DO BETTER,
GET ORGANIZED

meer structuur,
meer tijd,
meer resultaat

Organiseer je werkplek

(een fijne plek om te werken)
>

Terugkeer na burn-out

(voor een frisse start)
>

Organiseer je documenten

(training op werkplek)
>

Tijd is waardevol

Onze dagen worden steeds voller en we hebben aldoor meer informatie te verwerken. Heb jij altijd overzicht van wat er allemaal binnen komt? Weet jij de stukken nog terug te vinden als er een onverwachte vraag wordt gesteld? Of heb je soms het gevoel nooit meer aan je echte werk toe te komen? Tijd is een waardevol goed waar we effectief mee om willen gaan in de werkomgeving.

Download mijn e-boek
‘Do better, get organized’

Blog

Tips om e-mail stress te verlagen

Het beantwoorden van e-mail slokt steeds meer werktijd op van kantoorwerkers. Bijna 40 procent is per dag één of twee uur bezig met zijn of haar mail. En éénderde van hen ervaart stress door de stroom aan mailtjes. Daarom acht tips om slimmer met die mailbox om te gaan. Daar gaan we dan:

  1. Zet e-mailmelding uit
    Maar liefst 90 procent van de kantoorwerkers heeft deze altijd aanstaan en dat leidt behoorlijk af.
  2. Check op gezette tijden
    Verwerk de mailbox op vaste momenten. Dit kan veel tijd besparen en de kwaliteit van het werk verhogen omdat je niet steeds gestoord wordt.
  3. Gebruik andere middelen
    Er zijn meer manieren om zaken sneller en slimmer af te handelen. Loop naar je collega, pak de telefoon, gebruik whatsapp, sms of misschien is binnen het bedrijf een intranet waarbinnen ook snel gecommuniceerd kan worden.
  4. Maak afspraken
    Als je goede afspraken maakt en duidelijkheid geeft over mailgedrag en de gewenste overlegcultuur, neemt dat heel wat ruis weg. Zo worden er vaak onnodig veel mailtjes gestuurd aan verschillende mensen (in cc). Als je vooraf samen hebt bepaald wie over welk onderwerp geïnformeerd moet worden, scheelt dat een heleboel mailtjes die voor de zekerheid worden verstuurd. Afspraken kun je trouwens ook maken over het gebruik van intranet voor algemene informatie, over wel of liever geen bedankmailtjes, leesbevestigingen en out of office reply’s. En zet het onderwerp regelmatig op de agenda van het werkoverleg.
  5. Mail duidelijk
    Schep duidelijk in je mailtjes. Benoem welke reactie je verwacht: is het ter info, wil je input of toestemming? Zet erin wanneer je een reactie verwacht of geeft (dat voorkomt herinneringen) en houd het vooral lekker kort en krachtig.
  6. Hanteer de 1-minuut methode
    Check je e-mail alleen als je tijd hebt om deze af te handelen. Kun je een mail binnen een minuut (vooruit, een paar minuten) afhandelen? Doe het dan direct. Lukt dat niet, dan zet je hem op de to-do-lijst.
  7. Neem je tijd
    Het lijkt soms alsof iedereen altijd direct zijn mail beantwoord, maar laat je vooral niet gek maken. Een etmaal is een keurig tijdsbestek voor het beantwoorden.
  8. Hanteer een systeem
    Maak en archiveer volgens een systeem of gebruik het niet archiverenals jouw systeem.

 

Do better, get organized!

>
Weleens dat gevoel dat je gek van je werk wordt?

Heb je weleens het gevoel dat alles je teveel wordt, het gevoel alsof je gaat doordraaien?

Eens vertelde een vrouw me dat ze al haar papieren, stapels en bestanden, boeken en zelfs de computer … allemaal uit het raam wilde gooien … benzine erover… een lucifer aansteken en kijken hoe alles in een hoop as verandert.

Waarschijnlijk een beetje gefrustreerd. Wat denk jij?

Heb je jezelf ooit zo gevoeld?

Er kunnen een aantal redenen zijn waarom je het gevoel krijgt dat je gek wordt van je werk.

Je zou bijvoorbeeld het gevoel kunnen hebben …

  • Dat er teveel te doen is maar niet genoeg tijd om het voor elkaar te krijgen
  • Je bent doodop en je weet niet eens waar je moet beginnen
  • Je hebt dringend assistentie nodig
  • Je bent inderdaad gek aan het worden

Maak je geen zorgen. Je bent waarschijnlijk niet nummer 4.

