je to-do lijst vandaag. Je voelt jezelf lichter en je krijgt beter overzicht van de belangrijke zaken. Plus dat het je misschien zelfs zoveel motiveert, dat je alsnog een paar minder belangrijke to-do’s kunt afhandelen.

Maak je to-do lijst korter en krijg meer gedaan.

Do better, get organized.

>

Bekijk hier onze laatste nieuwsbrief

Vul hieronder je naam en e-mailadres in en wij sturen je de eerstvolgende nieuwsbrief toe.


GetOrganized

Walterus Pijnenborghhof 29
5401 XT Uden
T: 06-22661184
E: info@getorganized.nl