Verlamd door hoeveelheid taken

“I could do great things if I weren’t so busy doing little things.” ~ Unknown

Onlangs was ik aan het werk met een opdrachtgever om haar kantoor overzichtelijk te maken. Haar doel was om een werkruimte te creëren die op orde is en een systeem zodat ze kon werken aan grotere projecten waar ze steeds niet aan toe kwam.

Toen we door de stapels papier liepen, kwamen we de volgende zaken tegen:

* telefoontjes nog te plegen

* e-mails nog te versturen

* lopende zaken

* afspraken nog te plannen

… en alles had tijd nodig om af te handelen. Zij voelde zich zo overweldigd door alles dat ze niet wist waar te beginnen. Ze voelde zich verlamd. Voel jij je ook wel eens verlamd door je dagelijkse to-do lijst?

Voor mijn opdrachtgever was alles belangrijk – wat waarschijnlijk ook is – maar niet alles had hetzelfde belang. We zien vaak dat we kiezen voor de niet zo cruciale zaken omdat deze vaak eenvoudiger en sneller af te handelen zijn.

Het lukt dus wel om veel kleine dingen weg te werken. Zou jij een eenvoudige oplossing willen om grote projecten en taken af te handelen?

Hier is mijn top 5 om grote projecten af te handelen …

1. Maak een afspraak met jezelf. Als je geen tijd inplant om aan een project te werken, waar denk je dan de tijd vandaan te halen? Je moet tijd vrijmaken om eraan te werken – tijd of geen tijd.

2. Kies de afspraak met jezelf zorgvuldig. Iedereen heeft tijdens de dag momenten waarop je meer productiever bent. Voor mezelf is dat absoluut de ochtend. Zoek uit op welk moment van de dag je op je best bent.

3. Elimineer alle stoorzenders. Zet de voicemail op je telefoon, zet je e-mail notificatie uit, als je collega’s hebt laat ze weten dat je even ongestoord wil werken aan een belangrijk project.

4. Houd pen en papier bij de hand. Al heb je alle stoorzenders uitgeschakeld, dit wil niet zeggen dat je creatieve brein je met rust laat en je niet verrast met iets wat je meteen moet doen. Schrijf het op en zorg ervoor zodra je afspraak met jezelf voorbij is.

5. Leer om ‘Nee’ te zeggen. Het is erg verleidelijk om de afspraak met jezelf opzij te zetten. Zeg nou zelf, je zou toch ook geen afspraak met een klant zomaar opzij zetten voor zomaar iets dat tussendoor komt. Doe dat ook jezelf niet aan. Heb evenveel respect voor jezelf als voor anderen. Zeg ‘Nee’ tegen kleine zaken, zodat je grote projecten en taken gedaan krijgt.

Onthoud:

Proper Prior Planning Prevents Poor Personal Productivity!

Eenvoudig? Ja hoor!

Het is wel zo eenvoudig om het niet te doen. Maar verbeeld je hoe goed je jezelf voelt als je weet dat je dat grote project of taak kunt afhandelen omdat je slim genoeg was om een afspraak met jezelf te maken om het gedaan te krijgen.

Deze 5 simpele stappen zorgen ervoor dat je grote projecten en taken afgehandeld zullen worden – eindelijk.

En het verlamde gevoel dat je voorheen voelde zal weg zijn.