Tips om e-mail stress te verlagen

Het beantwoorden van e-mail slokt steeds meer werktijd op van kantoorwerkers. Bijna 40 procent is per dag één of twee uur bezig met zijn of haar mail. En éénderde van hen ervaart stress door de stroom aan mailtjes. Daarom acht tips om slimmer met die mailbox om te gaan. Daar gaan we dan:

  1. Zet e-mailmelding uit
    Maar liefst 90 procent van de kantoorwerkers heeft deze altijd aanstaan en dat leidt behoorlijk af.
  2. Check op gezette tijden
    Verwerk de mailbox op vaste momenten. Dit kan veel tijd besparen en de kwaliteit van het werk verhogen omdat je niet steeds gestoord wordt.
  3. Gebruik andere middelen
    Er zijn meer manieren om zaken sneller en slimmer af te handelen. Loop naar je collega, pak de telefoon, gebruik whatsapp, sms of misschien is binnen het bedrijf een intranet waarbinnen ook snel gecommuniceerd kan worden.
  4. Maak afspraken
    Als je goede afspraken maakt en duidelijkheid geeft over mailgedrag en de gewenste overlegcultuur, neemt dat heel wat ruis weg. Zo worden er vaak onnodig veel mailtjes gestuurd aan verschillende mensen (in cc). Als je vooraf samen hebt bepaald wie over welk onderwerp geïnformeerd moet worden, scheelt dat een heleboel mailtjes die voor de zekerheid worden verstuurd. Afspraken kun je trouwens ook maken over het gebruik van intranet voor algemene informatie, over wel of liever geen bedankmailtjes, leesbevestigingen en out of office reply’s. En zet het onderwerp regelmatig op de agenda van het werkoverleg.
  5. Mail duidelijk
    Schep duidelijk in je mailtjes. Benoem welke reactie je verwacht: is het ter info, wil je input of toestemming? Zet erin wanneer je een reactie verwacht of geeft (dat voorkomt herinneringen) en houd het vooral lekker kort en krachtig.
  6. Hanteer de 1-minuut methode
    Check je e-mail alleen als je tijd hebt om deze af te handelen. Kun je een mail binnen een minuut (vooruit, een paar minuten) afhandelen? Doe het dan direct. Lukt dat niet, dan zet je hem op de to-do-lijst.
  7. Neem je tijd
    Het lijkt soms alsof iedereen altijd direct zijn mail beantwoord, maar laat je vooral niet gek maken. Een etmaal is een keurig tijdsbestek voor het beantwoorden.
  8. Hanteer een systeem
    Maak en archiveer volgens een systeem of gebruik het niet archiverenals jouw systeem.

 

Do better, get organized!