Voordat je helemaal doordraait en dingen uit het raam gooit, zijn hier 7 eenvoudige tips om gezond verstand terug te krijgen en je tijd.

Klaar?

  1. Ga slapen. Dit klinkt misschien gek, maar het maakt echt een verschil. Als je goed uitgerust bent en je opgefrist voelt, lijkt alles gewoon beter beheersbaar. Je bent lang niet zo productief als je denkt dat je bent, als je jezelf deze basisbehoefte van het leven ontzegt. Dus ga op tijd naar bed!
  2. Sta eerder op. Er is niets dat lijkt op de stilte van de vroege uren van de dag. Je krijgt zoveel gedaan als er weinig tot geen afleidingen en onderbrekingen zijn.
  3. Plan tijd voor jezelf. Klinkt zo cliché. Maar echt, als je deze tijd in je dag niet blokkeert om een ​​aantal van die dingen gedaan te krijgen die gedaan moeten worden, wanneer zullen ze dan gedaan worden? Maak afspraken met jezelf – en kom ze na!
  4. Schrijf dingen op. Stop met het proberen alles in je hoofd te houden. Het enige dat dat doet is angst creëren. “Ben ik niet iets vergeten?” “Verdorie, ik was vergeten …” “Oh nee, ik heb iets gemist …” Verzin één centrale plek om dingen op papier te zetten zodat je het niet vergeet. Dan is het enige dat je moet onthouden waar die lijst is.
  5. Zeg NEE. Stop met proberen bovenmenselijk te zijn. Je hebt weinig tijd, energie en middelen – je kunt het niet allemaal doen !!! Ongeacht wat de productiviteit goeroes je vertellen. Dus zeg af en toe “Nee“ en niet alleen voor anderen, maar zeg ook NEE tegen jezelf. Het is tijd om dingen los te laten. Doe het. Je zult je zoveel beter voelen. Geloof me in deze.
  6. Eén taak tegelijk. Multitasking is zóóóó 90’s. Het is nu tijd om met de huidige tijd om te gaan. Meer dan één taak tegelijk doen, kost wel 40 % meer tijd. Het levert niets op om e-mail te controleren terwijl je een gesprek voert en je heen en weer flitst tussen verschillende taken. Dit verhoogt niet alleen de tijd die nodig is om alles voor elkaar te krijgen, het riskeert ook fouten te maken en het verlaagt je IQ met 10 punten – echt waar.
  7. Loop aan het einde van de dag van je werkplek weg. Wanneer het tijd is om naar huis te gaan, loop gewoon weg. Je arme brein heeft rust nodig. Maak je geen zorgen, het werk zal daar bij terugkeer geduldig op je wachten. En de muren van het bedrijf zullen niet naar beneden komen. En de zon zal blijven opkomen in het oosten en neergaan in het westen. En de aarde zal niet van zijn as gaan. Dat beloof ik.

Deze 7 zijn niet zo moeilijk om te doen, toch?

Zorg goed voor jezelf. Kies er gewoon één of twee om mee te beginnen. Voordat je het weet, voel je je veel gezonder en hoef je je geen zorgen te maken over hoe je het kapotte raam en de mysterieuze stapel as op de stoep aan de voorkant kunt uitleggen.

 

Do better, get organized!

>
Hoe een tomaat je productiever maakt

Nee, dit is geen tip die gaat over eten. Het gaat over een concentratie en timemanagement-techniek: de zogeheten pomodorotechniek. Het is een van de beste technieken om dingen gedaan te krijgen en ondertussen consequent om te gaan met afleiding. Bij deze techniek gaat het om een kookwekker – die de vorm heeft van een tomaat – en activiteiten bundelen of opsplitsen in blokken van vijfentwintig minuten, ook wel pomodoros genoemd. Ook aan de slag met de pomodorotechniek? Dit kan al in twee stappen:

1. Voor de pomodorotechniek heb je nodig: een kookwekker of timer en een actielijst. Begin de dag met de belangrijkste acties van die dag te selecteren. Splits grotere activiteiten in activiteiten met een duur van maximaal vijfentwintig minuten (één pomodoro). Kleine activiteiten bundel je juist samen tot een of meer activiteitenblokken van vijfentwintig minuten. Zo bouw je een actielijst op die uit activiteitenblokken van elk vijfentwintig minuten bestaat. Je zult steeds beter worden in het schatten van de tijd.

