DO BETTER,
GET ORGANIZED

meer structuur,
meer tijd,
meer resultaat

Organiseer je werkplek

(een fijne plek om te werken)
>

Terugkeer na burn-out

(voor een frisse start)
>

Organiseer je documenten

(training op werkplek)
>

Tijd is waardevol

Onze dagen worden steeds voller en we hebben aldoor meer informatie te verwerken. Heb jij altijd overzicht van wat er allemaal binnen komt? Weet jij de stukken nog terug te vinden als er een onverwachte vraag wordt gesteld? Of heb je soms het gevoel nooit meer aan je echte werk toe te komen? Tijd is een waardevol goed waar we effectief mee om willen gaan in de werkomgeving.

Download mijn e-boek
‘Do better, get organized’

Blog

Prioriteiten stellen binnen je prioriteiten

Deze blog gaat over het overweldigde gevoel dat je krijgt als er gewoon teveel te doen is en alles voelt alsof het NU gedaan moet worden?!?

En dus doe je niets omdat je verlamd bent door besluiteloosheid.

Of je werkt aan alles wat op de drukt, maar krijgt niet echt iets belangrijks gedaan.

Het is een probleem dat iedereen op een of ander moment tegenkomt.

Het uitvissen welke taken moeten worden uitgevoerd en in welke volgorde kan een uitdaging zijn, vooral wanneer je je overweldigd voelt.

En hoewel het een uitdaging is om vakkundig te jongleren met meerdere prioriteiten en verantwoordelijkheden, is het niet onmogelijk.

Hier zijn een paar dingen die je kunt doen om je te bevrijden van deze verlamming, beslissingen te nemen over je taken en de productiviteitsmachine te worden waarvan je weet dat je het in je hebt.

Vooruit plannen
Krijg wat afstand van je taken door de dag ervoor te plannen. Wanneer je midden in een prioriteitsverlamming zit, kun je niet duidelijk zien welke rationele beslissingen te nemen over wat echt de volgende prioriteit is.

Verander je mindset
Heeft alles een prioriteit? Als alles belangrijk is, is niets belangrijk. Het vermogen om prioriteiten te stellen, hangt af van je begrip voor het feit dat niet alles jouw eerste prioriteit is.

Stel jezelf vragen met een groot beeld
Stel jezelf deze vragen de volgende keer dat je naar je lijst staart en beslis hoe je je tijd het beste kunt investeren. Met deze vragen worden je taken in een grotere context geplaatst en kun je bepalen welke de hoogste prioriteit heeft:

– Wat zou ik delegeren, uitstellen of helemaal elimineren als ik ziek werd en nu naar huis moest?
– Wat zou ik delegeren, vertragen of volledig elimineren als ik over twee uur in het vliegtuig stapte?
– Welke taken geven het meeste resultaat? Het minste?
– Welke taken hebben rekbare deadlines?
– Welke taken zijn dringend én belangrijk?

Voor wie is de prioriteit?
Soms is het gevoel van ‘alles moet NU gedaan worden’ het gevolg van de noodtoestand van een ander en niet die van jou. Houd je vast aan je eigen dingen voordat je je committeert aan anderen. En als je het gevoel hebt dat je geen mogelijkheid hebt om nee te zeggen, stel dan op zijn minst een paar vragen voor de duidelijkheid …

– Is het dringend of een prioriteit?
– Wanneer wordt verwacht dat het voltooid is en is er enige speelruimte op die deadline?
– Wat is de verwachting in termen van degelijkheid en kwaliteit? Gaat het goed ‘even snel tussendoor’, of willen ze kwalitatief hoogstaand werk?

Door een van deze tips te volgen, weet je zeker dat het verlammende gevoel dat je hebt ervaren weg is en dat je goed op weg bent om belangrijke dingen gedaan te krijgen.

Geef prioriteiten aan je taken, krijg dingen gedaan.

