DO BETTER,
GET ORGANIZED

meer structuur,
meer tijd,
meer resultaat

Organiseer je werkplek

(een fijne plek om te werken)
>

Terugkeer na burn-out

(voor een frisse start)
>

Organiseer je documenten

(training op werkplek)
>

Tijd is waardevol

Onze dagen worden steeds voller en we hebben aldoor meer informatie te verwerken. Heb jij altijd overzicht van wat er allemaal binnen komt? Weet jij de stukken nog terug te vinden als er een onverwachte vraag wordt gesteld? Of heb je soms het gevoel nooit meer aan je echte werk toe te komen? Tijd is een waardevol goed waar we effectief mee om willen gaan in de werkomgeving.

Download mijn e-boek
‘Do better, get organized’

Blog

Hoe een tomaat je productiever maakt

Nee, dit is geen tip die gaat over eten. Het gaat over een concentratie en timemanagement-techniek: de zogeheten pomodorotechniek. Het is een van de beste technieken om dingen gedaan te krijgen en ondertussen consequent om te gaan met afleiding. Bij deze techniek gaat het om een kookwekker – die de vorm heeft van een tomaat – en activiteiten bundelen of opsplitsen in blokken van vijfentwintig minuten, ook wel pomodoros genoemd. Ook aan de slag met de pomodorotechniek? Dit kan al in twee stappen:

1. Voor de pomodorotechniek heb je nodig: een kookwekker of timer en een actielijst. Begin de dag met de belangrijkste acties van die dag te selecteren. Splits grotere activiteiten in activiteiten met een duur van maximaal vijfentwintig minuten (één pomodoro). Kleine activiteiten bundel je juist samen tot een of meer activiteitenblokken van vijfentwintig minuten. Zo bouw je een actielijst op die uit activiteitenblokken van elk vijfentwintig minuten bestaat. Je zult steeds beter worden in het schatten van de tijd.

2. Zet de timer op vijfentwintig minuten en ga aan de slag met de eerste pomodoro. Wanneer de wekker van concentratie rinkelt, heb je een pomodoro voltooid en je neemt direct een pauze van vijf minuten. Na vier pomodoros neem je een langere pauze van twintig tot dertig minuten. Na de pauze besluit je telkens of je wilt verdergaan met dezelfde activiteit of wilt overstappen op een andere.

De volledige uitleg van deze techniek vind je op de website pomodorotechnique.com, waar je ook gratis het boek en actielijsten kunt downloaden.

De korte activiteitenblokjes van vijfentwintig minuten verhogen je motivatie. Door de pomodortechniek te gebruiken, ontstaat er een spel van activiteiten afronden binnen een tijdvak dat een duidelijk begin en eind heeft. De korte pauzes helpen je om regelmatig even afstand te nemen van je werk. Ook deze tip is in één pomodoro geschreven. Yes …!!!

>
Onderbrekingen verminderen

Vind jij onderbrekingen ook zo lastig? Door overal op in te gaan komt je eigen werk in de knel maar je wilt ook anderen helpen. Onderbrekingen horen weliswaar bij het werk maar hoeven je dag niet te bepalen. Uit onderzoek blijkt dat iemand op kantoor gemiddeld om de 11 minuten wordt onderbroken. Daarna duurt het 25 minuten voor je weer gefocust bent. Stel dat een onderbreking 5 minuten duurt, dan kost zo’n onderbreking je dus een half uur! Geen wonder dat je het gevoel hebt dat je nooit je werk af krijgt! Voor je het weet werk je 7 dagen per week zonder dat je je doel bereikt. Hoe frustrerend!

Tips
De sleutel is om voorbereid te zijn en jezelf aan te leren om niet iedere onderbreking gelijk te behandelen. Hieronder enkele handige tips om meer controle te krijgen op onderbrekingen.

1. Wissel open en gesloten werkmomenten af
Plan elke dag gesloten en open werkmomenten in. Tijdens de gesloten momenten (1 tot 2 uur) werk je geconcentreerd aan een taak. Je telefoon staat op voicemail, je mailprogramma staat uit en je deur is dicht. Sta geen enkele interruptie toe.
Wissel ze af met open werkmomenten (2 uur). Dat zijn periodes waarin je beschikbaar bent voor anderen, je mail en telefoon beantwoordt, post afhandelt, taken doet die weinig concentratie vragen etc.

2. Vraag hoe lang het duurt
Vraag elke keer dat je onderbroken wordt, hoe lang die persoon nodig heeft. Zeg dat je dat wilt weten omdat je hen dan de aandacht kan geven die ze nodig hebben. Als je die tijd op dat moment niet hebt, plan het dan op een later moment die dag of week in.

3. Vraag “Wat kan ik voor je doen?”
Wie een gesprek begint met “Hoe gaat het met je?” opent de deur voor een lang gesprek. Als je vriendelijk vraagt “Wat kan ik voor je doen?” dan helpt dat de vrager om snel ter zake te komen. Dit geeft je de mogelijkheid om de onderbreking zo snel als mogelijk af te handelen.

