DO BETTER,
GET ORGANIZED

meer structuur,
meer tijd,
meer resultaat

Organiseer je werkplek

(een fijne plek om te werken)
>

Terugkeer na burn-out

(voor een frisse start)
>

Organiseer je documenten

(training op werkplek)
>

Tijd is waardevol

Onze dagen worden steeds voller en we hebben aldoor meer informatie te verwerken. Heb jij altijd overzicht van wat er allemaal binnen komt? Weet jij de stukken nog terug te vinden als er een onverwachte vraag wordt gesteld? Of heb je soms het gevoel nooit meer aan je echte werk toe te komen? Tijd is een waardevol goed waar we effectief mee om willen gaan in de werkomgeving.

Download mijn e-boek
‘Do better, get organized’

Blog

Slechts één minuut !

Soms als we ons gestresst en overweldigd voelen door te veel. …

… spullen
… chaos
… e-mail

… dingen om te doen, kunnen we gemakkelijk vergeten dat het besteden van slechts één minuut om iets op te ruimen, ons al een beetje meer controle kan geven. Georganiseerd worden hoeft niet altijd veel tijd in beslag te nemen.

Werkelijk. Het is waar!

We onderschatten de waarde van slechts kostbare 60 seconden. Ik meen het echt… Wat is een minuutje waard? Een minuut kan snel of langzaam verlopen, afhankelijk van wat je op dat moment doet. Maar als het erom gaat dingen voor elkaar te krijgen, zijn er heel veel dingen die je in één minuut kunt doen.

Maar één minuut?

Hoewel het klopt dat veel taken meer tijd vergen om af te ronden, zijn er ook andere taken die in kleine hoeveelheden kunnen worden gedaan. En die kleine dingen helpen je enorm bij het krijgen van overzicht en effectiviteit.

Hier zijn een paar ideeën om je op weg te helpen …
– Berg dat losse papier op in het dossier
– Leg 5 documenten weg in je archieflade
– Maak een plek op je bureau vrij om te werken
– Gooi iets (alles) weg
– Verzamel al je losse post-it’s om ze later te verwerken
– Bel en maak die afspraak die je hebt uitgesteld
– Beantwoord één e-mail en verwijder het origineel
– Maak een dossier voor die losse papieren die bij elkaar horen
– Maak een takenlijst met to-do’s voor vandaag
– Stel vervolgens een tijdslimiet in voor elk van die items
– Delegeer iets dat beter door iemand anders kan worden gedaan

Dit zal je vast helpen om nog meer ideeën te bedenken. En hier is er nog één voor je: neem even de tijd om je inspanningen te erkennen en successen te vieren. Hoe klein het ook is, het is de moeite van het vieren waard.

Deze kleine dingen kunnen leiden tot enorm resultaat.

Ik gebruik deze strategie zoveel mogelijk. Als ik me overweldigd voel en mijn lijst van to-do’s teveel wordt, begin ik het allemaal op te splitsen in kleine micro-stukjes. Ik vraag mezelf “wat kan ik snel doen?” En dan doe ik het gewoon. Ik plan het niet. Ik analyseer het niet. Ik denk er niet over na.

Voordat ik het weet, heb ik weer overzicht en kan ik me concentreren op de grote dingen.

Onthoud …

When you multiply tiny pieces of time with small increments of daily effort, you can accomplish anything you want.    ~ Author unknown

Dus, wat kan jij doen in ‘slechts één minuut’ om te bereiken wat je wilt?
Doe het nu. Verspil geen minuut meer. Krijg meer gedaan.

Do better, get organized

>
Over Slapen & Productiviteit

Als je denkt dat je langer wakker moet blijven om meer dingen gedaan te krijgen, lees dan even verder.

Slaap is een van de eerste dingen die velen van ons bereid zijn te offeren, op basis van een verkeerde veronderstelling dat we hierdoor productiever kunnen zijn.

Maar studies hebben aangetoond dat je met een goede nachtrust eigenlijk meer gedaan kunt krijgen dan wanneer je wakker was gebleven.