>
Tips om e-mail stress te verlagen

Het beantwoorden van e-mail slokt steeds meer werktijd op van kantoorwerkers. Bijna 40 procent is per dag één of twee uur bezig met zijn of haar mail. En éénderde van hen ervaart stress door de stroom aan mailtjes. Daarom acht tips om slimmer met die mailbox om te gaan. Daar gaan we dan:

  1. Zet e-mailmelding uit
    Maar liefst 90 procent van de kantoorwerkers heeft deze altijd aanstaan en dat leidt behoorlijk af.
  2. Check op gezette tijden
    Verwerk de mailbox op vaste momenten. Dit kan veel tijd besparen en de kwaliteit van het werk verhogen omdat je niet steeds gestoord wordt.
  3. Gebruik andere middelen
    Er zijn meer manieren om zaken sneller en slimmer af te handelen. Loop naar je collega, pak de telefoon, gebruik whatsapp, sms of misschien is binnen het bedrijf een intranet waarbinnen ook snel gecommuniceerd kan worden.
  4. Maak afspraken
    Als je goede afspraken maakt en duidelijkheid geeft over mailgedrag en de gewenste overlegcultuur, neemt dat heel wat ruis weg. Zo worden er vaak onnodig veel mailtjes gestuurd aan verschillende mensen (in cc). Als je vooraf samen hebt bepaald wie over welk onderwerp geïnformeerd moet worden, scheelt dat een heleboel mailtjes die voor de zekerheid worden verstuurd. Afspraken kun je trouwens ook maken over het gebruik van intranet voor algemene informatie, over wel of liever geen bedankmailtjes, leesbevestigingen en out of office reply’s. En zet het onderwerp regelmatig op de agenda van het werkoverleg.
  5. Mail duidelijk
    Schep duidelijk in je mailtjes. Benoem welke reactie je verwacht: is het ter info, wil je input of toestemming? Zet erin wanneer je een reactie verwacht of geeft (dat voorkomt herinneringen) en houd het vooral lekker kort en krachtig.
  6. Hanteer de 1-minuut methode
    Check je e-mail alleen als je tijd hebt om deze af te handelen. Kun je een mail binnen een minuut (vooruit, een paar minuten) afhandelen? Doe het dan direct. Lukt dat niet, dan zet je hem op de to-do-lijst.
  7. Neem je tijd
    Het lijkt soms alsof iedereen altijd direct zijn mail beantwoord, maar laat je vooral niet gek maken. Een etmaal is een keurig tijdsbestek voor het beantwoorden.
  8. Hanteer een systeem
    Maak en archiveer volgens een systeem of gebruik het niet archiverenals jouw systeem.

 

Do better, get organized!

>
Weleens dat gevoel dat je gek van je werk wordt?

Heb je weleens het gevoel dat alles je teveel wordt, het gevoel alsof je gaat doordraaien?

Eens vertelde een vrouw me dat ze al haar papieren, stapels en bestanden, boeken en zelfs de computer … allemaal uit het raam wilde gooien … benzine erover… een lucifer aansteken en kijken hoe alles in een hoop as verandert.

Waarschijnlijk een beetje gefrustreerd. Wat denk jij?

Heb je jezelf ooit zo gevoeld?

Er kunnen een aantal redenen zijn waarom je het gevoel krijgt dat je gek wordt van je werk.

Je zou bijvoorbeeld het gevoel kunnen hebben …

  • Dat er teveel te doen is maar niet genoeg tijd om het voor elkaar te krijgen
  • Je bent doodop en je weet niet eens waar je moet beginnen
  • Je hebt dringend assistentie nodig
  • Je bent inderdaad gek aan het worden

Maak je geen zorgen. Je bent waarschijnlijk niet nummer 4.

Voordat je helemaal doordraait en dingen uit het raam gooit, zijn hier 7 eenvoudige tips om gezond verstand terug te krijgen en je tijd.

Klaar?