2. Zet de timer op vijfentwintig minuten en ga aan de slag met de eerste pomodoro. Wanneer de wekker van concentratie rinkelt, heb je een pomodoro voltooid en je neemt direct een pauze van vijf minuten. Na vier pomodoros neem je een langere pauze van twintig tot dertig minuten. Na de pauze besluit je telkens of je wilt verdergaan met dezelfde activiteit of wilt overstappen op een andere.

De volledige uitleg van deze techniek vind je op de website pomodorotechnique.com, waar je ook gratis het boek en actielijsten kunt downloaden.

De korte activiteitenblokjes van vijfentwintig minuten verhogen je motivatie. Door de pomodortechniek te gebruiken, ontstaat er een spel van activiteiten afronden binnen een tijdvak dat een duidelijk begin en eind heeft. De korte pauzes helpen je om regelmatig even afstand te nemen van je werk. Ook deze tip is in één pomodoro geschreven. Yes …!!!

>
Onderbrekingen verminderen

Vind jij onderbrekingen ook zo lastig? Door overal op in te gaan komt je eigen werk in de knel maar je wilt ook anderen helpen. Onderbrekingen horen weliswaar bij het werk maar hoeven je dag niet te bepalen. Uit onderzoek blijkt dat iemand op kantoor gemiddeld om de 11 minuten wordt onderbroken. Daarna duurt het 25 minuten voor je weer gefocust bent. Stel dat een onderbreking 5 minuten duurt, dan kost zo’n onderbreking je dus een half uur! Geen wonder dat je het gevoel hebt dat je nooit je werk af krijgt! Voor je het weet werk je 7 dagen per week zonder dat je je doel bereikt. Hoe frustrerend!

Tips
De sleutel is om voorbereid te zijn en jezelf aan te leren om niet iedere onderbreking gelijk te behandelen. Hieronder enkele handige tips om meer controle te krijgen op onderbrekingen.

1. Wissel open en gesloten werkmomenten af
Plan elke dag gesloten en open werkmomenten in. Tijdens de gesloten momenten (1 tot 2 uur) werk je geconcentreerd aan een taak. Je telefoon staat op voicemail, je mailprogramma staat uit en je deur is dicht. Sta geen enkele interruptie toe.
Wissel ze af met open werkmomenten (2 uur). Dat zijn periodes waarin je beschikbaar bent voor anderen, je mail en telefoon beantwoordt, post afhandelt, taken doet die weinig concentratie vragen etc.

2. Vraag hoe lang het duurt
Vraag elke keer dat je onderbroken wordt, hoe lang die persoon nodig heeft. Zeg dat je dat wilt weten omdat je hen dan de aandacht kan geven die ze nodig hebben. Als je die tijd op dat moment niet hebt, plan het dan op een later moment die dag of week in.

3. Vraag “Wat kan ik voor je doen?”
Wie een gesprek begint met “Hoe gaat het met je?” opent de deur voor een lang gesprek. Als je vriendelijk vraagt “Wat kan ik voor je doen?” dan helpt dat de vrager om snel ter zake te komen. Dit geeft je de mogelijkheid om de onderbreking zo snel als mogelijk af te handelen.

4. Oefen een paar handige exit-zinnen
Zorg voor een paar handige standaardzinnen om te reageren op niet-dringende onderbrekingen en verzoeken van mensen waar je moeilijk nee tegen kan zeggen. Bijvoorbeeld:
Ik zit midden in een taak die ik af moet maken, kunnen we het er vanmiddag over hebben?/kan ik je straks terugbellen?
Jee, ik zou je heel graag helpen… maar vandaag lukt het me echt niet. Ik zit met een deadline.
Dat klinkt belangrijk en ik wil je graag helpen. Maar op dit moment moet ik eerst dit project af maken. Zullen we een afspraak maken voor [….] zodat we er rustig over kunnen praten?
Een combinatie van deze zinnen kan natuurlijk ook.

5. Houd rekening met onderbrekingen
Houd er in je planning rekening mee dat je zeker 40% van je tijd vrij moet houden voor onderbrekingen, onvoorziene zaken etc. Het lijkt veel maar het zal je meer rust èn ruimte geven om ook die werkonderbrekingen te kunnen managen.

Het vergt natuurlijk wat oefening om onderbrekingen beter te managen maar het levert je veel op. Meer uren om je werk af te krijgen en het gevoel dat je controle hebt over je werkdag.

>

Bekijk hier onze laatste nieuwsbrief

Vul hieronder je naam en e-mailadres in en wij sturen je de eerstvolgende nieuwsbrief toe.


GetOrganized

Walterus Pijnenborghhof 29
5401 XT Uden
T: 06-22661184
E: info@getorganized.nl