Jezelf van slaap beroven kan leiden tot dingen als …

– Prikkelbaarheid. Hey, geef de boodschapper geen schuld…
– Cognitieve beperking. I denk…. Ik weet het niet…. Ik ben zo verward….
– Het geheugen verminderd of uh … wat zou ik zeggen?
– Minachting van het moreel oordeel … Hé, good lookin ‘… knipoog.
– Je … werkt … veel … langzaaaamer.
– Maakt meer fouten.

Te laat opblijven om dingen voor elkaar te krijgen, betekent dat je eigenlijk minder gedaan krijgt dan je denkt.

Stel je voor … meer slaap, betekent meer gedaan krijgen.

Enkele toffe dingen die met je productiviteit gebeuren als je een goede hoeveelheid slaap krijgt:

Je hebt meer energie aan het einde van je werkdag. Volgens studies kun je aan het eind van de dag wel 45 minuten aan productieve tijd winnen als je de nacht ervoor genoeg geslapen hebt.

Je zult sneller en beter reageren. Na een paar nachten dat je niet genoeg geslapen hebt, zijn je aandacht spanne en reactiesnelheid redelijk aangetast.

Je zult minder snel uitstellen. Gebrek aan slaap is gekoppeld aan uitstelgedrag. Wanneer je slaapgebrek hebt, is je energieniveau laag, wat betekent dat je misschien geen zin hebt om het werk te doen.

Je lost problemen beter op. Als je slaapt, werken je hersenen nog steeds aan het uitzoeken van dingen en het oplossen van problemen. Het is een algemene ervaring dat een moeilijk probleem ’s ochtends na een goede nachtrust wordt opgelost.

Voldoende slaap, en je werkdag zal des te beter zijn.
Zoete dromen.

>
Prioriteiten stellen binnen je prioriteiten

Deze blog gaat over het overweldigde gevoel dat je krijgt als er gewoon teveel te doen is en alles voelt alsof het NU gedaan moet worden?!?

En dus doe je niets omdat je verlamd bent door besluiteloosheid.

Of je werkt aan alles wat op je drukt, maar krijgt niet echt iets belangrijks gedaan.

Het is een probleem dat iedereen op een of ander moment tegenkomt.

Het uitvissen welke taken moeten worden uitgevoerd en in welke volgorde kan een uitdaging zijn, vooral wanneer je je overweldigd voelt.

En hoewel het een uitdaging is om vakkundig te jongleren met meerdere prioriteiten en verantwoordelijkheden, is het niet onmogelijk.

Hier zijn een paar dingen die je kunt doen om je te bevrijden van deze verlamming, beslissingen te nemen over je taken en de productiviteitsmachine te worden waarvan je weet dat je het in je hebt.

Vooruit plannen
Krijg wat afstand van je taken door een dag vooruit te plannen. Wanneer je midden in een prioriteitsverlamming zit, kun je niet duidelijk zien welke rationele beslissingen te nemen over wat echt de volgende prioriteit is.

Verander je mindset
Heeft alles een prioriteit? Als alles belangrijk is, is niets belangrijk. Het vermogen om prioriteiten te stellen, hangt af van je begrip voor het feit dat niet alles jouw eerste prioriteit is.

Stel jezelf vragen met een groot beeld
Stel jezelf deze vragen de volgende keer dat je naar je lijst staart en beslis hoe je je tijd het beste kunt investeren. Met deze vragen worden je taken in een grotere context geplaatst en kun je bepalen welke de hoogste prioriteit heeft:

– Wat zou ik delegeren, uitstellen of helemaal elimineren als ik ziek werd en nu naar huis moest?
– Wat zou ik delegeren, vertragen of volledig elimineren als ik over twee uur in het vliegtuig stapte?
– Welke taken geven het meeste resultaat? Het minste?
– Welke taken hebben rekbare deadlines?
– Welke taken zijn dringend én belangrijk?