  1. Ga slapen. Dit klinkt misschien gek, maar het maakt echt een verschil. Als je goed uitgerust bent en je opgefrist voelt, lijkt alles gewoon beter beheersbaar. Je bent lang niet zo productief als je denkt dat je bent, als je jezelf deze basisbehoefte van het leven ontzegt. Dus ga op tijd naar bed!
  2. Sta eerder op. Er is niets dat lijkt op de stilte van de vroege uren van de dag. Je krijgt zoveel gedaan als er weinig tot geen afleidingen en onderbrekingen zijn.
  3. Plan tijd voor jezelf. Klinkt zo cliché. Maar echt, als je deze tijd in je dag niet blokkeert om een ​​aantal van die dingen gedaan te krijgen die gedaan moeten worden, wanneer zullen ze dan gedaan worden? Maak afspraken met jezelf – en kom ze na!
  4. Schrijf dingen op. Stop met het proberen alles in je hoofd te houden. Het enige dat dat doet is angst creëren. “Ben ik niet iets vergeten?” “Verdorie, ik was vergeten …” “Oh nee, ik heb iets gemist …” Verzin één centrale plek om dingen op papier te zetten zodat je het niet vergeet. Dan is het enige dat je moet onthouden waar die lijst is.
  5. Zeg NEE. Stop met proberen bovenmenselijk te zijn. Je hebt weinig tijd, energie en middelen – je kunt het niet allemaal doen !!! Ongeacht wat de productiviteit goeroes je vertellen. Dus zeg af en toe “Nee“ en niet alleen voor anderen, maar zeg ook NEE tegen jezelf. Het is tijd om dingen los te laten. Doe het. Je zult je zoveel beter voelen. Geloof me in deze.
  6. Eén taak tegelijk. Multitasking is zóóóó 90’s. Het is nu tijd om met de huidige tijd om te gaan. Meer dan één taak tegelijk doen, kost wel 40 % meer tijd. Het levert niets op om e-mail te controleren terwijl je een gesprek voert en je heen en weer flitst tussen verschillende taken. Dit verhoogt niet alleen de tijd die nodig is om alles voor elkaar te krijgen, het riskeert ook fouten te maken en het verlaagt je IQ met 10 punten – echt waar.
  7. Loop aan het einde van de dag van je werkplek weg. Wanneer het tijd is om naar huis te gaan, loop gewoon weg. Je arme brein heeft rust nodig. Maak je geen zorgen, het werk zal daar bij terugkeer geduldig op je wachten. En de muren van het bedrijf zullen niet naar beneden komen. En de zon zal blijven opkomen in het oosten en neergaan in het westen. En de aarde zal niet van zijn as gaan. Dat beloof ik.

Deze 7 zijn niet zo moeilijk om te doen, toch?

Zorg goed voor jezelf. Kies er gewoon één of twee om mee te beginnen. Voordat je het weet, voel je je veel gezonder en hoef je je geen zorgen te maken over hoe je het kapotte raam en de mysterieuze stapel as op de stoep aan de voorkant kunt uitleggen.

 

Do better, get organized!

>
Hoe een tomaat je productiever maakt

Nee, dit is geen tip die gaat over eten. Het gaat over een concentratie en timemanagement-techniek: de zogeheten pomodorotechniek. Het is een van de beste technieken om dingen gedaan te krijgen en ondertussen consequent om te gaan met afleiding. Bij deze techniek gaat het om een kookwekker – die de vorm heeft van een tomaat – en activiteiten bundelen of opsplitsen in blokken van vijfentwintig minuten, ook wel pomodoros genoemd. Ook aan de slag met de pomodorotechniek? Dit kan al in twee stappen:

1. Voor de pomodorotechniek heb je nodig: een kookwekker of timer en een actielijst. Begin de dag met de belangrijkste acties van die dag te selecteren. Splits grotere activiteiten in activiteiten met een duur van maximaal vijfentwintig minuten (één pomodoro). Kleine activiteiten bundel je juist samen tot een of meer activiteitenblokken van vijfentwintig minuten. Zo bouw je een actielijst op die uit activiteitenblokken van elk vijfentwintig minuten bestaat. Je zult steeds beter worden in het schatten van de tijd.

2. Zet de timer op vijfentwintig minuten en ga aan de slag met de eerste pomodoro. Wanneer de wekker van concentratie rinkelt, heb je een pomodoro voltooid en je neemt direct een pauze van vijf minuten. Na vier pomodoros neem je een langere pauze van twintig tot dertig minuten. Na de pauze besluit je telkens of je wilt verdergaan met dezelfde activiteit of wilt overstappen op een andere.

De volledige uitleg van deze techniek vind je op de website pomodorotechnique.com, waar je ook gratis het boek en actielijsten kunt downloaden.

De korte activiteitenblokjes van vijfentwintig minuten verhogen je motivatie. Door de pomodortechniek te gebruiken, ontstaat er een spel van activiteiten afronden binnen een tijdvak dat een duidelijk begin en eind heeft. De korte pauzes helpen je om regelmatig even afstand te nemen van je werk. Ook deze tip is in één pomodoro geschreven. Yes …!!!

>

Bekijk hier onze laatste nieuwsbrief

Vul hieronder je naam en e-mailadres in en wij sturen je de eerstvolgende nieuwsbrief toe.


GetOrganized

Walterus Pijnenborghhof 29
5401 XT Uden
T: 06-22661184
E: info@getorganized.nl