4. Oefen een paar handige exit-zinnen
Zorg voor een paar handige standaardzinnen om te reageren op niet-dringende onderbrekingen en verzoeken van mensen waar je moeilijk nee tegen kan zeggen. Bijvoorbeeld:
Ik zit midden in een taak die ik af moet maken, kunnen we het er vanmiddag over hebben?/kan ik je straks terugbellen?
Jee, ik zou je heel graag helpen… maar vandaag lukt het me echt niet. Ik zit met een deadline.
Dat klinkt belangrijk en ik wil je graag helpen. Maar op dit moment moet ik eerst dit project af maken. Zullen we een afspraak maken voor [….] zodat we er rustig over kunnen praten?
Een combinatie van deze zinnen kan natuurlijk ook.

5. Houd rekening met onderbrekingen
Houd er in je planning rekening mee dat je zeker 40% van je tijd vrij moet houden voor onderbrekingen, onvoorziene zaken etc. Het lijkt veel maar het zal je meer rust èn ruimte geven om ook die werkonderbrekingen te kunnen managen.

Het vergt natuurlijk wat oefening om onderbrekingen beter te managen maar het levert je veel op. Meer uren om je werk af te krijgen en het gevoel dat je controle hebt over je werkdag.

>
Snel vinden is NIET archiveren

Hoeveel tijd ben je kwijt aan het archiveren van e-mails? En hoeveel tijd zoek je naar een gearchiveerde e-mail?

Tijdens een onderzoek door IBM werd de volgende vraag gesteld …

“Is het archiveren van e-mail tijdverlies?”

De onderzoekers wilde weten of archiveren meer tijd kost dan het vinden van e-mail die gearchiveerd is in mappen. Wat zij ontdekte was dat zoeken in je inbox veel sneller gaat. Gemiddelde tijd in e-mail inbox 66,07 seconden en in een map 72,87 seconden.

Dan is nog niet eens de tijd meegenomen die het kost om de e-mail te verplaatsen naar een map. Want deze studie liet ook zien dat mensen 10% van hun tijd spenderen aan het archiveren van e-mail. Dus e-mailtijd is flink te verlagen door het zoeken door je inbox.

Wil ik hiermee zeggen dat je e-mail beter niet kunt archiveren?

Nee, ik heb het liefst een lege inbox en ik houd het graag eenvoudig
– dit is wat je wel kunt doen …

Maak een map aan waarin je alle e-mail die je wil bewaren archiveert!
Precies ja, één map…

Stel je het volgende scenario voor..

Je zoekt een e-mail uit het verleden, gaat naar de bewaarmap en gebruikt de zoekfunctie
om je e-mail te vinden. En binnen enkele seconden heb je het gevonden! Yay!!!

Versus … klikken op een map, gebruik de zoekfunctie, of zelfs, scrollen en de map niet vinden, klikken op een verkeerde map, herhaling van bovenstaande, en ga zo maar door …

Op een gegeven moment predikten productiviteit experts om zoveel mogelijk te archiveren, maar met de technologie van vandaag de dag en de functies die in je e-mail programma zijn ingebouwd, kunnen we het archiveren beter achterwege laten. Zeker in de wetenschap dat 80% van hetgeen we archiveren nooit meer openen.

Dus snel vinden, betekent niet archiveren.
Do better, get organized

>
Maak tijd voor de niet-zo-belangrijke dingen!

Vind je het ook vermoeiend om steeds weer te horen dat je focus van tijd en energie enkel op de meest belangrijke dingen mag zijn?

Je weet wel … hetgeen wat het hoogste resultaat oplevert.

We willen allemaal aan het meest belangrijke werken, maar kijk eens wat er nog meer is. Zoals van die kleine dingen die je nog moet afhandelen, een volle inbox, beloftes die je hebt gemaakt, stapels papieren die opgeborgen moeten worden en informatie die je eigenlijk wil lezen.

Ik zeg je niet dat je niet moet focussen op dat wat het meest belangrijk is. Dat is absoluut nodig. Alleen als je dit continu doet en de minder belangrijke dingen laat liggen, stapelen ze op. Je moet er toch wat mee en die achterstanden kosten energie. Tijd om hier korte metten mee te maken.

Hoe doe je dat? Hier is mijn suggestie …

Zo nu en dan, plan een dag voor de niet-zo-belangrijke dingen.

Of je ze dan afhandelt, verwijderd, er een streep doorheen zet …. maakt niet uit, het effect is hetzelfde … het voelt geweldig om ze van je af te werpen.

Zo’n kleine handeling heeft groot resultaat:
– geeft een boost energie
– geeft je een voldaan gevoel
– motiveert je om meer te doen
– geeft je de opluchting van het eindelijk wegwerken

Wat het je uiteindelijk oplevert is dat het ontzettend goede gevoel dat het afhandelen van deze niet-zo-belangrijke taken kan geven.

Ik weet dat het lastig is om tijd vrij te maken voor de niet-zo-belangrijke dingen, maar ik verzeker je dat wegwerken je enorm veel oplevert.

Maak tijd voor de niet-zo-belangrijke dingen en krijg meer gedaan.
Do better, get organized.

>

Bekijk hier onze laatste nieuwsbrief

Vul hieronder je naam en e-mailadres in en wij sturen je de eerstvolgende nieuwsbrief toe.


GetOrganized

Walterus Pijnenborghhof 29
5401 XT Uden
T: 06-22661184
E: info@getorganized.nl