Voor wie is de prioriteit?
Soms is het gevoel van ‘alles moet NU gedaan worden’ het gevolg van de noodtoestand van een ander en niet die van jou. Houd je vast aan je eigen dingen voordat je je committeert aan anderen. En als je het gevoel hebt dat je geen mogelijkheid hebt om nee te zeggen, stel dan op zijn minst een paar vragen voor de duidelijkheid …

– Is het dringend of een prioriteit?
– Wanneer wordt verwacht dat het voltooid is en is er enige speelruimte op die deadline?
– Wat is de verwachting in termen van degelijkheid en kwaliteit? Gaat het goed ‘even snel tussendoor’, of willen ze kwalitatief hoogstaand werk?

Door een van deze tips te volgen, weet je zeker dat het verlammende gevoel dat je hebt ervaren weg is en dat je goed op weg bent om belangrijke dingen gedaan te krijgen.

Geef prioriteiten aan je taken, krijg dingen gedaan.

>
Tips om e-mail stress te verlagen

Het beantwoorden van e-mail slokt steeds meer werktijd op van kantoorwerkers. Bijna 40 procent is per dag één of twee uur bezig met zijn of haar mail. En éénderde van hen ervaart stress door de stroom aan mailtjes. Daarom acht tips om slimmer met die mailbox om te gaan. Daar gaan we dan:

  1. Zet e-mailmelding uit
    Maar liefst 90 procent van de kantoorwerkers heeft deze altijd aanstaan en dat leidt behoorlijk af.
  2. Check op gezette tijden
    Verwerk de mailbox op vaste momenten. Dit kan veel tijd besparen en de kwaliteit van het werk verhogen omdat je niet steeds gestoord wordt.
  3. Gebruik andere middelen
    Er zijn meer manieren om zaken sneller en slimmer af te handelen. Loop naar je collega, pak de telefoon, gebruik whatsapp, sms of misschien is binnen het bedrijf een intranet waarbinnen ook snel gecommuniceerd kan worden.
  4. Maak afspraken
    Als je goede afspraken maakt en duidelijkheid geeft over mailgedrag en de gewenste overlegcultuur, neemt dat heel wat ruis weg. Zo worden er vaak onnodig veel mailtjes gestuurd aan verschillende mensen (in cc). Als je vooraf samen hebt bepaald wie over welk onderwerp geïnformeerd moet worden, scheelt dat een heleboel mailtjes die voor de zekerheid worden verstuurd. Afspraken kun je trouwens ook maken over het gebruik van intranet voor algemene informatie, over wel of liever geen bedankmailtjes, leesbevestigingen en out of office reply’s. En zet het onderwerp regelmatig op de agenda van het werkoverleg.
  5. Mail duidelijk
    Schep duidelijkheid in je mailtjes. Benoem welke reactie je verwacht: is het ter info, wil je input of toestemming? Zet erin wanneer je een reactie verwacht of geeft (dat voorkomt herinneringen) en houd het vooral lekker kort en krachtig.
  6. Hanteer de 1-minuut methode
    Check je e-mail alleen als je tijd hebt om deze af te handelen. Kun je een mail binnen een minuut (vooruit, een paar minuten) afhandelen? Doe het dan direct. Lukt dat niet, dan zet je hem op de to-do-lijst.
  7. Neem je tijd
    Het lijkt soms alsof iedereen altijd direct zijn mail beantwoordt, maar laat je vooral niet gek maken. Een etmaal is een keurig tijdsbestek voor het beantwoorden.
  8. Hanteer een systeem
    Maak en archiveer volgens een systeem of gebruik het niet archiveren als jouw systeem.

 

Do better, get organized!

>

Bekijk hier onze laatste nieuwsbrief

Vul hieronder je naam en e-mailadres in en wij sturen je de eerstvolgende nieuwsbrief toe.


GetOrganized

Walterus Pijnenborghhof 29
5401 XT Uden
T: 06-22661184
E: info@getorganized.nl