Een opgeruimd kantoor

Een opgeruimd huis, is een opgeruimd hoofd. Reden te meer dus om zeker dat bureau eens aan te pakken. In een rommelige omgeving is het immers een stuk moeilijker om productief te zijn. Zorg er voor dat je bureau er netjes bij ligt, met alleen noodzakelijke benodigdheden binnen handbereik. Pak daarna ook je computer aan, want niet alleen fysieke ruimtes kunnen voor chaos zorgen. In dit artikel deel ik mijn favoriete opruimtips voor een georganiseerd kantoor.

Dossiers
Alles op je computer bewaren, is verleden tijd. Wat als hij crasht of je onverwacht je pc vergeet en op een andere moet werken? En wat met al die familiefoto’s op je desktop? Zorg ervoor dat je dossiers terug te vinden zijn op een online platform. Zo is bijvoorbeeld Dropbox ideaal om structureel onderverdelingen te maken en mappen te delen met anderen. Via je smartphone kan je je foto’s automatisch laten uploaden op Flickr, en laten rangschikken op datum. Hier kan je enkele mogelijkheden vergelijken, de meeste platformen hebben een gratis basisversie. Geen reden dus om daarna nog zaken op je computer te bewaren. Verwijder alle bestanden die ook op de harde schijf en/of online staan. Je computer zal sneller werken en het bureaublad oogt veel netter, met enkel nog een map met veel gebruikte zaken en eventuele printerconnecties.

Agenda
Veel mensen houden nog graag een papieren agenda bij. Dat kan uiteraard, maar zorg dan voor een groot en overzichtelijk exemplaar. Persoonlijk raad ik aan om voor een digitale agenda te kiezen. Dat is duidelijker en je kan er zo vaak als je wilt afspraken in aanpassen. Markeer taken met verschillende kleuren: rood is voor werk gerelateerde zaken, blauw voor familie en geel voor persoonlijke vrije tijd. Je kan je agenda delen met andere familieleden of collega’s, zodat je steeds een overzicht hebt van wie wanneer vrij heeft en wanneer je die vergadering of dat familietentje kan plannen.

E-mails
Ik gaf hier eerder al 8 opruimtips om je e-mails te baas te houden. Het belangrijkste is om slechts op vaste tijdstippen je emails te checken. Veel mensen kunnen zich ’s ochtends het beste concenteren, dus begin eerst met een blok van twee uren werken en check dan pas voor de eerste keer je e-mails. Check nog eens na de middag en helemaal op het einde van je werkdag. Op die vaste tijdstippen werk je e-mails direct weg: eenvoudige mailtjes beantwoord je direct en de rest markeer je met ‘belangrijk’ of sla je op in een ‘to do’-map.

Taken
Zet een bakje op je bureau met inkomend papierwerk en maak het één keer per dag leeg. Doe hetzelfde online. Spendeer ook niet eindeloos aan je taken, maar maak ze af. Duurt iets minder lang dan vijf minuten, doe het dan meteen. De rest plan je meteen in, je geeft het een dag en een tijdsperiode. Dat kan in je digitale agenda, waar je meteen een link naar de desbetreffende email kan leggen. Hou tussen je taken telkens een tiental minuten open, zodat je wat uitlooptijd hebt of even kan ontspannen.

Met een opgeruimd bureau én een georganiseerde computer, kan het werk alleen maar vooruit gaan. En met geen afleidingen meer, kan jij je enkel concentreren op je werk. Do better, get organized!